Belge Toplama Aydınlatma Metni

1. Taraflar ve rolleri

Taraf	Rolü	Neyden sorumlu
Belgeyi talep eden kuruluş	Veri sorumlusu	Hangi belgelerin neden istendiği, işlemenin hukuki sebebi, size aydınlatma yapılması, gerekiyorsa açık rızanızın alınması, belgelerin kabul veya reddi ve belgelerin kendi süreçlerinde kullanılması
Codeck Yazılım A.Ş. (İmzala.org)	Veri işleyen	Belgelerin kuruluş adına teslim alınması, güvenli saklanması, kuruluşa iletilmesi, kuruluşun istediği otomatik belge kontrollerinin (e-Devlet kaynak kontrolü, OCR ön incelemesi) yürütülmesi ve yayımlanan saklama sürelerine uyulması
Codeck Yazılım A.Ş. (İmzala.org)	Sınırlı olarak veri sorumlusu	Yalnız yükleme öncesi onay kaydı ile hizmetin güvenliği ve kötüye kullanımın önlenmesi için tutulan işlem kayıtları (maskelenmiş IP adresi, tarayıcı bilgisi, zaman). Bu kayıtlar belgenizin içeriğini içermez

2. İşlenen kişisel verileriniz

• Yüklediğiniz belgeler: dosyanın kendisi ve belgede yer alan tüm bilgiler, dosya adı, dosya türü, boyutu ve içerik özeti (SHA-256).
• Kuruluşun sizin için girdiği bilgiler: talebi size iletebilmek için kuruluşun kendi kayıtlarından girdiği adınız, soyadınız ve e-posta adresiniz; talep başlığı, istenen belge kalemleri ve kuruluşun size yazdığı not.
• Talep bir sözleşmeye bağlıysa: talebin hangi sözleşme ve hangi taraf için açıldığı (sözleşme başlığı dahil) ile size bildirim gönderilebilmesi için sözleşmede kayıtlı iletişim bilgileriniz (e-posta adresi ve varsa telefon numarası).
• Yükleme kaydı: yükleme zamanı, son kısmı maskelenmiş IP adresiniz ve tarayıcı bilginiz.
• Onay kaydı: yüklemeden önce gösterilen onay metnini kabul ettiğiniz an, metnin sürümü, size gösterilen metnin içerik özeti (SHA-256), metinde yer alan kuruluş adı, maskelenmiş IP adresiniz ve tarayıcı bilginiz (bkz. bölüm 8).
• Kuruluşun kararı: her belge kalemi için kuruluşun kabul veya ret kararı ve varsa ret gerekçesi. Ret gerekçesi size "Kuruluşun açıklaması" etiketiyle gösterilir; bu, kuruluşun beyanıdır.
• Yerleşim yeri belgesinin kaynak kontrolü (yalnız kuruluş bu kontrolü istediyse): yüklediğiniz yerleşim yeri (ikametgâh) belgesindeki barkod ve T.C. kimlik numaranız ile bu bilgilerle e-Devlet Kapısı belge doğrulama servisinden alınan belge. Servisten alınan belge, yüklediğiniz PDF ile dosya özeti, belge alanları ve gerektiğinde sayfa görüntüsü bakımından karşılaştırılır. Kontrol sonucu kaydedilir ve kuruluşa yalnızca durum olarak gösterilir: belgenin kaynakta bulunup bulunmadığı, yüklediğiniz belgeyle eşleşip eşleşmediği, belgedeki T.C. kimlik numarası ile belgenin kime ve hangi amaçla verildiği bilgisinin kuruluşun beklediği bilgilerle uyuşup uyuşmadığı ve belgenin geçerlilik durumu. Kayıtta uyuşmayan alanların adları da tutulur; alanların değerleri kaydedilmez ve kuruluşa gösterilmez.
• Ticaret sicili gazetesinin metni (yalnız kuruluş bu ön incelemeyi istediyse): yüklediğiniz ticaret sicili gazetesinden otomatik olarak metne dönüştürülen şirket unvanı ve temsil bilgileri. Gazetede sizin dışınızda başka kişilerin (örneğin ortakların veya yetkililerin) verileri de bulunabilir.

3. İşleme amacı ve hukuki sebep

Belgeleriniz: Amaç, kuruluşun sizden istediği belgelerin ona güvenli biçimde iletilmesidir. İşlemenin hukuki sebebini belgeyi talep eden kuruluş belirler (KVKK m.5 ve özel nitelikli veriler için m.6) ve KVKK m.10 uyarınca size bildirmekle yükümlüdür. İmzala.org belgelerinizi kendi amaçları için kullanmaz: başka müşterilerine açmaz, pazarlama veya profilleme amacıyla işlemez.

İmzala.org'un kendi kayıtları: Onay kaydı, yükleme öncesinde size hangi metnin gösterildiğini ve onayınızı sonradan gösterebilmek için tutulur; yükleme kaydı, hizmetin güvenliğini sağlamak ve kötüye kullanımı önlemek için tutulur. Bu kayıtların hukuki sebebi, veri sorumlusunun meşru menfaati (KVKK m.5/2-f) ile bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olmasıdır (KVKK m.5/2-e).

Yerleşim yeri belgesinin kaynak kontrolü: Kuruluş yerleşim yeri belgesi için kaynak kontrolü istediyse, yüklediğiniz belgedeki barkod ve T.C. kimlik numaranız e-Devlet Kapısı belge doğrulama servisine gönderilir. Amaç, yüklenen belgenin kaynağından teknik olarak kontrol edilmesi ve sahte belge kullanılmasının önlenmesidir. Servisten alınan belge, yüklediğiniz PDF ile dosya özeti, belge alanları ve gerektiğinde sayfa görüntüsü bakımından karşılaştırılır. Bu işlem sırasında e-Devlet hesabınıza giriş yapılmaz. Bu kontrol kuruluş adına, veri işleyen sıfatıyla İmzala.org tarafından yapılır; hukuki sebebini kuruluş belirler. Bu tür kontroller genellikle, talep bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgiliyse KVKK m.5/2-c'ye, destekleyici olarak kuruluşun meşru menfaatine (KVKK m.5/2-f) dayanır.

Ticaret sicili gazetesinin ön incelemesi: Kuruluş ticaret sicili gazetesi için ön inceleme istediyse, İmzala.org gazeteyi kendi sunucusunda otomatik olarak metne dönüştürür (OCR). Amaç, gazetedeki şirket unvanı ve temsil bilgilerinin ön incelemesidir. Bu işlem için gazete yurt dışına aktarılmaz. Gazetede sizin dışınızda başka kişilerin verileri de bulunabilir. OCR sonucu hatalı veya eksik olabilir; güncel imza yetkisini doğrulamaz ve kuruluşun kendi incelemesinin yerine geçmez. Bu ön inceleme de kuruluş adına, veri işleyen sıfatıyla İmzala.org tarafından yapılır; hukuki sebebini kuruluş belirler.

4. Verilerin toplanma yöntemi

Belgeler ve onayınız, size gönderilen bağlantıdaki yükleme sayfasında sizin tarafınızdan elektronik ortamda iletilir. IP adresi ve tarayıcı bilgisi, sayfayı kullanırken otomatik olarak kaydedilir. Adınız, soyadınız ve e-posta adresiniz kuruluş tarafından girilir. Yerleşim yeri belgesinin kaynak kontrolünde karşılaştırma için kullanılan belge, e-Devlet Kapısı belge doğrulama servisinden otomatik olarak alınır.

5. Kimlere aktarılır

• Belgeyi talep eden kuruluş: yüklediğiniz belgeler ve yükleme zamanı kuruluşun yetkili kullanıcılarının erişimine açılır.
• İmzala.org'un alt işleyenleri: belgeleriniz İmzala.org'un Türkiye'deki altyapısında saklanır; belgelerin şifreli yedek kopyaları, yurt içi yedekleme hedefine geçiş tamamlanana kadar Almanya'daki yedekleme sağlayıcımızda (Hetzner Storage Box) tutulur. Talep davetiniz, AB veri merkezindeki e-posta sağlayıcımız (Mailgun) üzerinden gönderilir; bu e-postada açılma ve tıklama izleme kapalıdır. Sayfaya erişim ve yükleme trafiği, ağ güvenliği ve trafik iletimi sağlayıcımız (Cloudflare) üzerinden geçer. Bu sağlayıcılar yurt dışında bulunduğu için bu adımlar KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarım niteliğindedir; uygulanan güvenceler ve güncel liste için alt işleyenlerimiz sayfasına bakın.
• Sözleşmeye bağlı taleplerde bildirim kanalları: belge talebi bir sözleşmenin imza sürecine bağlıysa, imza daveti ve hatırlatma mesajlarında yalnızca imza bağlantınız yer alır; ayrı bir belge yükleme bağlantısı gönderilmez. Belgeler imzadan önce isteniyorsa onları imza ekranında, imza sürecinin bir adımı olarak yüklersiniz. Kuruluş imzayı belgelerin yüklenmesine bağlamadıysa ve siz belgelerinizi göndermeden imzalarsanız, imzanızın ardından size belge yükleme bağlantınızı içeren tek seferlik bir bildirim gönderilebilir. Belgeler imzadan sonra isteniyorsa imzanızın ardından imza sayfasında belge yüklemeye geçebilirsiniz; ayrıca size belge yükleme bağlantınızı içeren tek seferlik bir bildirim gönderilebilir. Kuruluş kapanmış bir talebi yeniden açarsa, imzalamış olmanız hâlinde size belge yükleme bağlantınızı içeren yeniden bildirim gönderilebilir. İmzadan sonraki belge bildirimi, kuruluşun kendi WhatsApp Business hesabı üzerinden gönderilmez. Bu bildirimler sözleşmeyi gönderen tarafın açtığı kanallardan (e-posta, SMS ve WhatsApp) iletilir; içerikleri, sağlayıcıları ve yurt dışına aktarım bilgileri İmza Süreci Aydınlatma Metni'nde açıklanır. WhatsApp ile gönderilen bildirimde belge yükleme bağlantınız mesaj metninin parçası olarak WhatsApp altyapısına iletilir. Hiçbir bildirimde yüklediğiniz belgeler veya belge içeriği iletilmez.
• e-Devlet Kapısı belge doğrulama servisi (yurt içi): kuruluş yerleşim yeri belgesi için kaynak kontrolü istediyse, belgedeki barkod ve T.C. kimlik numaranız yalnız bu kontrol için bu servise gönderilir (bkz. bölüm 3). e-Devlet hesabınıza giriş yapılmaz.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, yalnız mevzuatın zorunlu kıldığı hâllerde.

6. Ne kadar saklanır

• Yüklediğiniz belge: yükleme anından itibaren 365 gün. Belgeyi kuruluşa göndermeden önce kaldırırsanız ya da yerine yenisini yüklerseniz, kaldırılan veya değiştirilen dosya 30 gün sonra silinir (yanlışlıkla yapılan işlemin telafisi için). Süresi dolan dosyalar günlük otomatik imha işlemiyle hem depodan hem kayıttan silinir.
• Sözleşmeye bağlı belgeler: belge talebi bir sözleşmenin imza sürecine bağlıysa ve sözleşme iptal edilirse, sözleşmenin süresi dolarsa, sözleşmeyi reddederseniz ya da sözleşmenin muhatabı olmadığınızı bildirirseniz, belgelerin kalan saklama süresi o andan itibaren 90 güne indirilir (kalan süre zaten daha kısaysa değişmez; talep kuruluşça sonuçlandırılmamışsa aşağıdaki "Sonuçlanmamış talepler" kuralı geçerlidir). Sözleşme tamamlandığında, kuruluş bu belgeler için kendi saklama süresini belirlemişse (1 gün ile 10 yıl arasında) belgeler bu süre boyunca saklanır; belirlememişse yukarıdaki süre geçerlidir. Kuruluşun belirlediği süreyi o kuruluşa sorabilirsiniz.
• Sonuçlanmamış talepler: kuruluş talebi sonuçlandırmadıkça (belgeleri kabul veya reddetmedikçe ya da talebi iptal etmedikçe) talep kapsamındaki güncel belge, süresi dolmuş olsa bile silinmez. Talebi zamanında sonuçlandırmak kuruluşun sorumluluğundadır. Bu kuralın tek istisnası aşağıdaki hizmetin sona ermesi hâlidir.
• Kuruluşun Belge Toplama hizmetinin sona ermesi: kuruluşun Belge Toplama eklentisinin süresi dolar ve yenilenmezse, kuruluşun bu hizmetle topladığı belgelere erişim kapanır ve belgeler, sözleşmeye bağlı olanlar ve sonuçlanmamış talepler dahil, yaklaşık 90 gün sonra silinir. Bu süre içinde belge yükleme bağlantıları da kapalıdır. Kuruluş eklentiyi silme başlamadan önce yenilerse belgeler silinmez ve kuruluşun erişimi geri açılır. Bu süre içinde belgeler kuruluşa yalnızca toplu olarak teslim edilebilir: kuruluş sahibi, kuruluşun topladığı tüm belgeleri tek dosya olarak indirebilir; kuruluş sahibine ulaşılamıyorsa belgeler, kimliği ve kuruluşu temsil yetkisi doğrulanan kişiye destek ekibimiz aracılığıyla teslim edilebilir. İndirmeler kayıt altına alınır. Teslim edilen belgelerin bundan sonraki saklanması kuruluşun sorumluluğundadır.
• Yedek kopyalar: silinen belgelerin şifreli kopyaları, hizmetin kesintiye uğraması veya veri kaybı hâlinde geri yüklenebilmesi için tutulan yedeklerde kalmaya devam edebilir. Bu kopyalar yalnızca bu amaçla tutulur, başka bir amaçla işlenmez ve belgeyi talep eden kuruluşun erişimine açılmaz. Yedeklerin nerede tutulduğu 5. bölümde yazılıdır.
• Otomatik belge kontrolleri: e-Devlet'ten alınan belge kaydedilmez; yalnızca karşılaştırma sırasında kullanılır ve kayda yalnızca içerik özeti (SHA-256) geçer. Kontrol sonucu kaydı, ait olduğu belgenin kaydı silindiğinde onunla birlikte silinir. OCR sonucu saklanmaz; yalnızca inceleme sırasında kuruluşun yetkili kullanıcısına gösterilir.
• Talep kaydı ve onay kaydı: kuruluş hizmeti kullandığı sürece saklanır. Kuruluş sizin için tuttuğu kişi kaydını kalıcı olarak sildiğinde, size açılmış belge talepleri ve bu taleplere bağlı kayıtlar da silinir.
• Kuruluşun kendi saklaması: kuruluş belgelerinizi indirip kendi sistemlerinde tutarsa, bu saklamanın süresini ve koşullarını kuruluş belirler.

7. Haklarınız

KVKK m.11 uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Yüklediğiniz belgeler bakımından veri sorumlusu belgeyi talep eden kuruluş olduğu için, belgelerinize ilişkin başvurunuzu (örneğin silme veya düzeltme) o kuruluşa yöneltmeniz gerekir. Belgelerinizi kuruluşa gönderdikten sonra kendiniz kaldıramazsınız; kaldırma talebinizi kuruluşa iletin.

Onay kaydı ve yükleme kaydı gibi İmzala.org'un kendi tuttuğu kayıtlar için ya da kime başvuracağınızı bilmiyorsanız bize yazabilirsiniz: [email protected]. Talebinizi en geç 30 gün içinde sonuçlandırırız (KVKK m.13); talebinizin veri sorumlusuna yöneltilmesi gerekiyorsa size kime başvurmanız gerektiğini bildiririz.

8. Belge yüklemeden önce verdiğiniz onay

İlk belgenizi yüklemeden önce, belgelerin hangi kuruluşa iletileceğini ve rolleri özetleyen bir bilgilendirme gösterilir. Bağımsız taleplerde bu bilgilendirme, yükleme sayfasında belge yüklemeden önce açılan onay ekranında gösterilir. Talep bir sözleşmenin imza sürecine bağlıysa kural olarak ayrı bir onay ekranı açılmaz; bu bilgilendirme ve beyan imza sürecinin ilk adımında gösterilir ve onayınız orada alınır. Bu adımda onay kaydı oluşmadıysa onay, belge yüklemeden önce ayrıca istenir. Bu onayla Belge Toplama Koşulları ile bu Aydınlatma Metni'ni okuduğunuzu ve yüklediğiniz belgeleri iletmeye yetkili olduğunuzu onaylarsınız. Onay verilmeden belge yüklenemez.

Bu onay, belgelerinizin işlenmesine açık rıza anlamına gelmez; belgelerin işlenmesi için açık rıza gerekiyorsa bunu kuruluş ayrıca almakla yükümlüdür. Onayınızın kaydı olarak onay zamanı, metnin sürümü, size gösterilen metnin içerik özeti, metindeki kuruluş adı, maskelenmiş IP adresiniz ve tarayıcı bilginiz saklanır.

9. Belge yüklemek zorunda mıyım

Belge yüklemek İmzala.org'un dayattığı bir zorunluluk değildir. Onay vermeyebilir veya yüklemeyi yarıda bırakabilirsiniz. Belge göndermemenin sizin için sonucunu belgeyi talep eden kuruluş belirler; tereddüt ederseniz yüklemeden önce o kuruluşa danışın.

10. İlgili belgeler

• Belge Toplama Koşulları
• KVKK Aydınlatma Metni
• Veri İşleme Sözleşmesi (DPA)
• Alt İşleyenler

---

Versiyon: 1.4, yürürlük tarihi 22 Ekim 2026.

Sürüm kimliği: 1.4-2026-10-22

Önceki sürüm: 1.3 (21 Ekim 2026; 21 Ekim 2026'dan beri imzala.org'da yayında). Değişiklik: Sözleşmeye bağlı taleplerde, belgeler imzadan önce isteniyor, kuruluş imzayı belgelerin yüklenmesine bağlamamış ve kişi belgelerini göndermeden imzalamışsa, imzanın ardından belge yükleme bağlantısını içeren tek seferlik bir bildirim gönderilebileceği yazıldı (bölüm 5). Sözleşmeye bağlı taleplerde ayrı bir onay ekranı açılmadığı, belge bilgilendirmesinin ve yetki beyanının imza sürecinin ilk adımında gösterilip onayın orada alındığı, bağımsız taleplerde onay ekranının yükleme sayfasında kaldığı yazıldı (bölüm 8; giriş notu ve bölüm 9 buna göre düzeltildi). Bildirim kanalları, iletilen veri türleri ve alıcılar değişmedi. Yeni bir veri kategorisi, alıcı veya yurt dışı aktarım yoktur.

Önceki sürüm: 1.2 (19 Ekim 2026; 19 Ekim 2026'dan beri imzala.org'da yayında). Değişiklik: Kuruluşun istemesi hâlinde yerleşim yeri belgesinin kaynak kontrolü (belgedeki barkod ve T.C. kimlik numarasının e-Devlet Kapısı belge doğrulama servisine gönderilmesi, servisten alınan belgenin yüklenen PDF ile karşılaştırılması, amaç, yurt içi alıcı ve kuruluşa gösterilen kontrol sonucu) ile ticaret sicili gazetesinin İmzala.org sunucusunda otomatik metne dönüştürülerek (OCR) ön incelemesi eklendi (bölüm 2, 3, 4 ve 5). Bu kontrollerin kuruluş adına, veri işleyen sıfatıyla yapıldığı ve hukuki sebebini kuruluşun belirlediği yazıldı (bölüm 1 ve 3). e-Devlet'ten alınan belgenin kaydedilmediği, kontrol sonucu kaydının belgeyle birlikte silindiği ve OCR sonucunun saklanmadığı eklendi (bölüm 6). Otomatik kontrollerin belgelerden bilgi çıkarmadığına ilişkin cümle bu iki işleme göre düzeltildi (bölüm 2). Sözleşmeye bağlı taleplerde imza daveti ve hatırlatma mesajlarının yalnızca imza bağlantısını taşıdığı, ayrı bir belge yükleme bağlantısı gönderilmediği, belgelerin imza sürecinin içinden yüklendiği ve belge yükleme bağlantısının, belgeler imzadan sonra isteniyorsa imzadan sonra gönderilen tek seferlik bildirimle, kuruluş kapanmış bir talebi yeniden açarsa da imzalamış kişiye gönderilen yeniden bildirimle iletildiği ve imzadan sonraki belge bildiriminin kuruluşun kendi WhatsApp Business hesabı üzerinden gönderilmediği yazıldı (bölüm 5); bildirim kanalları ve iletilen veri türleri değişmedi, mesajların içeriği azaldı. Yeni alıcı: e-Devlet Kapısı belge doğrulama servisi (yurt içi). Yurt dışına yeni aktarım yoktur.

Önceki sürüm: 1.1 (15 Ekim 2026). Değişiklik: Ret gerekçesi etiketi arayüzle hizalandı ('Kuruluşun açıklaması'); anlam değişmedi.

Önceki sürüm: 1.0 (27 Eylül 2026). Değişiklik: talep bir sözleşmeye bağlıysa işlenen sözleşme ve iletişim bilgileri eklendi (bölüm 2); sözleşmeye bağlı taleplerde belge yükleme bağlantınızın imza daveti, hatırlatma ve imza sonrası bildirimle hangi kanallardan iletildiği açıklandı (bölüm 5); sözleşmeye bağlı belgelerin saklama süresi, kuruluşun Belge Toplama hizmeti sona erdiğinde erişimin kapanması ve belgelerin yaklaşık 90 gün sonra silinmesi, bu sürede belgelerin kuruluş sahibine veya destek ekibimiz aracılığıyla kuruluşun yetkili temsilcisine toplu teslimi ve yedek kopyalar eklendi (bölüm 6). Belgelerin şifreli yedek kopyalarının yurt içi yedekleme hedefine geçiş tamamlanana kadar Almanya'daki yedekleme sağlayıcımızda (Hetzner Storage Box) tutulduğu yazıldı (bölüm 5); bu yedekleme önceki sürümde de yapılıyordu ve metinde eksik kalmıştı, KVKK Aydınlatma Metni'nde ve alt işleyenler sayfasında zaten yer alıyordu. Yeni bir veri kategorisi veya yurt dışı aktarım alıcısı eklenmemiştir.

Veri İşleyen ve Veri Sorumlusu (sınırlı kapsam): Codeck Yazılım Anonim Şirketi, İstanbul. İletişim: [email protected]