Belge Toplama Koşulları

1. Kapsam ve Taraflar

Bu koşullar, size gönderilen kişiye özel bir bağlantı üzerinden, belgeyi talep eden kuruluşa belge yüklemeniz için geçerlidir. Altyapıyı Codeck Yazılım Anonim Şirketi (bu metinde "imzala.org") işletir.

Belge yüklemek için imzala.org hesabı açmanız gerekmez ve sizden bir ücret alınmaz. imzala.org'un hesap sahibi müşterileri için geçerli olan Kullanım Koşulları'ndaki abonelik, kredi, ödeme ve cayma hükümleri size uygulanmaz; belge yüklemenize yalnızca bu koşullar uygulanır.

Belge Toplama eklentisini kullanan kuruluşlara ve onların kullanıcılarına ayrıca 10. bölümdeki Abone Kuruluş Hükümleri uygulanır. O bölüm belge yükleyen kişilere yükümlülük getirmez.

2. imzala.org'un Rolü

• Teknik aracı: imzala.org, belgeyi talep eden kuruluş adına ve onun talimatıyla çalışan teknik bir aracıdır. Yüklediğiniz belgeler bakımından veri sorumlusu belgeyi talep eden kuruluştur, imzala.org veri işleyendir.
• Belgeler incelenmez: imzala.org yüklediğiniz belgelerin gerçekliğini, içeriğinin doğruluğunu, güncelliğini veya talep edilen amaç için yeterli olup olmadığını incelemez ve doğrulamaz. Bu hizmet bir kimlik doğrulama hizmeti değildir; belgelerden bilgi okunmaz ve karşılaştırma yapılmaz.
• İçerik özeti: Belgenin alınma zamanı ve içerik özeti (SHA-256) kaydedilir; böylece belgenin yüklendikten sonra değiştirilmediği teknik olarak kontrol edilebilir. Bu, belgenin gerçekliğini veya içeriğinin doğruluğunu göstermez.
• Karar kuruluşa aittir: Hangi belgelerin isteneceğini, belgelerin kabul veya reddedileceğini ve bu kararın sonuçlarını belgeyi talep eden kuruluş belirler. Bir belge reddedildiğinde size gösterilen gerekçe "Kuruluşun açıklaması" olarak etiketlenir; bu gerekçe kuruluşun beyanıdır, imzala.org'un bir tespiti değildir.

3. Yükleyen Olarak Beyanınız

Belge yüklemeden önce "yüklediğim belgeleri iletmeye yetkiliyim" beyanını kabul edersiniz. Bağımsız taleplerde bu beyan, yükleme öncesindeki onay ekranında alınır. Talep bir sözleşmenin imza sürecine bağlıysa kural olarak ayrı bir onay ekranı açılmaz; belge bilgilendirmesi ve bu beyan imza sürecinin ilk adımında gösterilir ve orada alınır (bu adımda onay kaydı oluşmadıysa belge yüklemeden önce ayrıca istenir). Bu beyanla:

• Yüklediğiniz belgeleri belgeyi talep eden kuruluşa iletmeye yetkili olduğunuzu,
• Başka bir kişiye ait bir belge yüklüyorsanız (örneğin aile üyenizin belgesi), bunun için gerekli hukuki dayanağa veya izne sahip olduğunuzu ve o kişiyi bu iletimden haberdar ettiğinizi,
• Yüklediğiniz belgelerin sahte veya değiştirilmiş olmadığını ve kuruluşun istediği belgeyle ilgili olduğunu

kabul etmiş olursunuz. Bu beyana aykırılıktan doğan hukuki sorumluluk, genel hükümler çerçevesinde size aittir. İstenmeyen bilgileri içeren sayfaları veya talep dışındaki belgeleri yüklememeniz önerilir.

4. Yasaklı İçerik ve Bildirim

Hukuka aykırı, sahte veya üzerinde değişiklik yapılmış belge, iletme yetkiniz bulunmayan üçüncü kişi belgesi ve zararlı yazılım içeren dosya yüklemek yasaktır. İzin verilen türler dışındaki dosyalar ile zararlı içerik tespit edilen dosyalar kabul edilmez; bu kontroller bir dosyanın zararsız olduğunu garanti etmez.

imzala.org, 5651 sayılı Kanun çerçevesinde, yüklenen içerikleri önceden denetlemekle veya hukuka aykırı olup olmadığını araştırmakla yükümlü değildir. Bir içeriğin hukuka aykırı olduğunu veya haklarınızı ihlal ettiğini düşünüyorsanız iddianızı ve ilgili talebi belirterek [email protected] adresine bildirebilirsiniz; kişisel verilerinize ilişkin talepler için [email protected] adresini kullanın. Usulüne uygun bir bildirim veya yetkili makam kararı üzerine ilgili içeriğe erişim kısıtlanabilir.

5. Bağlantınızın Güvenliği

• Size gönderilen bağlantı kişiye özeldir ve sınırlı bir süre geçerlidir. Bağlantıya sahip olan kişi yükleme sayfasına erişebileceği için bağlantıyı başkasıyla paylaşmayın.
• Süresi dolan veya kuruluş tarafından iptal edilen bağlantı açılmaz. Yeni bir bağlantıya ihtiyacınız varsa belgeyi talep eden kuruluşa başvurun.
• Belgeyi talep ettiğini tanımadığınız bir kuruluştan bağlantı aldıysanız belge yüklemeyin.
• Yükleme sayfası arama motorlarına kapalıdır.

6. Belgeyi Kaldırma ve Değiştirme

Belgelerinizi kuruluşa göndermeden önce yüklediğiniz bir dosyayı kaldırabilir veya yerine yenisini yükleyebilirsiniz. Gönderimden sonra belgeyi kendiniz kaldıramazsınız; kaldırma veya düzeltme talebinizi belgeyi talep eden kuruluşa iletin. Kaldırılan veya yenisiyle değiştirilen dosyanın ne zaman silindiği Belge Toplama Aydınlatma Metni'nde açıklanmıştır.

Belgeyi talep eden kuruluşun Belge Toplama hizmeti sona erer ve yenilenmezse yükleme bağlantınız kapanır ve yüklediğiniz belgeler yaklaşık 90 gün sonra silinir. Bu süre içinde belgeler yalnızca kuruluşa toplu olarak teslim edilebilir. Ayrıntılar Belge Toplama Aydınlatma Metni'nin saklama bölümündedir.

7. Hizmetin Sürekliliği ve Sorumluluk

imzala.org hizmetin kesintisiz veya hatasız olacağını garanti etmez; bakım, güvenlik veya teknik arızalar nedeniyle yükleme geçici olarak yapılamayabilir. Belgelerin kabul veya reddinden ve bu kararın sonuçlarından doğan uyuşmazlıklar sizinle belgeyi talep eden kuruluş arasındadır. imzala.org'un sorumluluğu kanunun izin verdiği ölçüde sınırlıdır; kasıt veya ağır kusur hâlindeki sorumluluk (TBK m.115) ve emredici kanun hükümleri saklıdır.

8. Kişisel Veriler

Belge yüklerken işlenen kişisel veriler, saklama süreleri, aktarımlar ve haklarınız ayrı Belge Toplama Aydınlatma Metni'nde açıklanmıştır.

9. Değişiklikler, Uygulanacak Hukuk ve İletişim

Bu koşullar zaman zaman güncellenebilir; güncel sürüm bu sayfada yayımlanır. Belge yüklemeden önce onay metninin sürümü ve onay anı kayda alınır; size yeni bir yükümlülük getiren değişiklikler yalnızca değişiklikten sonraki yüklemelere uygulanır. Bu koşullara Türk hukuku uygulanır. Sorularınız için [email protected] adresine yazabilirsiniz.

10. Abone Kuruluş Hükümleri

Bu bölüm, Belge Toplama eklentisini kullanan kuruluşa (bu bölümde "kuruluş") ve kuruluş adına işlem yapan kullanıcılara uygulanır; Kullanım Koşulları'nı tamamlar. Eklentiye özgü konularda bu bölüm esas alınır.

10.1 Roller ve kuruluşun yükümlülükleri

• Toplanan belgeler bakımından veri sorumlusu kuruluştur; imzala.org belgeleri kuruluş adına ve bu koşullarda yazılı kurallar çerçevesinde saklayan veri işleyendir.
• Hangi belgelerin hangi hukuki sebeple istendiğini belirlemek, belge yükleyen kişileri KVKK m.10 uyarınca aydınlatmak (bu bölümdeki saklama süreleri ve hizmetin sona ermesi kuralı dahil) ve gerekiyorsa açık rızalarını almak kuruluşun sorumluluğundadır. İmzala.org'un belge yüklemeden önce aldığı onay (bağımsız taleplerde onay ekranında, sözleşmeye bağlı taleplerde imza sürecinin ilk adımında) açık rıza yerine geçmez.
• Kuruluş yalnızca amacı için gerekli belgeleri ister ve belge taleplerini makul sürede sonuçlandırır (kabul, ret veya iptal).
• Belgeler için kanuni saklama yükümlülüğü bulunuyorsa (örneğin işveren veya sektörel mevzuat), bu yükümlülüğü yerine getirmek kuruluşun sorumluluğundadır; imzala.org'daki saklama, kuruluşun kendi arşivinin yerine geçmez.
• Kuruluş, hesabındaki kuruluş sahibi ve yönetici e-posta adresleri ile kuruluş iletişim e-posta adresini güncel tutar. Hizmetin sona ermesine ilişkin bildirimler bu adreslere gönderilir; adresler güncel değilse bildirim kuruluşa ulaşmasa da 10.3'teki silme yapılabilir.
• Bir sözleşmeye bağlı belge talepleri ve belgeleri, kuruluşta yalnızca o sözleşmeyi görüntüleme yetkisi olan kullanıcılara görünür.

10.2 Saklama süreleri ve saklama süresi ayarı

• Yüklenen belge, yükleme anından itibaren 365 gün saklanır. Gönderimden önce kaldırılan veya yenisiyle değiştirilen dosya 30 gün sonra silinir. Sonuçlanmamış talepteki güncel belge, süresi dolmuş olsa da talep sonuçlanana kadar silinmez (10.3'teki durum hariç).
• Sözleşmeye bağlı belgelerde sözleşme iptal edilir, süresi dolar, taraf sözleşmeyi reddeder veya sözleşmenin muhatabı olmadığını bildirirse, ilgili belgelerin kalan saklama süresi o andan itibaren 90 güne indirilir (kalan süre daha kısaysa değişmez).
• Kuruluş, imza süreci tamamlanan sözleşmelere bağlı belgeler için 1 gün ile 3650 gün arasında kendi saklama süresini belirleyebilir. Bu ayar bugün panelde bulunmaz; kuruluş sahibi tarafından [email protected] adresine yazılı talep üzerine yapılır ve geriye dönük uygulanmaz. Talep, kuruluş sahibinin hesabındaki e-posta adresinden gönderilir. Ayar yapılmazsa yukarıdaki süreler geçerlidir. Ayar, 10.3'teki silmeyi engellemez.
• Belge yükleyen kişilerin silme veya düzeltme gibi taleplerini karşılamak kuruluşun sorumluluğundadır; imzala.org bu taleplerin karşılanmasına makul ölçüde yardımcı olur.

10.3 Eklentinin sona ermesi: erişimin kapanması ve silme

• Belge Toplama eklentisinin süresi dolar ve yenilenmezse, kuruluşun bu eklentiyle topladığı belgelere panelden erişim (görüntüleme ve tek tek indirme) kapanır, yeni belge talebi oluşturulamaz ve daha önce gönderilen yükleme bağlantıları kapanır. Belge yüklemesi bekleyen kişiler bu süre içinde belge yükleyemez.
• Sona erme tespit edildiğinde ve silmeden yaklaşık 30 gün önce kuruluş sahiplerine ve yöneticilerine (bunlara ulaşılamıyorsa kuruluş iletişim e-posta adresine) silme tarihini bildiren e-posta gönderilir.
• Eklenti yenilenmezse kuruluşun bu eklentiyle topladığı tüm belgeler, sözleşmelerin imza sürecinde toplananlar ve sonuçlanmamış taleplerdeki belgeler dahil, eklentinin sona ermesinden yaklaşık 90 gün sonra, bildirim e-postasında yazan tarihte silinir. Sözleşmelerin kendisi ve imzalı belgeler bu silmenin kapsamında değildir. Silme tamamlandığında aynı alıcılara bilgi e-postası gönderilir.
• Kuruluş eklentiyi silme başlamadan önce yenilerse silme yapılmaz ve belgelere erişim geri açılır. Silme başladıktan sonra yapılan yenileme silinmiş belgeleri geri getirmez ve başlamış silme tamamlanır.
• Silinen belgelerin şifreli kopyaları, hizmetin geri yüklenebilmesi için tutulan yedeklerde kalmaya devam edebilir. Bu kopyalar başka bir amaçla işlenmez ve kuruluşa geri yükleme hizmeti olarak sunulmaz.

10.4 Eklenti sona erdikten sonra belgelerin teslimi

• Eklentinin süresi dolmuşken ve belgeler henüz silinmemişken, yalnızca kuruluş sahibi kuruluşun topladığı tüm belgeleri tek bir sıkıştırılmış dosya (ZIP) olarak indirebilir. Yöneticiler ve diğer üyeler bu indirmeyi yapamaz; imzala.org çalışanları kuruluş sahibi adına oturum açarak bu indirmeyi yapamaz.
• İndirme için ek kimlik doğrulaması istenir ve günlük deneme ve indirme sınırları uygulanır. İndirmeler kayıt altına alınır ve tamamlanan indirmelerden sonra kuruluş sahiplerine ve yöneticilerine bilgi e-postası gönderilir.
• Dosyada belgelerin listesini ve durumunu gösteren bir liste dosyası ile bir açıklama dosyası (OKUBENI.txt) bulunur. Yükleme sırasındaki teknik kontrolleri tamamlanmamış, zararlı içerik tespit edilmiş veya okunamayan dosyalar pakete eklenmez ve listede belirtilir; bu dosyalar için destek ekibimize başvurulabilir.
• İndirilen dosya birden çok kişinin kişisel verisini, özel nitelikli kişisel veriler dahil, içerebilir. İndirilen dosyanın güvenli saklanması ve paylaşılması kuruluşun sorumluluğundadır.
• Kuruluş sahibine ulaşılamıyorsa (örneğin kuruluş sahibinin hesabı kapanmışsa), kuruluşu temsile yetkili kişi silme tarihinden önce [email protected] adresine başvurabilir. imzala.org başvuranın kimliğini ve kuruluşu temsil yetkisini, yetkiyi gösteren belgeler üzerinden doğruladıktan sonra belgeleri güvenli bir yöntemle teslim edebilir. Doğrulama tamamlanamazsa teslim yapılmaz.

10.5 Bu bölümdeki değişiklikler

Bu bölüm güncellenebilir; güncel sürüm ve değişiklik kaydı bu sayfada yayımlanır.

Versiyon: 1.3 (22 Ekim 2026 itibarıyla yürürlükte)

Sürüm kimliği: 1.3-2026-10-22

Önceki sürüm: 1.2 (19 Ekim 2026, kimlik 1.2-2026-10-19). Değişiklik: Yetki beyanının nerede alındığı düzeltildi: bağımsız taleplerde yükleme öncesindeki onay ekranında, sözleşmeye bağlı taleplerde ayrı bir onay ekranı açılmadan imza sürecinin ilk adımında (bölüm 3, 9 ve 10.1). Beyanın içeriği değişmedi; yükleyen için yeni bir yükümlülük getirilmemiştir.

Önceki sürüm: 1.1 (15 Ekim 2026). Değişiklik: Ret gerekçesi etiketi arayüzle hizalandı ('Kuruluşun açıklaması'); anlam değişmedi.

Önceki sürüm: 1.0 (27 Eylül 2026, kimlik 1.0-2026-09-27). Değişiklik: belgeyi talep eden kuruluşun Belge Toplama hizmeti sona erdiğinde yükleme bağlantısının kapanması, belgelerin yaklaşık 90 gün sonra silinmesi ve bu sürede yalnızca kuruluşa toplu teslim edilebilmesi yükleyen için açıklandı (bölüm 6). Belge Toplama eklentisini kullanan kuruluşlar için Abone Kuruluş Hükümleri eklendi (bölüm 1 ve 10): roller ve kuruluşun yükümlülükleri, saklama süreleri ve kuruluş saklama süresi ayarı, eklentinin sona ermesinde erişimin kapanması ve silme, kuruluş sahibine toplu teslim ve kuruluş sahibine ulaşılamadığında destek üzerinden teslim, yedek kopyalar. Değişikliklerin yalnızca sonraki yüklemelere uygulanması kuralı, yükleyene yeni bir yükümlülük getiren değişikliklerle sınırlandı (bölüm 9). Yükleyen için yeni bir yükümlülük getirilmemiştir.