Belge Toplama Aydınlatma Metni
Bu metin, bir kuruluşun sizden istediği belgeleri size gönderilen bağlantı üzerinden yüklerken hangi kişisel verilerinizin işlendiğini, bu verilerin ne kadar saklandığını ve haklarınızı nasıl kullanabileceğinizi açıklar (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, "KVKK", m.10).
Önce şunu bilin
Belgeleri sizden İmzala.org değil, belgeyi talep eden kuruluş ister. Yüklediğiniz belgeler bakımından veri sorumlusu o kuruluştur; İmzala.org belgeleri onun adına ve talimatıyla saklayan veri işleyendir. Kuruluşun adı, yükleme sayfasında ve yükleme öncesi onay ekranında yazar. Belgelerinizin neden istendiğini, hangi hukuki sebebe dayandığını ve nasıl kullanılacağını öncelikle o kuruluşa sorun.
1. Taraflar ve rolleri
| Taraf | Rolü | Neyden sorumlu |
|---|---|---|
| Belgeyi talep eden kuruluş | Veri sorumlusu | Hangi belgelerin neden istendiği, işlemenin hukuki sebebi, size aydınlatma yapılması, gerekiyorsa açık rızanızın alınması, belgelerin kabul veya reddi ve belgelerin kendi süreçlerinde kullanılması |
| Codeck Yazılım A.Ş. (İmzala.org) | Veri işleyen | Belgelerin kuruluş adına teslim alınması, güvenli saklanması, kuruluşa iletilmesi ve yayımlanan saklama sürelerine uyulması |
| Codeck Yazılım A.Ş. (İmzala.org) | Sınırlı olarak veri sorumlusu | Yalnız yükleme öncesi onay kaydı ile hizmetin güvenliği ve kötüye kullanımın önlenmesi için tutulan işlem kayıtları (maskelenmiş IP adresi, tarayıcı bilgisi, zaman). Bu kayıtlar belgenizin içeriğini içermez |
2. İşlenen kişisel verileriniz
- Yüklediğiniz belgeler: dosyanın kendisi ve belgede yer alan tüm bilgiler, dosya adı, dosya türü, boyutu ve içerik özeti (SHA-256).
- Kuruluşun sizin için girdiği bilgiler: talebi size iletebilmek için kuruluşun kendi kayıtlarından girdiği adınız, soyadınız ve e-posta adresiniz; talep başlığı, istenen belge kalemleri ve kuruluşun size yazdığı not.
- Yükleme kaydı: yükleme zamanı, son kısmı maskelenmiş IP adresiniz ve tarayıcı bilginiz.
- Onay kaydı: yüklemeden önce gösterilen onay metnini kabul ettiğiniz an, metnin sürümü, size gösterilen metnin içerik özeti (SHA-256), metinde yer alan kuruluş adı, maskelenmiş IP adresiniz ve tarayıcı bilginiz (bkz. bölüm 8).
- Kuruluşun kararı: her belge kalemi için kuruluşun kabul veya ret kararı ve varsa ret gerekçesi. Ret gerekçesi size "Gönderen beyanı" etiketiyle gösterilir; bu, kuruluşun beyanıdır.
Özel nitelikli kişisel veriler. Kuruluşun istediği belgeler sağlık raporu, adli sicil kaydı veya benzeri özel nitelikli kişisel veri (KVKK m.6) içerebilir. Bu verilerin hangi hukuki sebebe dayanılarak istendiğini belirlemek ve gerekiyorsa açık rızanızı almak kuruluşun yükümlülüğüdür. İmzala.org belgelerinizin içeriğini insan eliyle incelemez, sınıflandırmaz ve belgelerden bilgi çıkarmaz; dosyalar yalnızca yükleme sırasında otomatik teknik kontrollerden (dosya türü kontrolü dahil) geçirilir ve bu kontroller içerik hakkında bir değerlendirme üretmez. Talep edilmeyen belgeleri veya istenmeyen bilgileri içeren sayfaları yüklememeniz önerilir.
3. İşleme amacı ve hukuki sebep
Belgeleriniz: Amaç, kuruluşun sizden istediği belgelerin ona güvenli biçimde iletilmesidir. İşlemenin hukuki sebebini belgeyi talep eden kuruluş belirler (KVKK m.5 ve özel nitelikli veriler için m.6) ve KVKK m.10 uyarınca size bildirmekle yükümlüdür. İmzala.org belgelerinizi kendi amaçları için kullanmaz: başka müşterilerine açmaz, pazarlama veya profilleme amacıyla işlemez.
İmzala.org'un kendi kayıtları: Onay kaydı, yükleme öncesinde size hangi metnin gösterildiğini ve onayınızı sonradan gösterebilmek için tutulur; yükleme kaydı, hizmetin güvenliğini sağlamak ve kötüye kullanımı önlemek için tutulur. Bu kayıtların hukuki sebebi, veri sorumlusunun meşru menfaati (KVKK m.5/2-f) ile bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olmasıdır (KVKK m.5/2-e).
4. Verilerin toplanma yöntemi
Belgeler ve onayınız, size gönderilen bağlantıdaki yükleme sayfasında sizin tarafınızdan elektronik ortamda iletilir. IP adresi ve tarayıcı bilgisi, sayfayı kullanırken otomatik olarak kaydedilir. Adınız, soyadınız ve e-posta adresiniz kuruluş tarafından girilir.
5. Kimlere aktarılır
- Belgeyi talep eden kuruluş: yüklediğiniz belgeler ve yükleme zamanı kuruluşun yetkili kullanıcılarının erişimine açılır.
- İmzala.org'un alt işleyenleri: belgeleriniz İmzala.org'un Türkiye'deki altyapısında saklanır. Talep davetiniz, AB veri merkezindeki e-posta sağlayıcımız (Mailgun) üzerinden gönderilir; bu e-postada açılma ve tıklama izleme kapalıdır. Sayfaya erişim ve yükleme trafiği, ağ güvenliği ve trafik iletimi sağlayıcımız (Cloudflare) üzerinden geçer. Bu sağlayıcılar yurt dışında bulunduğu için bu adımlar KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarım niteliğindedir; uygulanan güvenceler ve güncel liste için alt işleyenlerimiz sayfasına bakın.
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, yalnız mevzuatın zorunlu kıldığı hâllerde.
6. Ne kadar saklanır
- Yüklediğiniz belge: yükleme anından itibaren 365 gün. Belgeyi kuruluşa göndermeden önce kaldırırsanız ya da yerine yenisini yüklerseniz, kaldırılan veya değiştirilen dosya 30 gün sonra silinir (yanlışlıkla yapılan işlemin telafisi için). Süresi dolan dosyalar günlük otomatik imha işlemiyle hem depodan hem kayıttan silinir.
- Sonuçlanmamış talepler: kuruluş talebi sonuçlandırmadıkça (belgeleri kabul veya reddetmedikçe ya da talebi iptal etmedikçe) talep kapsamındaki güncel belge, süresi dolmuş olsa bile silinmez. Talebi zamanında sonuçlandırmak kuruluşun sorumluluğundadır.
- Talep kaydı ve onay kaydı: kuruluş hizmeti kullandığı sürece saklanır. Kuruluş sizin için tuttuğu kişi kaydını kalıcı olarak sildiğinde, size açılmış belge talepleri ve bu taleplere bağlı kayıtlar da silinir.
- Kuruluşun kendi saklaması: kuruluş belgelerinizi indirip kendi sistemlerinde tutarsa, bu saklamanın süresini ve koşullarını kuruluş belirler.
7. Haklarınız
KVKK m.11 uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Yüklediğiniz belgeler bakımından veri sorumlusu belgeyi talep eden kuruluş olduğu için, belgelerinize ilişkin başvurunuzu (örneğin silme veya düzeltme) o kuruluşa yöneltmeniz gerekir. Belgelerinizi kuruluşa gönderdikten sonra kendiniz kaldıramazsınız; kaldırma talebinizi kuruluşa iletin.
Onay kaydı ve yükleme kaydı gibi İmzala.org'un kendi tuttuğu kayıtlar için ya da kime başvuracağınızı bilmiyorsanız bize yazabilirsiniz: [email protected]. Talebinizi en geç 30 gün içinde sonuçlandırırız (KVKK m.13); talebinizin veri sorumlusuna yöneltilmesi gerekiyorsa size kime başvurmanız gerektiğini bildiririz.
8. Yükleme öncesinde gördüğünüz onay ekranı
İlk belgenizi yüklemeden önce, belgelerin hangi kuruluşa iletileceğini ve rolleri özetleyen bir onay ekranı gösterilir. Bu ekranda Belge Toplama Koşulları ile bu Aydınlatma Metni'ni okuduğunuzu ve yüklediğiniz belgeleri iletmeye yetkili olduğunuzu onaylarsınız. Onay verilmeden belge yüklenemez.
Bu onay, belgelerinizin işlenmesine açık rıza anlamına gelmez; belgelerin işlenmesi için açık rıza gerekiyorsa bunu kuruluş ayrıca almakla yükümlüdür. Onayınızın kaydı olarak onay zamanı, metnin sürümü, size gösterilen metnin içerik özeti, metindeki kuruluş adı, maskelenmiş IP adresiniz ve tarayıcı bilginiz saklanır.
9. Belge yüklemek zorunda mıyım
Belge yüklemek İmzala.org'un dayattığı bir zorunluluk değildir. Onay ekranını kabul etmeyebilir veya yüklemeyi yarıda bırakabilirsiniz. Belge göndermemenin sizin için sonucunu belgeyi talep eden kuruluş belirler; tereddüt ederseniz yüklemeden önce o kuruluşa danışın.
10. İlgili belgeler
Versiyon: 1.0, yürürlük tarihi 27 Eylül 2026.
Veri İşleyen ve Veri Sorumlusu (sınırlı kapsam): Codeck Yazılım Anonim Şirketi, İstanbul. İletişim: [email protected]