Belge Toplama: Kişilerinizden Kişiye Özel Bağlantıyla Belge İsteyin

Belge Toplama, kişilerinizden (müşteri, başvuru sahibi, çalışan adayı, kiracı gibi) istediğiniz belgeleri kişiye özel bir bağlantı üzerinden toplamanızı sağlayan ücretli bir eklentidir. Belgeyi yükleyen kişinin İmzala hesabı açmasına gerek yoktur. Gelen belgeleri tek ekranda görür, önizler, indirir ve kalem kalem kabul veya reddedersiniz. Belge Toplama bir kimlik doğrulama yöntemi değildir; İmzala yüklenen belgeleri şu an incelemez ve doğrulamaz.

Belge Toplama yalnızca organizasyon çalışma alanında kullanılır; kişisel çalışma alanında talep oluşturulamaz.

1. Eklentiyi etkinleştirme

1. Organizasyon çalışma alanınızda sol menüden Entegrasyonlar sayfasını açın.
2. Belge Toplama kartına tıklayın. Kartın durum satırında eklentinin aylık ücreti (₺299/ay) görünür.
3. Organizasyonun sahibi veya yöneticisiyseniz Satın al düğmesine basın. Açılan Fatura aralığını seçin penceresinde Aylık (299 TL) veya Yıllık (2.990 TL) seçeneğini işaretleyip Devam et ile açılan onay penceresindeki onayları vererek ödemeyi tamamlayın. Eklenti ödemenin ardından hemen etkinleştiği için, bu pencerede ayrıca onay verdiğinizde cayma hakkı kullanılamaz (Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği m.15/1-h); ayrıntılar Mesafeli Satış Sözleşmesi madde 5.3’te. Fiyatlara KDV dahildir. Seçtiğiniz dönem sonunda eklenti, kayıtlı kartınızdan aynı dönem için otomatik olarak yenilenir; Otomatik yenilemeyi durdurmak için dönem bitmeden, kuruluş sahibinin hesabında kayıtlı e-posta adresinden [email protected] adresine yazılı talep gönderin; yenileme hesap panelinden durdurulamaz. Bu durumda eklenti mevcut dönemin sonuna kadar kullanılabilir ve sonraki dönem için tahsilat yapılmaz. Satın alma koşulları için Mesafeli Satış Sözleşmesi ve Ön Bilgilendirme Formu sayfalarına bakabilirsiniz.
4. Ödeme onaylanınca kartın durumu Aktif olur ve kart üzerindeki Modüle git düğmesi sizi Belge Talepleri sayfasına götürür.

Belge Toplama hiçbir plana dahil değildir; her planda ücretli bir eklentidir. Özel planlarda eklenti hakkı kuruluşunuza özel olarak tanımlanmış olabilir; bu durumda kart doğrudan Aktif görünür. Bunun için destek kanalımızla iletişime geçebilirsiniz.

Organizasyonda üye rolündeyseniz kartta “Yöneticinizden eklentiyi satın almasını isteyin” notunu görürsünüz. Eklenti etkin değilken Belge Toplama sayfalarında “Belge Toplama eklentisi bu organizasyonda etkin değil.” uyarısı ve Eklentiyi aç düğmesi çıkar.

Eklentinin süresi dolarsa belgelerinize erişim kapanır; yeni talep oluşturamaz, karar veremez ve belgeleri panelde görüntüleyemezsiniz. Ayrıntılar için aşağıdaki Lisans bitimi ve belgelerin silinmesi bölümüne bakın. Eklentiyi sonlandırmadan önce bekleyen talepleri sonuçlandırmanızı ve gerekli belgeleri indirmenizi öneririz.

Sözleşmede belge toplama

Belge Toplama’yı bağımsız bir talep olarak kullanabileceğiniz gibi doğrudan bir sözleşmeye bağlayabilirsiniz. Bu özellik de eklentinin etkin olduğu organizasyon çalışma alanında çalışır.

1. Sözleşme sihirbazının İmza Türü adımında, Kimlik Doğrulama Seçenekleri bölümünün altındaki Belge Toplama anahtarını açın. Eklenti etkin değilse anahtar açılamaz ve “Belge Toplama eklentisi bu çalışma alanında etkin değil.” notu görünür; satın alma yetkiniz varsa satıra tıklayınca satın alma penceresi açılır, üye rolündeyseniz “Satın alma için organizasyon yöneticinize başvurun.” notu çıkar.
2. Anahtar açıkken sihirbazda Taraflar adımından sonra ayrı bir Belgeler adımı görünür. Tarafları girip İleri ile bu adıma geçin.
3. Belge şablonu alanından hangi belgelerin isteneceğini seçin. Önce şablon oluşturmanız gerekiyorsa Belge şablonları bağlantısını kullanın.
4. Belgeler ne zaman istensin alanında Sözleşme gönderilince veya İmza tamamlanınca seçeneklerinden birini işaretleyin.
5. Kimden istenecek listesinde belgelerin hangi imzacılardan isteneceğini işaretleyin. İmzacılar işaretli gelir; onaylayan rolündeki taraftan belge istenemez. Sözleşme gönderildikten sonra bu seçim değiştirilemez.
6. İleri ile editöre geçin ve sözleşmeyi her zamanki gibi gönderin.

Şablon sihirbazında da aynı Belgeler adımı bulunur; orada Kimden istenecek listesi şablondaki rolleri gösterir.

Kişi belgeleri şu yollardan yükleyebilir:

• İmza ekranında: Belgeler imzadan önce isteniyorsa, kişi imza bağlantısını açtığında imza öncesi bilgilendirme ve varsa kimlik doğrulama adımlarından sonra Belgeler penceresi açılır. Belgelere ilişkin bilgilendirme ve yetki beyanı, imza sürecinin ilk adımındaki onay ekranında gösterilir ve onay orada alınır; bu nedenle pencerede ayrı bir onay ekranı açılmaz. Bu onay kaydedilmemişse pencere önce Belgeler hakkında bilgilendirme ekranıyla açılır ve kişiden bilgilendirmeyi okuduğunu onaylaması istenir. Pencere adım adım ilerler: her ekranda bir belge istenir (Belge 1 / 3 gibi); son olarak Kontrol edin ve gönderin ekranında belgeler gönderilir. Bilgisayarda dosya sürükleyip bırakılabilir veya Dosya seç ile seçilebilir; telefonda, fotoğraf kabul eden belgelerde Fotoğraf çek ve Galeriden seç seçenekleri çıkar. Zorunlu bir belge yüklenmeden o ekranda İleri düğmesi etkin olmaz.
• İsteğe bağlı yükleme: Kişi Şimdi değil ile pencereyi kapatıp belge yüklemeden sözleşmeyi imzalayabilir. Bu durumda sayfada sözleşme bilgilerinin altında küçük bir kutu kalır (“Kuruluş 3 belge istiyor · 1 yüklendi” gibi) ve Belgeleri yükle düğmesi aynı pencereyi yeniden açar.
• Belge sayfasında: Davet ve hatırlatma mesajlarında (e-posta, SMS, WhatsApp) yalnızca imza bağlantısı bulunur; ayrı bir Belgeler bağlantısı gönderilmez. Kişi belge sayfasına imzadan sonra açılan pencereden ulaşır; belgeler imzadan sonra isteniyorsa ya da imzadan önce isteniyor ama kişi belgelerini göndermeden imzalamışsa imzadan sonra gönderilen tek seferlik bildirimde, kuruluş talebi yeniden açtığında gönderilen bildirimde de belge sayfasının bağlantısı yer alır (aşağıya bakın). Kişi imza öncesi bilgilendirmeyi henüz onaylamadıysa önce imza sayfasına yönlendirilir. Belgeler imzadan sonra isteniyorsa ve kişi henüz imzalamadıysa “Belgeler imzadan sonra istenir” uyarısı gösterilir. Belge sayfasında her belgenin durumu görünür: Yüklendi, inceleniyor, Kuruluş tarafından kabul edildi veya Kuruluş tarafından reddedildi; reddedilen belgede kuruluşun açıklaması da yer alır. Sayfa Türkçe ve İngilizce kullanılabilir.

Kişi sözleşmeyi imzaladığında, bekleyen bir belge talebi varsa İmzanız alındı penceresi açılır ve Belgelere git düğmesi onu belge sayfasına yönlendirir. Belgeler imzadan sonra isteniyorsa kişiye ayrıca tek seferlik bir bildirim gönderilir. Belgeler imzadan önce isteniyorsa, Belgeler yüklenmeden imza alınmasın seçeneği kapalıysa ve kişi Şimdi değil ile geçerek ya da belgelerini göndermeden imzalarsa, ona da imzadan sonra belge sayfasının bağlantısını içeren aynı tek seferlik bildirim gönderilebilir. Bildirim, sözleşmede açık olan kanallardan (e-posta, SMS, WhatsApp) talep başına en fazla bir kez gider; kişi belgelerini zaten göndermişse, talep iptal edilmiş veya sonuçlanmışsa, kişi sözleşmeyi reddetmişse, sözleşme iptal edilmiş veya süresi dolmuşsa ya da kuruluşun Belge Toplama eklentisi etkin değilse gönderilmez. WhatsApp, kuruluşun kendi WhatsApp Business hesabından gönderilmez.

Belgeler imzadan önce isteniyorsa ve kuruluş zorunlu bir belgeyi kişi henüz imzalamadan reddederse, kişi imza bağlantısını yeniden açtığında Belgeler penceresi yalnız reddedilen belge için, kuruluşun açıklamasıyla birlikte yeniden açılır.

Sözleşme detayında takip

Sözleşme detay sayfasındaki Toplanan Belgeler bölümünde her taraf için (Ad) için belge talebi görünür. Belgeleri önizleyip kabul veya reddedebilirsiniz. Sözleşme kapandığı hâlde yüklenmiş belgeler karara bağlanmamışsa bölümde bu konuda bir hatırlatma çıkar. Karara bağlanmayan belgeler otomatik olarak silinmez (eklenti lisansının sona ermesi hâli hariç; bkz. Lisans bitimi); saklama süresi işlemesi için belgeleri onaylayın veya reddedin. Sözleşme iptal edilir, süresi dolar veya reddedilirse o sözleşmeye bağlı, henüz gönderilmemiş talepler kapanır. Gönderilmiş belgeler sizin kararınızı bekler; bu belgelerin kalan saklama süresi 90 güne iner.

Belge talebi oluşturulamazsa sayfanın üstünde Belge talebi oluşturulamadı uyarısı çıkar ve Tekrar dene düğmesiyle yeniden deneyebilirsiniz.

Eski talebi yeniden açma

Bir tarafın önceki belge talebi kapanmışsa sözleşme detayındaki Belge talebi oluşturulamadı uyarısında o tarafın satırında Eski talebi yeniden aç düğmesi görünür. Talep yeniden açıldığında daha önce yüklenen belgeler korunur ve imzalamış taraf bilgilendirilir. Bu bildirim en fazla bir kez gönderilir. Sözleşme açık değilse önce sözleşmeyi yeniden açmanız gerekir. Belgeleri gönderilmiş ya da onaylanmış bir talep yeniden açılamaz; bir talep en fazla 5 kez yeniden açılabilir.

2. Belge şablonu hazırlama (isteğe bağlı)

Aynı belge listesini sık istiyorsanız bir şablon kaydedin:

1. Belge Talepleri sayfasında Şablonlar düğmesine basın; Belge Şablonları sayfası açılır.
2. Yeni Şablon ile bir Şablon Adı girin ve Kalem Ekle ile istediğiniz belgeleri ekleyin. Her kalem için Belge Adı, isteğe bağlı bir Kalem Açıklaması yazın ve kalemin Zorunlu olup olmadığını belirleyin.
3. Dilerseniz Örnek listeden başla alanından hazır bir liste seçin (vize başvurusu, yurt dışı öğrenci başvurusu, işe alım, kiracı, aylık muhasebe evrakı). Örnek listeler yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır; herhangi bir kurumun resmî gereklilik listesi değildir; güncel gereklilikleri ilgili kurumdan (örneğin konsolosluk veya okul) teyit edin. Hangi belgeleri isteyeceğinize siz karar verirsiniz. İmzala danışmanlık veya aracılık hizmeti vermez.

Bir talepte en fazla 25 belge kalemi bulunabilir. Artık kullanmadığınız şablonu Arşivle ile kaldırabilirsiniz; arşivlenen şablon yeni taleplerde kullanılamaz.

3. Belge talebi oluşturma

1. Belge Talepleri sayfasında Kişiden belge iste düğmesine basın. Aynı işlemi bir kişinin kartındaki Belgeler sekmesinden Belge iste düğmesiyle de başlatabilirsiniz.
2. Kişi alanında Kişiler listenizden birini ad, e-posta veya telefonla arayıp seçin.
3. Şablon alanından bir şablon seçin ya da Şablonsuz, kalemleri elle gir seçeneğiyle kalemleri doğrudan yazın.
4. Talep başlığı alanını doldurun. İsterseniz Kişiye not (isteğe bağlı) alanına kısa bir açıklama ekleyin; bu not kişiye kuruluşunuz adına gösterilir ve tanıtım veya kampanya içeremez.
5. Talep oluştur düğmesine basın.

4. Bağlantıyı kişiye gönderme

• Kişinin e-posta adresi kayıtlıysa Davet e-postasını gönder seçeneği işaretli gelir ve yükleme bağlantısı kişiye e-postayla gönderilir. Davet yalnızca sizinle ilişkisi bulunan ve belge talebinizi bekleyen kişilere gönderilmelidir.
• Talep oluşturulduktan sonra açılan Talep oluşturuldu penceresinde her durumda Yükleme bağlantısı görünür. Pencerede Davet e-postası gönderildi. notu yoksa e-posta gitmemiştir (örneğin kişinin e-posta adresi yoksa ya da daveti göndermemeyi seçtiyseniz); bağlantıyı Kopyala ile alıp yalnızca ilgili kişiye, güvenli bir kanaldan iletin.
• Bu bağlantı yalnızca o pencerede bir kez gösterilir. Kaybederseniz talebi iptal edip yeniden oluşturmanız gerekir.
• Yükleme bağlantısı kişiye özeldir ve 14 gün geçerlidir.

Kötüye kullanımı önlemek için bir kullanıcının oluşturabileceği talep sayısı saatlik ve günlük sınırlarla kısıtlanır; yeni açılan hesaplardan davet e-postası gönderimi de bir süre sınırlıdır. Bu durumda talep yine oluşur ve bağlantıyı kendiniz iletirsiniz.

5. Kişinin yükleme deneyimi

Kişi bağlantıyı açtığında şunları görür:

1. Talep başlığı, belgelerin hangi kuruluşa iletileceği ve varsa notunuz.
2. Kısa bir onay metni: belgelerin kuruluşunuza iletileceği, Belge Toplama Koşulları ve Belge Toplama Aydınlatma Metni bağlantıları ve yüklediği belgeleri iletmeye yetkili olduğuna dair beyan. Onay kutusunu işaretlemeden belge yükleyemez.
3. İstediğiniz belge kalemleri; her kalemde “Zorunlu” veya “İsteğe bağlı” etiketi, kabul edilen dosya türleri ve boyut sınırı, “Dosyayı buraya sürükleyin veya seçin” alanı ve “Dosya seç” düğmesi. Telefonda, fotoğraf kabul eden kalemlerde “Fotoğraf çek” ve “Galeriden seç” seçenekleri çıkar.

Kişi her kalem için bir dosya seçer. Göndermeden önce yüklediği dosyayı “Kaldır” ile silebilir veya “Değiştir” ile yenisini yükleyebilir. Tüm zorunlu belgeler yüklenince “Gönder” düğmesine basar ve “Belgeleriniz alındı” ekranını görür. Gönderimden sonra aynı bağlantıdan yeni belge yüklenemez.

Yükleme sınırları:

• Kabul edilen dosya türleri: PDF, JPG, PNG, HEIC/HEIF (telefon fotoğrafları), Word (DOCX) ve Excel (XLSX).
• Dosya başına en fazla 20 MB.
• Bir talepte toplam en fazla 50 dosya ve 500 MB. Kaldırılan veya değiştirilen dosyalar da bu toplama sayılır.

Her dosya yükleme sırasında zararlı yazılım taramasına gönderilir. Zararlı içerik bulunan dosya kabul edilmez ve kişiye “Bu dosya kabul edilemedi. Lütfen başka bir dosya deneyin.” uyarısı gösterilir. Bu kontroller bir dosyanın zararsız olduğunu garanti etmez.

6. Gelen belgeleri görüntüleme ve indirme

1. Belge Talepleri sayfasında talepler Başlık, Durum, İlerleme ve Oluşturulma sütunlarıyla listelenir. Üstteki filtrelerle Tümü, Bekliyor, Gönderildi, Kuruluş tarafından kabul edildi veya Kuruluş tarafından reddedildi filtreleriyle ayırabilirsiniz.
2. Talep başlığına tıklayarak talep ekranını açın. Her kalemin altında yüklenen dosya ve yüklenme bilgisi görünür.
3. PDF ve görsel dosyaları Önizle ile tarayıcıda açabilirsiniz; Word ve Excel dosyalarını İndir ile bilgisayarınıza kaydedip açın. Yükleme sırasında taraması tamamlanamayan bir dosya önizlemeye ve indirmeye açılmaz; böyle bir durumda belgeyi kişiden yeni bir talep üzerinden yeniden isteyin.
4. Yüklenmiş bir kalemi Kabul et veya Reddet ile değerlendirin. Reddederken Red gerekçesi yazmanız gerekir; bu gerekçe belgeyi yükleyen kişiye “Kuruluşun açıklaması:” etiketiyle gösterilir. Gerekçeyi kısa ve olgusal yazın; iç notlarınızı veya kişiye ait başka bilgileri bu alana eklemeyin.
5. Kişi belgelerini gönderdikten sonra talebi bütün olarak Talebi Onayla veya Talebi Reddet ile sonuçlandırın. Sonuçlanan talebe yeni belge yüklenemez.

Bekleyen bir talebi listede İptal et ile kapatabilirsiniz; iptal edilen talebin bağlantısı açılmaz. Talep beklerken ekip olarak siz de bir kalem için Belge yükle düğmesiyle belge ekleyebilirsiniz; bu yüklemede tarama tamamlanamazsa dosya kabul edilmez.

Belgeleri organizasyonun sahibi ve yöneticileri, talebi oluşturan kişi ve belgeyi talebe ekip adına kendisi yükleyen üye görüntüleyip indirebilir. Üye rolündeki kullanıcılar, kendi okuma yetkisi olmayan bir sözleşmeye bağlı belge taleplerini görmez; sözleşmeye bağlı talep yalnızca o sözleşmeyi görüntüleyebilen kullanıcılara görünür. (Davranış değişikliği: daha önce bu talepleri listede görüyorsanız artık göremeyebilirsiniz.) Talep edilen belgeler kişisel veri içerebilir; yalnızca yetkili personelin görüntülemesine özen gösterin.

Bir kişiden toplanan tüm belgeleri, o kişinin kartındaki Belgeler sekmesinde de görebilirsiniz.

7. Saklama ve silme

• Belgeler şifrelenerek saklanır. Şifreleme o an kullanılamıyorsa yükleme kabul edilmez.
• Yüklenen belge, yükleme anından itibaren 365 gün saklanır. Süre dolduğunda, talep sonuçlanmışsa (kabul edilmiş, reddedilmiş veya iptal edilmişse) belge günlük otomatik imha işlemiyle silinir.
• Belge bir sözleşmeye bağlıysa ve sözleşme iptal edilirse, süresi dolarsa, taraf sözleşmeyi reddederse veya sözleşmenin muhatabı olmadığını bildirirse, bu belgelerin kalan saklama süresi o andan itibaren 90 güne iner (kalan süre daha kısaysa değişmez). Bu sürenin sonunda da yalnızca sonuçlanmış talepteki belgeler silinir.
• İmza süreci tamamlanan sözleşmelere bağlı belgeler için kuruluşunuz 1 gün ile 3650 gün arasında kendi saklama süresini belirleyebilir. Bu ayar panelde bulunmaz: kuruluş sahibi, hesabında kayıtlı e-posta adresinden [email protected] adresine yazılı talep gönderir. Ayar geriye dönük uygulanmaz ve lisans bitimindeki silmeyi engellemez.
• Otomatik imha işlemi, sonuçlandırmadığınız talepteki güncel belgeyi süresi dolmuş olsa bile silmez (eklenti lisansının sona ermesi hâli hariç; bkz. Lisans bitimi). Talepleri zamanında sonuçlandırmanız önerilir.
• Eklenti lisansı sona ererse belgeler yaklaşık 90 gün sonra toplu silinir; bkz. aşağıdaki bölüm.
• Kişinin gönderimden önce kaldırdığı veya yenisiyle değiştirdiği dosya 30 gün sonra silinir.
• Bir kişiyi Kişiler listenizden Kalıcı sil ile sildiğinizde, o kişiye açılmış belge talepleri ve bu taleplerle toplanan belgeler, talebin sonuçlanıp sonuçlanmadığına bakılmaksızın birlikte silinir.
• Talep kaydı ve kişinin yükleme öncesi onay kaydı, kuruluşunuz hizmeti kullandığı sürece saklanır.
• Belgeleri indirip kendi sistemlerinizde tutarsanız, o kopyaların saklanmasından kuruluşunuz sorumludur.
• Silinen belgelerin şifreli kopyaları, yalnızca hizmetin geri yüklenebilmesi için tutulan yedeklerde bir süre daha kalabilir; bu kopyalar başka bir amaçla işlenmez ve kuruluşunuzun erişimine açılmaz.

Belgeyi yükleyen kişileri aydınlatırken bu süreleri esas alın.

Lisans bitimi ve belgelerin silinmesi

Belge Toplama lisansınız sona erdiğinde şunlar olur:

1. Erişim kapanır. Panelde “Belge Toplama lisansınız aktif değil. Etkinleştirdiğinizde belgelerinize erişebilirsiniz.” uyarısı görünür; belgeleri görüntüleyemez, karar veremez ve yeni talep oluşturamazsınız. Kişilerin yükleme sayfasında da “Bu kuruluşun belge toplama hizmeti şu an kullanılamıyor.” mesajı çıkar.
2. E-posta uyarıları gider. Organizasyonun sahibine ve yöneticilerine lisansın bittiği gün ve yaklaşık 60. günde birer e-posta gönderilir.
3. Belgeler silinir. Lisans bitiminden yaklaşık 90 gün sonra toplanan belgeler toplu olarak silinir ve silme sonrasında bildirim gönderilir.
4. Yenilerseniz geri gelir. Silme başlamadan lisansı yenilerseniz belgelerinize erişiminiz yeniden açılır. Silme başladıktan sonra yapılan yenileme silinmiş belgeleri geri getirmez.

Tüm belgeleri toplu indirme (yalnız kuruluş sahibi)

Lisans bitmişken, silme tarihinden önce yalnızca organizasyonun sahibi tüm belgeleri tek bir ZIP dosyası olarak indirebilir:

1. Belge Talepleri sayfasında (veya sözleşme detayındaki Toplanan Belgeler bölümünde) Tüm belgeleri indir (ZIP) düğmesine basın. Düğme yalnızca indirmeye uygun durumdaki organizasyon sahibine görünür. Silme tarihi biliniyorsa yanındaki açıklama bu tarihi gösterir.
2. İşlem ek kimlik doğrulaması ister; açılan doğrulama penceresini tamamlayın.
3. ZIP içinde belgelerle birlikte bir OKUBENI.txt açıklama dosyası yer alır. Dosya kişisel veri içerebilir; güvenli bir yerde saklayın ve yalnızca yetkili kişilerle paylaşın.

Bu işlemi organizasyon yöneticileri yapamaz; İmzala.org destek ekibi de sizin adınıza açtığı bir oturumla bu indirmeyi yapamaz. Günlük bir indirme sınırı vardır; sınıra ulaşılırsa ertesi gün yeniden deneyin. İndirme sonrasında organizasyona e-posta bildirimi gönderilir; indirmeler kayıt altına alınır. Organizasyonun sahibine ulaşılamıyorsa, kuruluşu temsile yetkili kişi kimliğini ve yetkisini doğrulayarak destek ekibimiz üzerinden belgelerin teslimini talep edebilir. Başvuru silme tarihinden önce yapılmalıdır; kimlik ve temsil yetkisi doğrulanamazsa teslim yapılmaz.

Kişisel veriler ve sorumluluk

Belgeyi yükleyen kişi bakımından veri sorumlusu, belgeyi isteyen kuruluşunuzdur; İmzala.org belgeleri sizin adınıza ve talimatınızla saklayan veri işleyendir. Hangi belgeleri hangi hukuki sebeple istediğinizi belirlemek, kişiyi aydınlatmak ve gerekiyorsa açık rızasını almak kuruluşunuza aittir. Sağlık raporu veya adli sicil kaydı gibi özel nitelikli kişisel veri içeren belgelerde bu yükümlülüğe özellikle dikkat edin. Kişinin belge yüklemeden önce verdiği onay (bağımsız taleplerde yükleme sayfasındaki onay kutusu, sözleşmeye bağlı taleplerde imza sürecinin ilk adımındaki onay) açık rıza değildir ve sizin aydınlatma yükümlülüğünüzün yerine geçmez; açık rıza gerekiyorsa bunu kuruluşunuz ayrıca almalıdır.

Bağımsız belge talebinin davet e-postası, açılma ve tıklama izleme kapalı olarak e-posta sağlayıcımız üzerinden gönderilir. Sözleşmeye bağlı taleplerde ayrı bir belge daveti gönderilmez: imza daveti ve hatırlatma mesajları yalnızca imza bağlantısını taşır; Belgeler bağlantısı, belgeler imzadan sonra isteniyorsa ya da imzadan önce isteniyor ama kişi belgelerini göndermeden imzalamışsa imzadan sonra gönderilen tek seferlik bildirimin, kuruluş talebi yeniden açtığında da imzalamış kişiye gönderilen bildirimin içinde gider. Bu mesajlar için İmza Süreci Aydınlatma Metni’ndeki kurallar ve sağlayıcılar geçerlidir. WhatsApp ile gönderilen mesajda bağlantı, mesaj metninin parçası olarak WhatsApp altyapısına iletilir; hiçbir bildirimde belge veya belge içeriği iletilmez. Kullandığımız alt işleyenler ve yurt dışı aktarımlara ilişkin bilgiye Alt İşleyenler sayfası ile Veri İşleme Sözleşmesi üzerinden ulaşabilir, kendi aydınlatma metninizde kullanabilirsiniz.

İmzala.org yüklenen belgelerin gerçekliğini, içeriğinin doğruluğunu veya talep ettiğiniz amaca uygunluğunu doğrulamaz; belgelerin içeriğini insan eliyle incelemez ve belgelerden bilgi çıkarmaz. Belgenin alınma zamanı ve içerik özeti (SHA-256) kaydedilir; bu, belgenin yüklendikten sonra değiştirilmediğini teknik olarak kontrol etmeyi sağlar ama belgenin gerçekliğini göstermez. Belgeleri kabul veya reddetme kararı size aittir.

Kuruluşunuz için geçerli hükümler (eklenti sona erdiğinde erişimin kapanması, silme ve belgelerin teslimi): Belge Toplama Koşulları, Abone Kuruluş Hükümleri. Yükleyen kişiler için geçerli metinler: Belge Toplama Koşulları ve Belge Toplama Aydınlatma Metni.

Sık sorulanlar

Belge yükleyecek kişinin İmzala hesabı olması gerekiyor mu? Hayır. Kişi kendisine gönderilen bağlantıyı açıp belgelerini yükler; hesap açması ve ücret ödemesi gerekmez.

Bağlantının süresi dolarsa ne olur? Süresi dolan bağlantı açılmaz. Talebi iptal edip aynı kişi için yeni bir talep oluşturun.

Kişi yanlış dosyayı gönderdi, ne yapmalıyım? Kalemi Reddet ile gerekçe yazarak reddedin; gerekçe kişiye gösterilir. Yeni belgeye ihtiyacınız varsa yeni bir talep oluşturun.

Belge Toplama’yı bir planın içinde kullanabilir miyim? Belge Toplama hiçbir plana dahil değildir; her planda ücretli bir eklentidir.

Kişisel çalışma alanımda Belge Toplama’yı neden kullanamıyorum? Belge Toplama organizasyon çalışma alanı içindir. Bir organizasyon oluşturup ya da organizasyon alanınıza geçip kullanabilirsiniz.

Belge Toplama’yı denemek için Entegrasyonlar sayfasını açın.