Kimlik Belgesini Depolama

Kimlik belgesini depola, Kimlik Fotoğrafı Doğrulama sırasında çekilen kimlik kartı görüntülerini kurumunuzun kendi kaydı olarak saklamanızı sağlayan bir seçenektir. Doğrulama başarıyla tamamlanınca kimlik kartının ön ve arka yüzü, ilgili tarafın belgeleri arasına eklenir; imzacıdan ayrıca kimlik belgesi yüklemesi istemeniz gerekmez.

Bu seçenek kimlik doğrulamanın kendisini değiştirmez. Doğrulama adımının imzacı tarafında nasıl işlediği için: Kimlik Fotoğrafı Doğrulama.

Kimler kullanabilir?

• Seçenek yalnız kurum çalışma alanında vardır. Kişisel çalışma alanında görünmez.
• Kurumunuzda Belge Toplama eklentisinin etkin olması gerekir; kayıtlar bu eklentinin belge alanında tutulur. Eklenti hakkında ayrıntı: Belge Toplama.
• Seçenek, Kimlik Fotoğrafı Doğrulama açık olduğunda kullanılabilir. Kimlik Fotoğrafı Doğrulama kapalıyken bu ayar kaydedilemez.
• Şu an yalnız yeni tip çipli T.C. kimlik kartı için kullanılabilir.

Adım adım ayarlama

1. Kurum çalışma alanında yeni bir sözleşme veya şablon oluşturun (ya da taslak bir sözleşmeyi veya şablonu düzenleyin) ve sihirbazın “İmza türü ve doğrulama” adımına geçin.
2. Kimlik Doğrulama Seçenekleri bölümünde Kimlik Fotoğrafı Doğrulama anahtarını açın.
3. Hemen altında, girintili olarak “Kimlik belgesini depola” anahtarı görünür. Açıklamasında “Doğrulama başarıyla bitince kimlik kartının ön ve arka yüzü kurumunuzun kaydı olarak saklanır” yazar. Anahtarı açın.
4. “Saklama amacı” listesinden (“Amaç seçin”) bir amaç seçin. Bu alan zorunludur:
   • Sözleşmenin kurulması ve yürütülmesi
   • Yasal yükümlülüğün yerine getirilmesi
   • Müşteri veya çalışan dosyasının tutulması
   • Diğer: seçerseniz “Amacı yazın” alanı açılır; amacı en çok 120 karakterle yazın. Alanın altındaki sayaç kullandığınız karakter sayısını gösterir.
5. İsteğe bağlı olarak “Kurum aydınlatma metni bağlantısı (isteğe bağlı)” alanına kendi aydınlatma metninizin adresini yazın. Adres https:// ile başlamalıdır; başlamıyorsa “Kurum aydınlatma metni bağlantısı https:// ile başlayan geçerli bir adres olmalı.” uyarısı çıkar. Alanı boş bırakırsanız şu not görünür: “Bağlantı eklemezseniz imzacıya İmzala.org’un genel Belge Toplama Aydınlatma Metni gösterilir. Veri sorumlusu olarak hukuki sebep, saklama süresi ve haklar için kendi aydınlatma metninizin bağlantısını eklemeniz önerilir.”
6. Sözleşmeyi her zamanki gibi gönderin veya şablonu kaydedin.

Aynı ayar, editörün sol panelindeki kimlik doğrulama seçeneklerinde de görünür ve aynı şekilde çalışır.

📷 Ekran görüntüsü: “Kimlik belgesini depola” anahtarı ve saklama amacı alanı

Karşılaşabileceğiniz uyarılar

• “Kimlik belgesini depolamak için bir amaç seçin. “Diğer” seçtiyseniz amacı en çok 120 karakterle yazın.”: Saklama amacı seçilmeden veya “Diğer” metni boş bırakılarak kayıt yapılamaz.
• “Kimlik belgesini depolamak için kimlik fotoğrafı doğrulaması açık olmalı.”: Kimlik Fotoğrafı Doğrulama’yı kapattıysanız depolama ayarı da kullanılamaz.
• “Kimlik belgesini depolamak için Belge Toplama modülü etkin olmalı.”: Kurumunuzda Belge Toplama eklentisi etkin değil.
• “Kimlik belgesini depolama yalnız kurum çalışma alanında kullanılabilir.”: Kişisel çalışma alanındasınız.
• “Gönderilmiş sözleşmede kimlik belgesini depolama ayarı değiştirilemez.”: Ayar, sözleşme gönderildikten sonra yalnız görüntülenir.

Şablonlarda kullanım

Ayarı bir şablona kaydederseniz, saklama amacı ve aydınlatma metni bağlantısıyla birlikte o şablondan oluşturulan sözleşmelere taşınır. Şablondan oluşturduğunuz sözleşmede, göndermeden önce ayarı değiştirebilirsiniz. Gönderilmiş bir sözleşmede ayar değiştirilemez.

İmzacı ne görür?

İmzacı, kimlik çekimine başlamadan önce bir bilgilendirme görür. Bu metinde kurumunuzun kimlik kartının ön ve arka yüzünü seçtiğiniz amaçla kendi kaydı olarak saklayacağı, bu kayıt için veri sorumlusunun kurumunuz olduğu ve İmzala.org’un yalnız veri işleyen olarak kurum adına sakladığı belirtilir. Hukuki sebep, saklama süresi ve haklar için kurumunuzun aydınlatma metnine yönlendirilir; bağlantı eklemediyseniz İmzala.org’un Belge Toplama Aydınlatma Metni gösterilir. İmzacı sorularını doğrudan kurumunuza iletebilir.

Kayıt nerede görünür?

• Yalnız başarıyla tamamlanan doğrulamada, kimlik kartının ön ve arka yüzü kurumunuzun belge alanına, ilgili tarafın belgeleri arasına kaydedilir. Başarısız denemelerin görüntüleri bu amaçla saklanmaz.
• Kayıt, sözleşme detay sayfasındaki “Toplanan Belgeler” bölümünde ilgili taraf için “Kimlik doğrulamasında toplandı” etiketiyle görünür. Bu kayıt sistem tarafından oluşturulduğu için yanında kabul veya ret düğmeleri görünmez.
• Bu kayıt, imza sürecindeki doğrulama görüntüsünden ayrıdır; kurum kaydını silmeniz doğrulama görüntüsünün kendi saklama süresini değiştirmez.
• Doğrulama bittikten hemen sonra belgeyi indirmeye çalışırsanız “Belge henüz indirmeye hazır değil, biraz sonra tekrar deneyin.” uyarısını görebilirsiniz; kısa bir süre sonra tekrar deneyin.
• Belgeleri kimlerin görüntüleyip indirebileceği Belge Toplama’daki erişim kurallarına tabidir: Belge Toplama.

Saklama süresi

Kayıt, Belge Toplama’nın saklama kurallarına tabidir:

• Kurumunuz bir belge saklama süresi belirlediyse imza süreci tamamlandığında o süre uygulanır; o zamana kadar ve süre belirlenmemişse kaydın oluştuğu andan itibaren 365 gün geçerlidir.
• Sözleşme iptal edilirse, süresi dolarsa veya reddedilirse kalan saklama süresi 90 güne iner.

Ayrıntılar için Belge Toplama rehberindeki saklama bölümüne bakabilirsiniz.

Kurumunuzun sorumlulukları

Bu kayıt için veri sorumlusu kurumunuzdur; İmzala.org kaydı kurumunuz adına saklayan veri işleyendir. Panelde de belirtildiği gibi:

• Seçeneği yalnız hukuki bir sebebiniz varsa açın ve saklama amacını doğru seçin.
• İmzacıyı aydınlatmak kurumunuzun yükümlülüğüdür; varsa VERBİS kaydı gibi yükümlülükler de kurumunuza aittir. Kendi aydınlatma metninizin bağlantısını eklemeniz önerilir.
• Kartın arka yüzünde anne ve baba adı bulunur; bu bilgiyi yalnız seçtiğiniz amaçla kullanın. Kart görüntülerini yüz tanıma veya yüz eşleştirme için kullanmayın; bu, görüntüyü özel nitelikli (biyometrik) veriye dönüştürür.

İlgili yasal metinler: KVKK Aydınlatma Metni, İmza Süreci Aydınlatma Metni ve Belge Toplama Aydınlatma Metni.

Sık Sorulan Sorular

Bu seçenek için imzacının ayrıca belge yüklemesi gerekir mi? Hayır. Kimlik kartının ön ve arka yüzü, Kimlik Fotoğrafı Doğrulama sırasında çekilen görüntülerden alınır; imzacıdan ayrıca belge yüklemesi istenmez.

Doğrulama başarısız olursa ne saklanır? Kurumunuzun belge alanına hiçbir şey kaydedilmez. Kayıt yalnız başarıyla tamamlanan doğrulamada oluşur. Doğrulamanın kendi kanıt kaydı, İmza Süreci Aydınlatma Metni’ndeki süreyle ayrıca tutulur.

Kişisel çalışma alanında kullanabilir miyim? Hayır. Seçenek yalnız kurum çalışma alanında ve Belge Toplama eklentisi etkinken görünür.

Gönderdiğim sözleşmede ayarı sonradan açabilir veya kapatabilir miyim? Hayır. Gönderilmiş sözleşmede ayar değiştirilemez. Sonraki sözleşmeler için ayarı sözleşme veya şablon sihirbazında değiştirebilirsiniz.