Adli Sicil Kaydı Nasıl İstenir ve Doğrulanır? KVKK Açısından Belge Toplama Rehberi

Adli sicil kaydı (halk arasında sabıka kaydı) ceza mahkûmiyetiyle ilgili veri içerdiği için KVKK m.6 kapsamında özel nitelikli kişisel veridir; işveren veya iş ortağı bu belgeyi ancak maddede sayılan şartlardan birine dayanarak isteyebilir. Özel şirketler kaydı kurumdan doğrudan alamaz, belgeyi kişinin kendisinden ister. Doğru süreç dört adımdır: dayanağı belirleyin, kişiyi aydınlatın, e-Devlet barkoduyla belgenin kaynağını ve güncelliğini kontrol edin, amaç bitince belgeyi silin.

Bu rehber çalışan, aday, bayi ve tedarikçi için ayrı ayrı neye dikkat etmeniz gerektiğini, bir karar tablosunu ve bir kontrol listesini veriyor. Mevzuat metinleri mevzuat.gov.tr’deki güncel konsolide metinden okunmuştur; bilgiler 9 Kasım 2026 itibarıyla günceldir. Bu yazı hukuki görüş değildir; somut durumunuz için bir avukata danışın.

Adli sicil kaydı neden özel nitelikli veridir?

KVKK m.6/1, kişilerin “ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri”ni sağlık, biyometrik ve genetik verilerle birlikte özel nitelikli kişisel veri olarak sayar. 2 Mart 2024 tarihli 7499 sayılı Kanunla değişen m.6/3’e göre bu verilerin işlenmesi yasaktır; ancak şu şartlardan biri varsa mümkündür:

• (a) İlgili kişinin açık rızasının olması
• (b) Kanunlarda açıkça öngörülmesi
• (d) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması
• (f) İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması

Maddede başka şartlar da vardır (fiili imkânsızlık, alenileştirme, sağlık hizmetleri, kâr amacı gütmeyen kuruluşlar), ancak işe alım ve iş ortaklığı bağlamında çoğunlukla yukarıdaki dört bent gündeme gelir. Ayrıca m.6/4’e göre özel nitelikli verilerin işlenmesinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği yeterli önlemlerin alınması şarttır.

Bir uyarı: işveren ile aday veya çalışan arasındaki ilişkide rızanın gerçekten özgür iradeye dayandığını göstermek zor olabilir. Bu yüzden önce (b) veya (f) bendine giren bir kanuni dayanak olup olmadığına bakmak, açık rızayı tek dayanak olarak kullanmaktan daha sağlam bir başlangıçtır.

Adli sicil kaydını kimler alabilir?

Adli Sicil Kanunu (5352) m.7/1’e göre adli sicil bilgileri, kullanılış amacı belirtilerek ilgili kişiye veya vekâletnamede açıkça belirtilmek koşuluyla vekiline ya da kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarına verilebilir. Özel şirketler bu sayımda yer almaz. Uygulamadaki sonuç şudur: kişi belgeyi kendisi alır, siz kişiden istersiniz. Kişi belgeyi e-Devlet Kapısı’ndaki Adli Sicil Kaydı Sorgulama hizmetinden alabilir (sayfa 9 Kasım 2026’da kontrol edildi).

Kanunun üç hükmü daha belge toplarken işinize yarar:

• Arşiv kaydı ayrıdır. m.9/1’e göre adli sicildeki bilgiler, örneğin cezanın infazının tamamlanması veya ceza zamanaşımının dolması hâlinde silinerek arşiv kaydına alınır. m.10/1 arşiv bilgilerini isteyebilecekleri ayrıca sayar; özel kişiler arasında yalnız kişinin kendisi ve vekili vardır. Kişiden arşiv kaydını da içeren bir belge istemek, KVKK m.4/2-ç’deki “amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma” ilkesi bakımından ayrıca gerekçe ister.
• Yakınların kaydı istenemez. m.10/2’ye göre kanunda açıkça belirtilmedikçe, kişi hakkında alınacak bir karar veya yapılacak bir işlemle ilgili olarak bir yakınının adli sicil ve arşiv kayıtları istenemez ve bu bilgiler kişiyi bir haktan yoksun bırakmak için dayanak olarak kullanılamaz.
• 18 yaşından küçüklerin kaydı istenemez. m.10/3’e göre on sekiz yaşından küçüklerle ilgili adli sicil ve arşiv kayıtları ancak soruşturma ve kovuşturma kapsamında Cumhuriyet başsavcılıkları, hâkim veya mahkemelerce istenebilir.

Kanunda öngörülen bir şart örneği

KVKK m.6/3-b’nin anlaşılmasına yardımcı bir örnek Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun (5188) m.10’dur. Bu madde özel güvenlik görevlilerinde aranacak şartlar arasında, kasten işlenen bir suçtan dolayı bir yıl veya daha fazla süreyle hapis cezasına mahkûm olmamayı ve maddede sayılan suçlardan mahkûm olmamayı sayar. Ancak aynı Kanunun m.11’ine göre bu şartlar valilikçe yapılan güvenlik soruşturması ve arşiv araştırmasıyla kontrol edilir ve çalışma izni valilikçe verilir. Yani kanunun bir mahkûmiyet şartı koyması, işverenin bu şartı ayrıca adli sicil kaydı isteyerek kontrol edeceği anlamına kendiliğinden gelmez; dayanak ararken kontrolü kimin yapacağını da okuyun.

Kendi sektörünüzde benzer bir hüküm olup olmadığını pozisyon bazında araştırın. Aradığınız hüküm “bu görevde şu mahkûmiyet olmamalıdır” diyen bir kanun maddesi veya o kanuna dayanan bir yükümlülüktür; “güven gerektiren iş” gibi genel bir gerekçe tek başına kanuni dayanak değildir.

Karar tablosu: kimden, hangi durumda?

Aşağıdaki tablo bir başlangıç noktasıdır, hukuki değerlendirmenin yerine geçmez. Hangi şarta dayanacağınızı belirlemek veri sorumlusu olarak kuruluşunuzun sorumluluğundadır.

Bayi evrakının genel listesi için bayilerden belge toplama ve otomatik kontrol yazımıza, işe alım sözleşmesinin kendisi için iş sözleşmesini dijital imzalama rehberine bakabilirsiniz.

Belgenin gerçekliği ve güncelliği nasıl kontrol edilir?

Elle kontrol. e-Devlet Kapısı üzerinden alınmış barkodlu belgeler, e-Devlet Kapısı’ndaki Belge Doğrulama sayfasından barkod numarasıyla sorgulanabilir (sayfa 9 Kasım 2026’da kontrol edildi). Bu sorguyu ekibiniz yapar; sorgunun dayanağını ve sonucun kullanımını kuruluşunuz belirler.

Güncellik. Belge, düzenlendiği tarihteki kaydı gösterir. Özel bir mevzuat süre öngörmüyorsa ne kadar eski belgeyi kabul edeceğinizi kuruluşunuz belirler; ölçütü önceden yazın ve herkese aynı uygulayın.

İmzala.org’da otomatik kaynak kontrolü. Belge Toplama eklentisinde kuruluş adli sicil kaydı için kaynak kontrolü istediyse, yüklenen belgedeki barkod ve T.C. kimlik numarası e-Devlet Kapısı belge doğrulama servisine gönderilir ve servisten alınan belge yüklenen PDF ile karşılaştırılır. Yüklenen belgenin kendisi bu servise gönderilmez, kişinin e-Devlet hesabına giriş yapılmaz. Belgedeki T.C. kimlik numarası ayrıca talepte veya sözleşmede kişi için kayıtlı numarayla karşılaştırılır ve belge tarihine göre güncellik kontrol edilir; hizmetin kuralı belge tarihinden itibaren 180 gündür.

Bu kontrolde İmzala.org kayıtların içeriğini (kayıt bulunup bulunmadığı dahil) ayrı bir bilgi olarak okumaz, değerlendirmez ve kaydetmez. Belgeden otomatik olarak yalnız barkod, T.C. kimlik numarası ve belge tarihi okunur; belgenin metni yalnızca karşılaştırma için özet değeri hesaplanırken kullanılır ve kaydedilmez. Görüntüden metin tanıma (OCR) ve yapay zekâ kullanılmaz; belge yurt dışındaki bir sağlayıcıya gönderilmez. Kontrol sonucu olarak kuruluşa şu durumlar gösterilir: belge kaynakta var mı, yüklenen belgeyle eşleşiyor mu, kimlik numarası tutuyor mu, güncel mi. Uyuşmayan alanların adları ve güncellik süresinin bittiği tarih de gösterilir; alanların değerleri gösterilmez. Yüklenen belgenin kendisi, belgeyi isteyen kuruluşun yetkili kullanıcılarına açıktır.

Sonucun karar üzerinde etkisi vardır. Belge kaynakla uyuşmuyorsa, kimlik numarası eşleşmiyorsa ya da belge tarihinden itibaren 180 gün geçmişse kuruluş bu belgeyle talebi onaylayamaz. Talep bir sözleşmeye bağlıysa, kaynakla eşleşen ve 180 günü geçmemiş belge hizmetin yapılandırmasına göre belge adımını kendiliğinden tamamlayabilir ya da kuruluşa yalnız bilgi olarak sunulur. Kaynağa ulaşılamaması gibi sonuçsuz kontrollerde karar kuruluşa aittir. Kişi, otomatik kontrol sonucuna kuruluşa başvurarak itiraz edebilir (KVKK m.11/1-g); bu başvuruları değerlendirecek bir yol tanımlayın. İmzala.org’un e-Devlet Kapısı ile resmî bir bağı, ortaklığı veya entegrasyon anlaşması yoktur; kontrol, e-Devlet Kapısı’nın sunduğu belge doğrulama hizmeti kullanılarak yapılır. Ayrıntılar Belge Toplama Aydınlatma Metni’nde yer alır.

Aydınlatma, açık rıza ve rol dağılımı

Belgeyi isteyen kuruluş veri sorumlusudur. KVKK m.10 uyarınca kişiye veri sorumlusunun kimliğini, işleme amacını, verinin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceğini, toplama yönteminizi ve hukuki sebebinizi, m.11’deki haklarını bildirmelisiniz. Adli sicil kaydı için bildirimde hangi m.6/3 şartına dayandığınızı açıkça yazın; belgeyi İmzala.org üzerinden topluyorsanız İmzala.org’u veri işleyen olarak anın. Açık rızaya dayanıyorsanız aydınlatma ile açık rızayı ayrı metin ve ayrı beyanla alın.

İmzala.org yüklenen belgeler bakımından kuruluş adına çalışan veri işleyendir; yalnız yükleme öncesi onay kaydı ve hizmetin güvenlik kayıtları bakımından sınırlı olarak veri sorumlusudur. Kişinin yüklemeden önce verdiği onay açık rıza yerine geçmez. Dayanağınız açık rızaysa, rızayı ayrıca almanız gerekir; KVKK m.3/1-a’ya göre açık rıza, belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır. İmzala.org kuruluşun dayandığı şartı belirlemez ve denetlemez.

Veriler birincil olarak Türkiye’deki (İstanbul) veri merkezinde işlenir. Belgelerin şifreli yedek kopyaları, yurt içi yedekleme hedefine geçiş tamamlanana kadar Almanya’daki yedekleme sağlayıcısında tutulur; trafik iletimi (Cloudflare) ve e-posta iletimi de yurt dışındaki alt işleyenler üzerinden yapılır. Bu adımlar KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarım niteliğindedir; kendi aydınlatma metninizde bunu da belirtin. Güncel liste Alt İşleyenler sayfasında, yükleyen kişiye yönelik kurallar Belge Toplama Koşulları sayfasındadır. Rol dağılımının genel çerçevesi için KVKK ve imza süreçleri yazımıza bakabilirsiniz.

Saklama ve imha

KVKK m.4/2-d’ye göre kişisel veriler ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilir; m.7/1’e göre işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalkınca resen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Adli sicil kaydında amaç çoğu zaman tek bir karardır (işe alım, görevlendirme, bayilik onayı). Karar verildikten sonra belgeyi neden sakladığınızı yazılı olarak açıklayamıyorsanız silme zamanı gelmiş olabilir. Reddedilen adayın belgesi için bu soru daha da önemlidir.

İmzala.org Belge Toplama eklentisinde süreler şöyledir:

• Yüklenen belge kural olarak yükleme anından itibaren 365 gün saklanır; süresi dolan dosyalar günlük otomatik imha işlemiyle silinir.
• Ancak kuruluş talebi sonuçlandırmadıkça (belgeyi kabul veya reddetmedikçe ya da talebi iptal etmedikçe) talep kapsamındaki güncel belge, süresi dolmuş olsa bile silinmez. Adli sicil kaydı içeren talepleri karar verir vermez sonuçlandırın.
• Sözleşmeye bağlı belgede sözleşme iptal edilir, süresi dolar, reddedilir ya da kişi sözleşmenin muhatabı olmadığını bildirirse kalan süre 90 güne iner (kalan süre zaten daha kısaysa değişmez).
• Sözleşme tamamlandığında kuruluş kendi saklama süresini (1 gün ile 10 yıl arasında) belirlemişse o süre uygulanır. Bu ayar bugün panelde bulunmaz; kuruluş sahibinin [email protected] adresine yazılı talebiyle yapılır ve geriye dönük uygulanmaz. Adli sicil kaydı için kısa bir süre belirlemek ölçülülük ilkesine daha yakındır.
• Eklenti yenilenmezse belgeler yaklaşık 90 gün sonra toplu silinir.

Silinen belgelerin şifreli kopyaları, yalnız geri yükleme amacıyla tutulan yedeklerde kalmaya devam edebilir. Genel saklama süreleri için dijital imzalı belge saklama süreleri rehberimize bakabilirsiniz.

Kontrol listesi: adli sicil kaydı istemeden önce

1. Belgeyi hangi pozisyon veya ilişki için istediğinizi yazın.
2. Dayandığınız KVKK m.6/3 bendini ve varsa ilgili kanun maddesini belirleyin.
3. Kişiyi m.10’a göre aydınlatın; açık rızaya dayanıyorsanız rızayı ayrıca alın.
4. Yalnız adli sicil kaydını isteyin; arşiv kaydı ve yakınların kaydı için ayrı dayanak arayın.
5. Güncellik ölçütünüzü belirleyin ve herkese aynı uygulayın.
6. Belgeyi barkodla kaynağına karşı kontrol edin.
7. Belgeye erişebilecek kişileri karar verecek ekiple sınırlayın; bu kişilerden gizlilik taahhüdü alın, indirilen kopyaları şifreli ortamda tutun ve yetkileri düzenli gözden geçirin.
8. Karardan sonra saklama gerekçenizi yazın; gerekçe yoksa belgeyi kendi sistemlerinizden silin ve İmzala.org’dan silinmesini talep edin.

Belge toplama aracı seçiyorsanız bu listeyi belge toplama yazılımı seçim ölçütleri yazımızdaki sorularla birlikte kullanabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

İşveren adli sicil kaydı isteyebilir mi?

Adli sicil kaydı, KVKK m.6/1 uyarınca ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veri içerdiği için özel nitelikli kişisel veridir. KVKK m.6/3’e göre bu verilerin işlenmesi yasaktır ve ancak maddede sayılan şartlardan biri varsa mümkündür; örneğin kanunlarda açıkça öngörülmesi veya istihdam alanındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması. Bu nedenle işveren, istemeden önce hangi şarta dayandığını belirlemeli ve adaya ya da çalışana bildirmelidir.

Şirket adli sicil kaydını doğrudan kurumdan alabilir mi?

Adli Sicil Kanunu m.7/1’e göre adli sicil bilgileri, kullanılış amacı belirtilerek ilgili kişiye veya vekâletnamede açıkça belirtilmek koşuluyla vekiline ya da kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarına verilebilir. Özel şirketler bu sayımda yer almadığı için uygulamada belge kişinin kendisinden istenir; kişi belgeyi e-Devlet Kapısı’ndaki Adli Sicil Kaydı Sorgulama hizmetinden alabilir.

Adli sicil kaydının kaynağı nasıl kontrol edilir?

e-Devlet Kapısı üzerinden alınmış barkodlu bir belge, e-Devlet Kapısı’ndaki Belge Doğrulama sayfasından barkod numarasıyla sorgulanabilir. İmzala.org Belge Toplama eklentisinde kuruluş isterse bu kontrol otomatik yapılır: belgedeki barkod ve T.C. kimlik numarası e-Devlet Kapısı belge doğrulama servisine gönderilir, servisten alınan belge yüklenen PDF ile karşılaştırılır ve belge tarihine göre 180 günlük güncellik kuralı uygulanır. Kayıtların içeriği ayrı bir bilgi olarak okunmaz ve değerlendirilmez.

Adli sicil kaydı ne kadar süre saklanmalı?

KVKK m.4/2-d uyarınca kişisel veriler ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilir; m.7/1 uyarınca işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalkınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. İmzala.org Belge Toplama eklentisinde yüklenen belge kural olarak yükleme anından itibaren 365 gün saklanır; sonuçlanmamış taleplerde, sözleşmeye bağlı belgelerde ve eklenti sona erdiğinde farklı kurallar uygulanır.

Belge yüklerken verilen onay açık rıza yerine geçer mi?

Hayır. İmzala.org’da belge yüklenmeden önce alınan onay, kişinin bilgilendirildiğini ve belgeyi yükleme yetkisini kayda geçirir; açık rıza yerine geçmez. Adli sicil kaydını hangi hukuki sebeple istediğini belirlemek ve açık rıza gerekiyorsa bunu ayrıca almak veri sorumlusu kuruluşun yükümlülüğüdür.