İşe Alım ve İK Belgelerini Dijital İmzayla Yönetin
İş sözleşmeleri, izin formları, performans değerlendirmeleri ve onay akışları gibi İK belgelerinizi dijital ortamda imzalayın. Kağıt, baskı ve kargo olmadan, her yerden erişilebilir bir akışa geçin.
- 5070 Kanun Uyumlu
- KVKK Gözetilerek Tasarlandı
- TÜBİTAK Zaman Damgası
İK Süreçlerinde Manuel İşler Zaman mı Kaybettiriyor?
Kağıt üzerinde yürüyen belge işlemleri İK ekibinin zamanının önemli bir bölümünü alabilir.
Kağıt üzerinde sözleşme, izin formu ve onay akışları yürütmek zaman alır ve takip etmesi zordur. Dijital imza ile bu süreçleri hızlandırabilir ve her yerden yönetebilirsiniz.
Yavaş İşe Alım Süreci
Sözleşmelerin hazırlanması, imzalanması ve arşivlenmesi günler, hatta haftalar sürebiliyor. Yetenekli adayları kaybetme riski yüksek.
Yüksek Operasyonel Maliyet
Kağıt, baskı, kargo ve arşivleme maliyetleri yıllık bütçenin önemli bir kısmını oluşturuyor. Manuel süreçler için ekstra personel ihtiyacı.
Uyumluluk Riskleri
KVKK ve diğer yasal düzenlemelere uyum sağlamak zorlaşıyor. Belge kayıpları ve eksik evraklar yasal sorunlara yol açabiliyor.
Kötü Çalışan Deneyimi
Çalışanlar basit işlemler için ofise gelmek zorunda kalıyor. Uzaktan çalışma ve hibrit modeller için uygun altyapı yok.
Toplu İşe Alım Yoğunluğu
Aynı dönemde çok sayıda adaya teklif ve sözleşme göndermek, her adayın durumunu ayrı ayrı takip etmeyi zorlaştırıyor.
Dağınık İç Onaylar
İzin, masraf ve bordro onayları farklı e-posta zincirlerinde ilerlediğinde bekleyen işlemler ve sorumlular kolayca gözden kaçabiliyor.
✅ Çözüm: İK'nın Tam Dijital Dönüşümü
API Entegrasyonu ile Mevcut Sistemlerinize Bağlayın
Artık manuel süreçlere son! imzala.org ile tüm İK belgelerinizi dijitalleştirin. REST API ve webhook desteğiyle mevcut HRIS sisteminize bağlanın, süreçleri otomatikleştirin.
İşe Giriş Evrak Paketi (Tek Zarf)
İş sözleşmesini, KVKK aydınlatma metnini, gizlilik taahhüdünü ve isteğe bağlı açık rıza belgesini tek gönderimde iletin; aday her belgeyi ayrı görür, ayrı karar verir. Açık rıza hiçbir zaman zorunlu tutulamaz. Çok Belgeli Sözleşme ile gönderim sonrası zarf yapısı kilitlenir.
Detayları İnceleyinAkıllı Belge Yönetimi
Tüm İK belgelerini merkezi bir platformda saklayın. Arama, filtreleme ve raporlama özellikleri ile istediğiniz belgeye saniyeler içinde ulaşın. Şablon Yönetimi ile standart İK formlarınızı oluşturun.
Detayları İnceleyinExcel'den Toplu Çalışan Ekleme
Boş Excel şablonunu doldurup tek seferde 50 tarafa kadar aday veya çalışan ekleyin. Toplu ek protokol ve onay süreçlerini sıralı veya paralel akışlarla hızlandırın. Tarafları Toplu Ekleme rehberine bakın.
Detayları İnceleyinMobil Uyumluluk
Çalışanlar her yerden, her cihazdan belgelere erişebilir ve imzalayabilir. iOS ve Android uygulamaları ile maksimum erişilebilirlik. Telefondan İmzalama ile sahada bile imza alabilirsiniz.
Detayları İnceleyinBelgeye Göre İmzacı Eşleştirme
Toplu ek protokol veya bordro gönderiminde her belgenin alıcısı belgede yazan isimden otomatik bulunur; eşleşme kesin değilse belge gönderilmeden önce sorulur. İsme Göre Eşleştirme ile yanlış kişiye gönderim riskini azaltın.
Detayları İnceleyinİK Sistemi Entegrasyonu
İmzalanan belgelerin durumunu API ve webhook ile İK, bordro veya işe alım sistemlerinize aktarın; aynı bilgiyi tekrar girmeyin.
Detayları İnceleyinSomut Faydalar ve Kazanımlar
Adaylar iş teklifi ve sözleşmelerini her yerden, her cihazdan imzalayabilir.
Kağıt, baskı ve kargo adımları ortadan kalkar; belgeler dijital olarak saklanır.
Çalışanlar ofise gelmeden, uzaktan ve hibrit çalışmaya uygun şekilde belge imzalayabilir.
İmzalanan belgeler otomatik olarak dijital arşive eklenir; arama ve filtreleme ile kolayca bulunur.
5070 sayılı Kanun çerçevesinde dijital imzalı belgeler HMK m.199 anlamında belge niteliği taşır; resmî şekle tabi işlemler kapsam dışındadır (5070 m.5/2).
Aday ve çalışan belgelerinin gönderim, görüntüleme ve imza adımları tek ekrandan izlenir.
İK Süreçlerinde Dijital İmza Kullanım Akışı
Belge Hazırlama
İK ekibi belge şablonunu seçer, aday/çalışan bilgilerini girer. Sistem otomatik olarak kişiselleştirilmiş belge oluşturur.
Gönderim ve Bildirim
Belge e-posta veya SMS ile alıcıya gönderilir. Alıcı, belgeyi görüntülemek için güvenli bağlantıya tıklar.
İnceleme ve İmzalama
Alıcı belgeyi inceler, gerekirse notlar ekler. Kimlik doğrulama sonrası tek tıkla imzalar.
Otomatik İşlemler
İmzalanan belge otomatik olarak arşivlenir. İlgili sistemlere (HRIS, bordro vb.) entegre edilir.
Takip ve Raporlama
İK ekibi tüm süreçleri canlı olarak takip eder. Detaylı raporlar ve analizlerle süreç iyileştirmeleri yapar.
Kullanım Senaryoları
Toplu İşe Alım Kampanyaları
Çok sayıda işe alım yapan şirketler için Excel'den toplu taraf ekleme ile tek seferde 50 adaya kadar ekleyin; iş sözleşmesi, KVKK aydınlatma metni ve gizlilik taahhüdünü tek zarfta gönderin.
Çalışan Onay Süreçleri
İzin formları, ek protokol ve bordro onaylarını Belgeye Göre İmzacı Eşleştirme ile doğru çalışana yönlendirin; belge durumunu REST API ve webhook ile mevcut İK sistemlerinize bağlayın.
Uzaktan Çalışma Düzenlemeleri
Hibrit ve uzaktan çalışma sözleşmelerini Telefondan İmzalama ile anında imzalatın. Hassas belgelerde Kimlik Fotoğrafı Doğrulama ile ek güvenlik, kural olarak Zaman Damgası ile zaman bakımından doğrulama sağlayın.
İK'ya Özel Özellikler
Excel'den Toplu Çalışan ve Aday Ekleme
Excel şablonunu doldurup tek seferde 50 tarafa kadar aday veya çalışan ekleyin; toplu gönderim ile kişiselleştirilmiş sözleşmeleri aynı anda iletin.
İşe Giriş Evrak Paketi (Tek Zarf)
İş sözleşmesi, KVKK aydınlatma metni, gizlilik taahhüdü ve isteğe bağlı açık rıza belgesini tek gönderimde iletin; aday her belgeyi ayrı görür, açık rıza asla zorunlu tutulamaz. Çok Belgeli Sözleşme ile gönderim sonrası zarf yapısı kilitlenir.
Belgeye Göre İmzacı Eşleştirme
Toplu ek protokol veya bordro gönderiminde her belgenin alıcısı belgede yazan isimden otomatik bulunur; eşleşme kesin değilse belge gönderilmeden önce sorulur.
Kimlik Fotoğrafı Doğrulama
Yeni işe başlayan adayın kimlik kartının ön ve arka yüzü kamerayla okunur, OCR ve MRZ ile sözleşmedeki bilgilerle eşleştirilir; bu adım delil değerini güçlendirir, imzayı gelişmiş (AES) ya da güvenli elektronik imzaya dönüştürmez.
Bordro ve Ek Protokol Onayları
Maaş bordrosu, zam ve ek protokol belgelerini toplu gönderin; imzalanan belgenin durumunu REST API ve webhook ile bordro veya muhasebe sisteminize aktarın.
Gizlilik Sözleşmeleri
NDA ve gizlilik anlaşmaları güvenli şekilde imzalanır ve saklanır. Kimlik Doğrulama ile hassas belgelerde ekstra güvenlik sağlayın.
🔒 İK için Güvenlik ve Uyumluluk
Çalışan verilerini korumak için uygulanan güvenlik ve uyum önlemleri
5070 Kanun Uyumlu
5070 sayılı Kanuna uygun dijital imza altyapısı
KVKK Gözetilerek Tasarlandı
Çalışan verileri KVKK ilkeleri gözetilerek işlenir; aydınlatma ve açık rıza ayrı belgelerle alınabilir
Şifreli Bağlantı (TLS)
Veriler tarayıcı ile sunucu arasında TLS/HTTPS ile şifreli iletilir
TÜBİTAK Zaman Damgası
Belgeler TÜBİTAK KamuSM zaman damgası ile zaman bakımından doğrulanır
Türkiye'de Veri Merkezi
Uygulama, veritabanı ve belge depolama Türkiye'deki veri merkezinde barındırılır; kullanılan hizmet sağlayıcılar Alt İşleyenler sayfasında listelenir
Denetim Logları
Tüm işlemler kayıt altında ve denetlenebilir
REST API ile Mevcut İK Sistemlerinize Entegrasyon
REST API ve webhook desteği ile kullandığınız HRIS, bordro ve İK yazılımlarına kolayca entegre olun.
İK Departmanları İçin Esnek Paketler
Çalışan sayınıza ve belge hacminize göre uygun paketler sunuyoruz. Güncel fiyatlar ve paket detayları için fiyatlandırma sayfamızı inceleyin.
Tam fiyatlandırma için fiyatlandırma sayfasını inceleyin.
🤔 İK Yöneticilerinin En Çok Sorduğu Sorular
İK ekiplerinin dijital imza hakkında sık sorduğu sorular ve yanıtları
Mevcut HRIS sistemimizle entegre olabilir mi?
Çalışan verileri ne kadar güvenli?
Eğitim ve destek nasıl sağlanır?
Dijital imzaya geçmek hangi faydaları sağlar?
Pilot çalışma yapabilir miyiz?
İşe giriş evraklarını (iş sözleşmesi, KVKK aydınlatma, gizlilik) ayrı ayrı mı göndermeliyiz?
Toplu işe alım döneminde yüzlerce adayı nasıl eklerim?
Bordro veya ek protokolü doğru çalışana gittiğinden nasıl emin olurum?
Yeni işe başlayan adayın kimliğini uzaktan nasıl doğrularım?
İK için Dijital İmza Nedir? Neden Gereklidir?
İnsan Kaynaklarında Elektronik İmza Kullanımı
İnsan kaynakları departmanları, yüksek hacimli belge işlemleri nedeniyle dijital imza teknolojisinden en çok faydalanan birimlerden biridir. İşe alım süreçlerinden çalışan çıkış işlemlerine kadar birçok İK süreci dijital imza ile hızlandırılabilir. Bazı belgelerin (örneğin ibraname veya fesih bildirimleri) İş Kanunu açısından özel şekil gereklilikleri olabileceğinden, bu tür belgelerde uygun süreci değerlendirmek gerekir.
İK'da Dijital İmza Kullanım Alanları
- İş Sözleşmeleri: Belirsiz ve belirli süreli iş sözleşmeleri
- İzin Formları: Yıllık izin, mazeret izni, ücretsiz izin talepleri
- Performans Değerlendirme: 360 derece değerlendirme formları
- Eğitim Belgeleri: Katılım sertifikaları, eğitim sözleşmeleri
- Bordro Onayları: Maaş bordrosu, prim, ikramiye onayları
- Gizlilik Sözleşmeleri: NDA, rekabet yasak sözleşmeleri
İK Dijital Dönüşümünün Faydaları
- Hız Kazancı: İşe alım ve onay süreçleri dijital imza ile hızlanır
- Maliyet Tasarrufu: Kağıt, kargo, arşivleme maliyetleri azalır
- Çalışan Memnuniyeti: Uzaktan erişim ve hızlı işlemler
- Yasal Uyumluluk: KVKK ve iş kanunu gerekliliklerine uyum
- Verimlilik Artışı: İK ekibi stratejik konulara odaklanır
İK Teknolojisinde Öne Çıkan Başlıklar
- İşe Giriş Evrak Paketi (Zarf): İş sözleşmesi, KVKK aydınlatma metni, gizlilik taahhüdü ve isteğe bağlı açık rıza belgesini tek gönderimde toplama; açık rıza asla zorunlu tutulamaz
- Excel'den Toplu Çalışan Ekleme: Tek seferde 50 tarafa kadar aday veya çalışan ekleyip toplu gönderim yapma
- Belgeye Göre İmzacı Eşleştirme: Toplu ek protokol ve bordro gönderiminde alıcının belgede yazan isimden otomatik bulunması
- Kriptografik Zaman Damgası: Kural olarak TÜBİTAK KamuSM zaman damgası ile belgelerin zaman bakımından doğrulanması
- Mobil Erişim: Telefondan İmzalama ile İK belgelerine mobil cihazdan erişim
Neden imzala.org?
imzala.org, İK departmanlarına yönelik dijital imza çözümleri sunar. REST API ve webhook ile mevcut İK ve bordro sistemlerinize belge durumunu aktarır; Excel'den toplu çalışan ekleme, tek zarfta işe giriş evrak paketi ve 7/24 Türkçe destek ile İK süreçlerinizi dijitalleştirmenize yardımcı olur.
İK Süreçlerinizi Dijitalleştirmeye Bugün Başlayın
Dakikalar içinde hesap oluşturun, ilk İK belgenizi dijital imzayla gönderin.
Kredi kartı gerekmez • Türkçe destek dahil
5070 sayılı Kanun & KVKK uyumlu · TÜBİTAK zaman damgası