Belge Toplama: Sözleşmenizle Birlikte Belge İsteyin

Güncelleme (20 Ekim 2026): İmza daveti ve hatırlatma mesajları artık yalnızca imza bağlantısını içerir; belgeler imza sürecinin içinden yüklenir. Belgeler imzadan sonra isteniyorsa belge bağlantısı imzadan sonra gönderilen tek seferlik bildirimle iletilir.

Belge Toplama eklentisi artık yalnız tek başına bir talep ekranı değil, sözleşme akışının parçası. Müşteriniz, çalışanınız veya başvuru sahibiniz sözleşmeyi imzalarken ya da imzaladıktan sonra, sizin istediğiniz belgeleri aynı kişiye özel akıştan yükleyebilir.

Sözleşmede belge toplama

Sözleşme sihirbazının İmza Türü adımında Belge Toplama anahtarını açın. Taraflar adımından sonra sihirbaza ayrı bir Belgeler adımı eklenir. Bu adımda Belge şablonu alanından hangi belgelerin isteneceğini, Belgeler ne zaman istensin alanından belgelerin Sözleşme gönderilince mi yoksa İmza tamamlanınca mı isteneceğini ve Kimden istenecek listesinden belgelerin hangi imzacılardan isteneceğini seçersiniz. Onaylayan rolündeki taraftan belge istenemez. Bu özellik için organizasyon çalışma alanında Belge Toplama eklentisinin etkin olması gerekir.

Kişi belgeleri şu yollardan yükleyebilir:

• İmza ekranında: Belgeler imzadan önce isteniyorsa, kişi imza bağlantısını açtığında imza öncesi bilgilendirme ve varsa kimlik doğrulama adımlarından sonra Belgeler adımı açılır. Belgeler adım adım, her ekranda bir belge olacak şekilde istenir; telefonda fotoğraf kabul eden belgelerde Fotoğraf çek ve Galeriden seç seçenekleri çıkar. Belge yüklemek isteğe bağlıdır: kişi Şimdi değil ile devam edip sözleşmeyi imzalayabilir, belgeleri daha sonra sayfadaki küçük Belgeler kutusundan (Belgeleri yükle) yükleyebilir.
• Belge sayfasında: Davet ve hatırlatma mesajlarında yalnızca imza bağlantısı bulunur; ayrı bir Belgeler bağlantısı gönderilmez. Kişi belge sayfasına imzadan sonra açılan pencereden ulaşır; belgeler imzadan sonra isteniyorsa imzadan sonra gönderilen tek seferlik bildirimde de belge sayfasının bağlantısı yer alır; kişi her belgenin durumunu (yüklendi ve inceleniyor, kuruluş tarafından kabul edildi veya reddedildi) burada görür. Sayfa Türkçe ve İngilizce kullanılabilir.

Kişi sözleşmeyi imzaladığında, bekleyen bir belge talebi varsa kendisine “İmzanız alındı” penceresi ve Belgelere git düğmesi gösterilir. Belgeler imzadan sonra isteniyorsa kişiye ayrıca tek seferlik bir bildirim gönderilir.

Sözleşme detayında takip

Sözleşme detayındaki Toplanan Belgeler bölümünde her taraf için belge talebini görür, belgeleri önizler ve kabul veya reddedersiniz. Sözleşme kapandığı hâlde karara bağlanmamış belgeler olduğunda bölümde bir hatırlatma çıkar. Sözleşme iptal edilir, süresi dolar veya reddedilirse o sözleşmeye bağlı, henüz gönderilmemiş talepler kapanır. Gönderilmiş belgeler sizin kararınızı bekler; bu belgelerin kalan saklama süresi 90 güne iner.

Taraf için önceki belge talebi kapanmışsa sözleşme detayındaki uyarıda görünen Eski talebi yeniden aç düğmesiyle talebi yeniden açabilirsiniz; daha önce yüklenen belgeler korunur ve imzalamış taraf bilgilendirilir. Bu bildirim en fazla bir kez gönderilir; bir talep en fazla 5 kez yeniden açılabilir.

Lisans bitiminde ne olur?

Belge Toplama lisansınız sona ererse belgelerinize erişim kapanır ve kişilerin yükleme sayfasında hizmetin şu an kullanılamadığı belirtilir. Organizasyonun sahibine ve yöneticilerine lisans bittiği gün ve yaklaşık 60. günde birer e-posta gönderilir. Belgeler, lisans bitiminden yaklaşık 90 gün sonra toplu olarak silinir; silme sonrasında bildirim gönderilir. Silme başlamadan lisansı yenilerseniz belgelerinize erişiminiz geri gelir. Silme başladıktan sonra yapılan yenileme silinmiş belgeleri geri getirmez.

Lisans bitmişken yalnızca organizasyonun sahibi, Belge Talepleri sayfasındaki Tüm belgeleri indir (ZIP) düğmesiyle tüm belgeleri tek dosya olarak indirebilir. İndirmeden önce ek bir kimlik doğrulaması istenir, indirme sayısı sınırlıdır ve indirme sonrası e-posta bildirimi gönderilir; indirmeler kayıt altına alınır. Dosyada belgelerle birlikte bir OKUBENI.txt açıklaması yer alır. Organizasyonun sahibine ulaşılamıyorsa, kuruluşu temsile yetkili kişi kimliğini ve yetkisini doğrulayarak destek ekibimiz üzerinden teslim talep edebilir. Başvuru silme tarihinden önce yapılmalıdır; kimlik ve temsil yetkisi doğrulanamazsa teslim yapılmaz.

Davranış değişikliği: Üye rolünün görünürlüğü

Organizasyonda Üye rolündeki kullanıcılar artık, okuma yetkisi olmadığı sözleşmelere bağlı belge taleplerini görmez. Belge talebi yalnızca ilgili sözleşmeyi görüntüleyebilen kullanıcılara görünür. Bir üye daha önce başkasının sözleşmesine bağlı bir talebi listede görüyorduysa, bu talep artık listesinde yer almaz.

Sırada: belge kontrolü

Belge Toplama’yı yalnız belge toplamanın ötesine taşımayı planlıyoruz. Yakında, kişinin yüklediği yerleşim yeri belgesinin resmî kaynağıyla tutarlı olup olmadığını ve belgedeki bilgilerin beklediğiniz kişi ve amaçla eşleşip eşleşmediğini otomatik olarak kontrol etmenize yardımcı olmayı hedefliyoruz. Ticaret sicili belgelerinde de belgedeki bilgilerin okunarak incelemenizin kolaylaştırılması planlanıyor. Kontrol sonucu size bir eşleşme bilgisi olarak sunulacak; belgenin gerçekliğine veya geçerliliğine dair bir güvence olmayacak ve belgeyi kabul edip etmeme kararı yine sizde olacak. Bu özellik kullanıma açıldığında ayrıca duyuracağız; fiyatı ve koşulları o zaman açıklanacak.

Fiyat

Belge Toplama hiçbir plana dahil değildir; her planda aylık 299 TL veya yıllık 2.990 TL (KDV dahil) ücretli bir eklentidir. Entegrasyonlar sayfasındaki Belge Toplama kartından etkinleştirilir. Özel planlarda eklenti hakkı kuruluşa özel olarak tanımlanabilir; bunun için destek kanalımızla iletişime geçin. Eklenti seçtiğiniz dönem sonunda kendiliğinden yenilenir; ayrıntılar Mesafeli Satış Sözleşmesi ve Ön Bilgilendirme Formu sayfalarındadır.

Belge Toplama rehberi için kullanım kılavuzuna göz atabilirsiniz. Belgeleri yükleyen kişiler bakımından veri sorumlusu, belgeyi isteyen kuruluşunuzdur; İmzala.org belgeleri sizin adınıza saklayan veri işleyendir. Hangi belgeleri neden istediğinizi belirlemek ve kişiyi aydınlatmak size aittir. Kuruluşunuz için geçerli hükümler (eklenti sona erdiğinde erişimin kapanması, silme ve belgelerin teslimi): Belge Toplama Koşulları, Abone Kuruluş Hükümleri. Yükleyen kişiler için geçerli metinler: Belge Toplama Koşulları ve Belge Toplama Aydınlatma Metni.