Çok Belgeli Sözleşme (Zarf) Gönderme

Bir imza süreci çoğu zaman tek belgeden ibaret değildir. Sözleşmenin yanında KVKK aydınlatma metni, açık rıza metni, ön bilgilendirme formu ya da fiyat listesi de imzacının önüne çıkmalıdır. Zarf, bu belgeleri tek gönderimde toplayan ve imzacının her birine ayrı karar vermesini sağlayan yapıdır.

Zarf nedir?

Zarf, aynı imzacılara aynı anda giden bir belge kümesidir. Tek davet bağlantısı gider; imzacı bağlantıyı açtığında zarftaki belgeleri sırayla görür, her birini ayrı okur ve ayrı onaylar. Bir zarfta en fazla 20 belge ve toplam 300 sayfa bulunabilir.

Belge türleri

Her belgeye yüklerken bir tür verirsiniz. Tür, sistemin sıralama ve zorunluluk uyarılarını belirler:

Tür	Ne için
Sözleşme	Asıl sözleşme metni
KVKK Aydınlatma Metni	Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin bilgilendirme
KVKK Açık Rıza Metni	Açık rıza gerektiren veri işleme için ayrı onay
Ön Bilgilendirme Formu	Mesafeli sözleşmelerde sözleşme öncesi bilgilendirme
Fiyat Listesi	Ekli fiyat ve ücret tablosu
Diğer	Yukarıdakilere girmeyen her belge

Adım adım

1. Belgeleri yükleyin

Panelde Yeni Sözleşme’ye girin ve ilk belgenizi yükleyin. Ardından “Belge ekle” ile diğer belgeleri aynı zarfa ekleyin. Düğme üzerinde kaç belge eklediğiniz ve üst sınır görünür (örneğin “Belge Ekle (3/20)”). Yükleme sırasında her dosyanın durumu (Sırada, Yükleniyor, Yüklendi, Yüklenemedi) listelenir; başarısız olanı “Tekrar dene” ile yeniden yükleyebilirsiniz.

2. Belgeler panelinde ayarları yapın

“Belgeler” panelinde her belge bir satırdır: Başlık, Tür, Zorunlu, İmza Gerekir ve Sayfa sütunları vardır.

• Zorunlu: İmzacı bu belgeyi onaylamadan süreci tamamlayamaz. İşareti kaldırırsanız belge isteğe bağlı olur; imzacı atlayabilir.
• İmza Gerekir: Belgede imza alanı olmasını ve imzacının imzalamasını şart koşar. Yalnızca okunup onaylanacak belgelerde (örneğin fiyat listesi) bu işareti kaldırabilirsiniz.
• Varsayılan olarak gönder (yalnız şablonlarda, satırın ayarlar bölümünde): Bu şablondan sözleşme oluştururken belgenin önceden seçili gelip gelmeyeceğini belirler. İşareti kaldırdığınız belge, sözleşme oluştururken ayrıca seçilmedikçe gönderilmez. Zorunlu ayarından farklıdır: zorunluluk imzacının belgeyi atlayıp atlayamayacağını, bu ayar ise belgenin o sözleşmeye hiç eklenip eklenmeyeceğini belirler. İşareti kaldırdığınız belge bir rolün tek belgesiyse panel sizi uyarır: belge seçimi yapılmayan istekler ve toplu gönderim bu şablonda o rol için reddedilir (sözleşme oluşturulmaz, kredi düşmez).
• Sıralama: Satırları sürükleyerek imzacının göreceği sırayı belirlersiniz.

3. Sıralama ve zorunluluk uyarıları

Sistem, belge türlerine bakarak sizi uyarır:

• KVKK aydınlatma metni açık rızadan sonra yer alıyorsa: Aydınlatma, rızadan önce okunmalıdır; sırayı değiştirmeniz önerilir.
• Ön bilgilendirme formu sözleşmeden sonra geliyorsa: Ön bilgilendirme formu genellikle mesafeli/tüketici işlemlerinde kullanılır; bu tür işlemlerde ön bilgilendirme sözleşmeden önce verilmelidir (Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği m.6).
• KVKK açık rıza metni zorunlu işaretlenmişse: Açık rıza serbestçe verilen bir irade beyanıdır; zorunlu tutulamaz. Sistem bu ayarı kabul etmez; belgeyi isteğe bağlı olarak kaydetmeniz istenir.

Bu uyarılar hukuki bir görüş değildir; belgelerinizin içeriğinden ve sıralamasından siz sorumlusunuz. Karmaşık veya yüksek riskli sözleşmelerde bir avukata danışmanız önerilir.

4. İmza alanlarını yerleştirin

Editörde belgeler “1. Belge”, “2. Belge” biçiminde ayrılmış görünür; isteğe bağlı belgelerin başlığında “Onay verilmesi zorunlu değil” notu yer alır. İmza gerektiren her belgeye en az bir imza alanı ekleyin ve imzacı atayın. Eksik kalan belge için gönderim öncesinde uyarı alırsınız (örneğin “belgesinde imza alanı yok” ya da “belgesine imzacı atanmadı”).

5. Gönderin ve takip edin

Gönderdikten sonra sözleşme ayrıntı sayfasındaki “Zarf belgeleri” bölümünde her belgeyi, türünü, Zorunlu / İsteğe bağlı durumunu ve tamamlanma bilgisini görürsünüz. Tamamlanan belgeler ayrı ayrı mühürlenir; mühürleme durumu (Mühürlü / Mühürlenemedi) aynı bölümde izlenir. Bu mühür, belgenin tamamlandıktan sonra değişmediğini teknik olarak doğrulanabilir kılan bir Belge Bütünlük Mührüdür; Elektronik Mühür Yönetmeliği anlamında nitelikli elektronik mühür değildir. İspat değeri her zaman ilgili hukuki çerçeveye göre değerlendirilir.

Şablondan oluştururken belge seçimi

Şablondan Başla ile birden fazla belgesi olan bir şablon seçtiğinizde “Gönderilecek belgeler” penceresi açılır. Belgeler şablondaki Varsayılan olarak gönder ayarına göre seçili gelir; bu sözleşme için istemediğiniz belgenin işaretini kaldırıp Devam et’e basın. Seçmediğiniz belge bu imza sürecine eklenmez ve imzacıya gösterilmez. Mevzuat gereği karşı tarafa verilmesi gereken bir belgeyi (örneğin ön bilgilendirme formu) başka bir kanaldan vermiyorsanız çıkarmayın; hangi belgelerin gönderileceğine ilişkin sorumluluk sözleşmeyi gönderene aittir. Seçiminiz bir imzacıya imzalayacak belge bırakmıyorsa pencere sizi uyarır; yine de devam ederseniz sistem sözleşmeyi oluşturmaz ve hangi rolün belgesiz kaldığını söyler.

İmzacı ne görür?

İmzacı tek bir bağlantı alır. Bağlantıyı açtığında zarftaki belgeleri belirlediğiniz sırada görür; her belgeyi ayrı okur, imza gerektirenleri imzalar, diğerlerini onaylar. Zorunlu bir belge onaylanmadan zarf tamamlanmaz; isteğe bağlı belgeler atlanabilir. Kimin hangi belgeye ne zaman ve hangi kararı verdiği kayıt altına alınır. Bu kayıt, hangi belgenin kim tarafından ne zaman onaylandığını gösteren teknik bir işlem kaydıdır; bir uyuşmazlıktaki ispat değeri ilgili hukuki çerçeveye göre değerlendirilir.

Kredi

Zarfta kredi, her imzacı için ayrı ayrı, o imzacıya atanmış belge sayısına göre hesaplanır. Üç ve daha fazla belge atanan imzacılarda sonraki belgeler daha düşük birimle sayılır ve imzacı başına toplam yukarı yuvarlanır; bu nedenle standart dijital imzada iki belgeli zarf, imzacı başına iki belge olarak ücretlendirilir. Yalnızca onay isteyen (imza gerektirmeyen) belgeler de sayıma dahildir. Birim değerleri gönderim öncesi “Tahmini Ücret” kutusunda görürsünüz.

“Tahmini Ücret” kutusunda “{imzacı} imzacı × {belge} belge” dökümüyle gördüğünüz tutar, gönderdiğiniz andaki ayarlarla kesilen tutardır. AB nitelikli zaman damgası seçildiyse bu kalem zarftaki belge sayısına göre (aynı hacim hesabıyla) eklenir ve ayrı satırda gösterilir. Gönderim anında bakiye yetmezse sözleşme taslak olarak kalır, kredi kesilmez ve “Yetersiz kredi. Sözleşme gönderilemedi; kredi yükleyip tekrar deneyin.” uyarısı görünür.

Gönderim sonrası yapı kilidi

Zarf gönderildikten (ya da herhangi bir imzacıya davet gittikten) sonra belge eklenemez, silinemez, sırası değiştirilemez ve imzacı ataması düzenlenemez; düzenleme ekranında ilgili düğmeler pasifleşir ve “Sözleşme gönderildiği için belge eklenemez, silinemez ve sırası değiştirilemez.” notu görünür. Belge başlığı, türü, Zorunlu ve İmza Gerekir ayarları düzenlenebilir kalır.

Çok belgeli zarfta her imzacıya en az bir belge atanmış olmalıdır; aksi halde gönderim yapılmaz, “Bazı imzacılara belge atanmadı. Göndermek için her imzacıya en az bir belge atayın.” uyarısı çıkar ve kredi düşmez.

API ile

Aynı yetenek REST API’de de vardır: belge listeleme, ekleme, yükleme, sıralama, güncelleme, silme, imzacı atama ve zarfı gönderme. Ayrıntılar için API ile Çok Belgeli Sözleşme rehberine bakın. Şablondan sözleşme oluştururken belge seçimi de API’de vardır (documents.include / documents.exclude); ayrıntı için API ile çok belgeli sözleşme makalesine bakın.