Bayilerden Belge Nasıl Toplanır ve Otomatik Kontrol Edilir?

Bayilerden belge toplamanın en düzenli yolu, her bayiye aynı belge listesini kişiye özel bir bağlantıyla göndermek, belgeleri tek ekranda kalem kalem incelemek ve kabul veya ret kararını belgeyle birlikte kayda geçirmektir. “Otomatik kontrol” kısmında dürüst olalım: bayi evrakının çoğunda belgeyi kabul etme kararını sistem değil, sizin ekibiniz verir. İmzala.org’da kuruluş isterse iki belge kaynağına karşı otomatik kontrol edilir: yerleşim yeri (ikametgâh) belgesi ve adli sicil kaydı. Vergi levhası, imza sirküleri ve ticaret sicili gazetesi için ise belge üzerindeki yazı otomatik okunup kayıtlı bilgilerle karşılaştırılabilir; bu bir ön incelemedir, belgeyi kaynağından doğrulamaz.

Bu yazıda bayi evrakı kontrol listesini, belge türü başına “neye bakılır, kim karar verir, otomatik mi elle mi” tablosunu ve süreci kurarken mevzuattan gelen birkaç kuralı bulacaksınız. Bilgiler 8 Kasım 2026 itibarıyla günceldir.

Bayi evrakı neden dağınık kalır?

Bayi ağı yöneten firmalarda evrak üç ayrı ekibin masasına düşer: satış bayiyi kazanır, operasyon sözleşmeyi hazırlar, finans cari hesabı açar. Her ekip belgeyi kendi kanalından ister; vergi levhası e-postayla, imza sirküleri mesajlaşma uygulamasıyla, kimlik fotokopisi bir başka yazışmayla gelir. Sonuçta üç sorun oluşur:

• Hangi bayide hangi belgenin eksik olduğu bir tabloda elle izlenir.
• Belgenin son hâli ile eski hâli karışır (özellikle temsilci değişikliğinden sonra).
• Kimlik ve şirket bilgisi taşıyan dosyalar kişisel e-posta kutularında birikir.

Bu yüzden önce listeyi, sonra kontrol sorumluluğunu netleştirmek gerekir.

Bayi evrakı kontrol listesi

Aşağıdaki liste bayi sözleşmelerinde sık istenen belgeleri toplar. Resmî bir zorunlu liste değildir; hangi belgeyi hangi amaçla isteyeceğinize kuruluşunuz karar verir.

Şirket (tüzel kişi) bayi için:

1. Vergi levhası
2. Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi: kuruluş ilanı ve varsa son unvan, adres ve temsil değişikliği ilanları
3. İmza sirküleri (sözleşmeyi imzalayacak yetkiliye ait)
4. Faaliyet belgesi (bağlı olunan odadan alınan oda kayıt belgesi)
5. Sözleşmeyi imzalayacak yetkilinin kimlik belgesi
6. Banka hesap bilgisini gösteren yazı (cari hesap açılışı için)

Şahıs işletmesi bayi için ek olarak:

7. Yerleşim yeri (ikametgâh) belgesi

Yalnız gerekçesi varsa:

8. Adli sicil kaydı. Bu belge özel nitelikli kişisel veri içerir; aşağıdaki KVKK bölümüne bakın.

Hazır listeyi bir kez belge şablonu olarak kaydetmek, her yeni bayide aynı listenin gitmesini sağlar. İmzala.org Belge Toplama eklentisinde bir talepte en fazla 25 belge kalemi bulunabilir; her kalemin zorunlu ya da isteğe bağlı olduğunu siz seçersiniz.

Belge türüne göre karar tablosu

Bu tablo, kontrolün kimde olduğunu açıkça gösterir. Son sütunda yalnız İmzala.org Belge Toplama eklentisinde bugün sunulan kontroller yazılıdır; hepsi kuruluş isterse çalışır.

Tablodaki “elle” ifadesi, belgenin İmzala.org tarafından ne okunduğu ne de kaynağına karşı kontrol edildiği anlamına gelir. “Ön inceleme” yazan belgelerde yalnız belge üzerindeki yazı okunur. Kaynak kontrolü dışında İmzala.org yüklenen belgelerin gerçekliğini, içeriğinin doğruluğunu veya talep ettiğiniz amaca uygunluğunu doğrulamaz. Belgenin alınma zamanı ve içerik özeti (SHA-256) kaydedilir; bu kayıt belgenin yüklendikten sonra değiştirilmediğini teknik olarak kontrol etmeyi sağlar ama gerçekliğini göstermez.

Otomatik kontroller: kaynaktan kontrol ile belge okuma farkı

Eklentide iki farklı türde otomatik kontrol vardır ve aynı şey değildir. Kaynaktan kontrol, belgenin e-Devlet Kapısı belge doğrulama servisindeki kayıtla karşılaştırılmasıdır; bu yerleşim yeri belgesi ve adli sicil kaydında yapılır. Belge okuma ise yüklenen belge üzerindeki yazının otomatik okunup kayıtlı bilgilerle karşılaştırılmasıdır; belgenin gerçek veya güncel olduğunu göstermez. İmzala.org’un belgeyi düzenleyen kurumlarla veya e-Devlet Kapısı ile resmî bir bağı, ortaklığı veya entegrasyon anlaşması yoktur; kontroller bu kurumların sunduğu hizmetler kullanılarak yapılır.

Kaynaktan kontrol: yerleşim yeri belgesi ve adli sicil kaydı

Kuruluş bu kalem için kaynak kontrolü istediyse, yüklenen belgedeki barkod ve T.C. kimlik numarası e-Devlet Kapısı belge doğrulama servisine gönderilir ve servisten alınan belge, yüklenen PDF ile karşılaştırılır. Yüklenen belgenin kendisi bu servise gönderilmez ve bu işlem sırasında kişinin e-Devlet hesabına giriş yapılmaz. e-Devlet’ten alınan belge kaydedilmez.

Yerleşim yeri belgesinde kuruluşa yalnız durum gösterilir: belgenin kaynakta bulunup bulunmadığı, yüklenen belgeyle eşleşip eşleşmediği, belgedeki T.C. kimlik numarası ile belgenin kime ve hangi amaçla verildiği bilgisinin kuruluşun beklediği bilgilerle uyuşup uyuşmadığı ve belgenin geçerlilik durumu. Uyuşmayan alan varsa yalnız alanın adı (örneğin “adres” veya “belge tarihi”) gösterilir; değeri gösterilmez.

Adli sicil kaydında belge ayrıca belge tarihine göre güncellik bakımından kontrol edilir; hizmetin kuralı belge tarihinden itibaren 180 gündür. İmzala.org bu kontrolde kayıtların içeriğini (kayıt bulunup bulunmadığı dahil) ayrı bir bilgi olarak okumaz, değerlendirmez ve kaydetmez. Bu belgeyi istemenin KVKK m.6 dayanağını belirlemek kuruluşunuza aittir.

Kaynak kontrolünün sonucu karar sürecini etkiler. Kontrol, belgenin kaynaktaki belgeyle uyuşmadığını veya T.C. kimlik numarasının eşleşmediğini gösteriyorsa ya da adli sicil kaydının belge tarihinden itibaren 180 gün geçmişse kuruluş bu belgeyle talebi onaylayamaz; talep bir sözleşmeye bağlıysa belge imza sürecindeki belge adımını da tamamlamaz. Kaynakla eşleşen yerleşim yeri belgesi imza sürecindeki belge adımını tamamlar; eşleşen ve 180 günü geçmemiş adli sicil kaydı, hizmetin yapılandırmasına göre belge adımını kendiliğinden tamamlayabilir ya da kuruluşa yalnız bilgi olarak sunulur. Kaynağa ulaşılamaması gibi sonuçsuz kontrollerde karar kuruluşa aittir. Ayrıntılar Belge Toplama Aydınlatma Metni’nde yer alır.

e-Devlet Kapısı üzerinden oluşturulmuş diğer barkodlu belgeler için ekibiniz e-Devlet Kapısı’ndaki Belge Doğrulama sayfasından barkod numarasıyla elle sorgu yapabilir (8 Kasım 2026’da kontrol edildi). Bu sorgu sizin ekibinizin yaptığı bir işlemdir; ürün tarafından otomatik yürütülmez. Sorgunun dayanağını ve sonucun kullanımını kuruluşunuz belirler.

Belge okuma: vergi levhası, imza sirküleri ve ticaret sicili gazetesi

Kuruluş isterse bu üç belge için ön inceleme açılabilir. İmzala.org belgeyi kendi sunucusunda otomatik olarak metne dönüştürür (OCR) ve okunan bilgileri talepte veya sözleşmede kayıtlı bilgilerle karşılaştırır: vergi levhasında unvan ve vergi bilgileri, imza sirkülerinde unvan ve sözleşmedeki kişiyle eşleşen yetkilinin yetki kullanım şekli ve temsil süresi, ticaret sicili gazetesinde şirket unvanı. Ticaret sicili gazetesi ve imza sirkülerinde karşılaştırmanın sonucu yalnız kuruluşa gösterilir.

Okuma hatalı veya eksik olabilir ve kuruluşun kendi incelemesinin yerine geçmez. Levhanın geçerliliğini kontrol etmek kuruluşa aittir; İmzala.org Gelir İdaresi Başkanlığı’na sorgu göndermez. Gazete ve sirküler okuması güncel temsil yetkisini doğrulamaz. Vergi levhası ve ticaret sicili gazetesi bu işlem için yurt dışına gönderilmez.

Yapay zekâ yalnız imza sirkülerinde ve kuruluş bu kalem için açtıysa devreye girer: otomatik okuma unvan, yetkili, kullanım şekli veya temsil süresinden birini çıkaramazsa, sirkülerin yalnız bilgi bölümü (adlar ve şirket unvanı kodlanarak; kodlanmış metin kişisel veri niteliğini korur) OpenRouter aracılığıyla ABD’deki yapay zekâ sağlayıcılarına, kalıcı saklamanın kapalı olduğu yapılandırmayla gönderilir. Bu adım KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarımdır. Kuruluş yapay zekâ ile yorumlamayı açmadıysa sirküler yurt dışına gönderilmez.

Mevzuattan gelen iki kural

İmza örnekleri ve temsil kaydı ticaret sicilinde durur. Türk Ticaret Kanunu m.40/2’ye göre gerçek kişi tacir ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların imzaları, kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarındaki imza verilerinden elektronik ortamda temin edilerek merkezi ortak veri tabanındaki sicil dosyasına kaydedilir; bu hüküm imza örneklerinin kaydını düzenler, yetkinin kendisini değil. Temsil yetkisi anonim şirkette ayrıca tescil ve ilan edilir: TTK m.373/1’e göre yönetim kurulu, temsile yetkili kişileri ve bunların temsil şekillerini gösterir kararının noterce onaylanmış suretini, tescil ve ilan edilmek üzere ticaret siciline verir. Pratik sonucu şudur: imza sirkülerini ticaret sicili gazetesindeki son temsil ilanıyla birlikte okuyun. İkisi çelişiyorsa ticaret sicilindeki güncel kaydı esas alın ve bayiden açıklama isteyin.

Sicil kaydı ilandan sonra sonuç doğurur. TTK m.36/1’e göre ticaret sicili kayıtları üçüncü kişiler hakkında, tescilin Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde ilan edildiği günü izleyen iş gününden itibaren hukuki sonuç doğurur; m.36/3’e göre üçüncü kişilerin, kendilerine karşı sonuç doğurmaya başlayan sicil kayıtlarını bilmediklerine ilişkin iddiaları dinlenmez. Yani ilan edilmiş bir değişikliği bilmediğinizi ileri sürmeniz dinlenmez; bu yüzden eski sirkülere dayanmak sizi korumayabilir. Yenileme döneminde gazetenin son ilanını yeniden istemek bu yüzden önemlidir.

Bayi sözleşmesinin kendisi ve tacirler arasındaki ihtarlar için tacirler arası dijital imza rehberimize bakabilirsiniz.

Bayi evrakı nasıl toplanır: altı adım

1. Listeyi belirleyin. Yukarıdaki kontrol listesinden bayi tipinize uyan kalemleri seçin, gereksiz belgeyi çıkarın.
2. Sorumluyu atayın. Tablodaki “kim karar verir” sütununu kendi ekip adlarınızla doldurun.
3. Talebi sözleşmeyle birleştirin. Evrakı sözleşmeden ayrı istemek, imza bittikten sonra eksik belgenin fark edilmesine yol açar.
4. Bayiye tek bağlantı gönderin. Bayi yetkilisi hangi belgenin zorunlu olduğunu tek listede görür.
5. Kalem kalem karar verin. Hatalı belgeyi gerekçe yazarak reddedin; bayi yalnız o belgeyi yeniden yükler.
6. Yenileme döneminde tekrarlayın. Sirküler ve gazete gibi değişebilen belgeleri her yenilemede yeniden isteyin. Yüzlerce bayiye aynı anda gönderim için toplu imza gönderimi rehberimize göz atın.

İmzala.org’da nasıl çalışır?

Belge Toplama, organizasyon çalışma alanında kullanılan ücretli bir eklentidir ve hiçbir plana dahil değildir. İki yolla kullanılır:

• Sözleşmeye bağlı: Sözleşme sihirbazının Belgeler adımında her belgenin hangi imzacıdan isteneceğini ve belgelerin sözleşme gönderilince mi yoksa imza tamamlanınca mı isteneceğini seçersiniz. Bayi yetkilisi imzadan önce istenen belgeleri imza ekranının içinden, imzadan sonra istenenleri kendisine açılan belge sayfasından yükler. İsterseniz belgeler yüklenmeden imza alınmaz.
• Bağımsız talep: Kişiye özel, 14 gün geçerli bir yükleme bağlantısı gönderirsiniz. Karşı taraf hesap açmadan telefonundan ya da bilgisayarından yükler.

Gelen belgeleri önizler, indirir, kabul eder ya da gerekçe yazarak reddedersiniz. Her dosya yükleme sırasında zararlı yazılım taramasına gönderilir; bu kontrol bir dosyanın zararsız olduğunu garanti etmez. İmzalayanın kimliğini ayrıca teyit etmek isterseniz imza akışında kimlik fotoğrafı doğrulamasını açabilirsiniz; bu adım kişinin kimliğine ilişkindir, bayi adına temsil yetkisini göstermez. Uzaktan kimlik doğrulamanın sınırları için uzaktan kimlik doğrulama yazımıza bakabilirsiniz.

Bayi sözleşmesi tarafı için çok belgeli zarf, toplu gönderim ve arşiv özellikleri Bayi Sözleşmeleri Yönetimi sayfasında anlatılır.

KVKK: veri sorumlusu kimdir?

Bayi yetkilisinin kimliği, yerleşim yeri belgesi ve imza sirküleri kişisel veri içerir. Yüklenen belgeler bakımından kurum veri sorumlusu, İmzala.org veri işleyendir; yükleme öncesi onay kaydı ve güvenlik kayıtları bakımından İmzala.org sınırlı olarak veri sorumlusudur. Hangi belgeyi hangi hukuki sebeple istediğinizi belirlemek ve kişiyi aydınlatmak kuruluşunuza aittir. Aydınlatmada KVKK m.10’da sayılan bilgileri (veri sorumlusunun kimliği, işleme amacı, aktarılan taraflar, toplama yöntemi ve hukuki sebep) ve kişinin m.11’deki haklarını vermelisiniz. Kişinin yüklemeden önce verdiği onay açık rıza yerine geçmez; açık rıza gerekiyorsa kuruluşunuz bunu ayrıca alır.

Özel nitelikli veriye ayrıca dikkat edin. KVKK m.6/1’e göre ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile sağlık verileri özel nitelikli kişisel veridir; m.6/3’e göre bu verilerin işlenmesi yasaktır ve ancak maddede sayılan şartlardan biri varsa mümkündür. Bayiden adli sicil kaydı veya sağlık raporu istiyorsanız dayanağı belirlemek kuruluşunuzun sorumluluğundadır.

Saklama tarafında, yüklenen belge kural olarak yükleme anından itibaren 365 gün saklanır; süre dolduğunda talep sonuçlanmışsa günlük otomatik imha işlemiyle silinir. Sözleşmeye bağlı belgede sözleşme iptal edilir, süresi dolar veya reddedilirse kalan süre 90 güne iner; sözleşme tamamlandığında kuruluş kendi saklama süresini (1 gün ile 10 yıl arasında) belirlemişse o süre uygulanır. Eklenti yenilenmezse belgeler yaklaşık 90 gün sonra toplu silinir. Silinen belgelerin şifreli kopyaları, yalnız geri yükleme amacıyla tutulan yedeklerde kalmaya devam edebilir.

Veriler birincil olarak Türkiye’deki (İstanbul) veri merkezinde işlenir; trafik yönlendirme (Cloudflare), e-posta iletimi, şifreli yedekleme ve kuruluşun açtığı imza sirküleri yapay zekâ yorumlaması gibi işlemlerde yurt dışındaki alt işleyenler devreye girer; bu adımlar KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarımdır. Güncel liste Alt İşleyenler sayfasında, yükleyen kişiye yönelik metinler Belge Toplama Koşulları ve Belge Toplama Aydınlatma Metni sayfalarındadır. İmza sürecindeki rol dağılımı için KVKK ve imza süreçleri yazımız, saklama süreleri için dijital imzalı belge saklama süreleri rehberi yardımcı olur.

Kısaca

Bayi evrakında hız, otomasyondan çok düzenden gelir: tek liste, tek bağlantı, belge başına belli bir karar sahibi ve gerekçeli ret. Kaynaktan otomatik kontrol bugün yerleşim yeri belgesinde ve adli sicil kaydında, kuruluş istediğinde çalışır ve kaynakla çelişen belgenin onayını engeller. Vergi levhası, imza sirküleri ve ticaret sicili gazetesi kuruluş isterse okunup kayıtlı bilgilerle karşılaştırılabilir, ama bu kaynaktan doğrulama değildir. Kaynak kontrolünün engellediği durumlar dışında belgeyi kabul etme kararı sizin ekibinizdedir; sözleşmeye bağlı talepte kaynakla eşleşen belge, belge adımını kendiliğinden tamamlayabilir. Bunu baştan bilen bir süreç, “sistem kontrol etmişti” yanılgısına düşmez.

Sıkça Sorulan Sorular

Bayilik evrakları listesinde hangi belgeler olur?

Şirket bayilerde genellikle vergi levhası, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi (kuruluş ve son temsil ilanları), imza sirküleri, oda kayıt (faaliyet) belgesi ve sözleşmeyi imzalayacak yetkilinin kimliği istenir. Şahıs işletmesi bayilerde yerleşim yeri belgesi de eklenebilir. Listeyi kendi risk değerlendirmenize ve hukuki dayanağınıza göre siz belirlersiniz; burada verilen liste resmî bir zorunlu liste değildir.

Bayi belgeleri otomatik kontrol edilebilir mi?

Kısmen ve yalnız kuruluş isterse. İmzala.org Belge Toplama eklentisinde yerleşim yeri (ikametgâh) belgesi ve adli sicil kaydı, belgedeki barkod ve T.C. kimlik numarasıyla e-Devlet Kapısı belge doğrulama servisinden kaynağına karşı kontrol edilebilir; kişinin e-Devlet hesabına giriş yapılmaz. Vergi levhası, imza sirküleri ve ticaret sicili gazetesi için ise belge üzerindeki yazının otomatik okunup kayıtlı bilgilerle karşılaştırıldığı bir ön inceleme açılabilir; bu, kaynaktan doğrulama değildir. Belgeyi kabul etme kararı kural olarak kuruluşa aittir; kaynak kontrolü belgenin kaynakla çeliştiğini gösterirse kuruluş o belgeyle talebi onaylayamaz, sözleşmeye bağlı talepte kaynakla eşleşen belge ise belge adımını kendiliğinden tamamlayabilir.

Bayi sözleşmesi evrakları sözleşmeyle birlikte istenebilir mi?

Evet. Belge Toplama eklentisi etkin organizasyonlarda sözleşme sihirbazının Belgeler adımında hangi belgenin hangi imzacıdan isteneceğini seçersiniz; belgeler sözleşme gönderilince ya da imza tamamlanınca istenir; imzadan önce istenen belgeler imza ekranının içinden, imzadan sonra istenenler kişiye açılan belge sayfasından yüklenir. İsterseniz belgeler yüklenmeden imza alınmamasını seçebilirsiniz.

Bayiden adli sicil kaydı istenebilir mi?

Adli sicil kaydı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veri içerdiği için KVKK m.6 kapsamında özel nitelikli kişisel veridir ve ancak m.6/3’te sayılan şartlardan biri varsa işlenebilir. Dayanağı belirlemek kuruluşunuzun sorumluluğundadır; İmzala.org bu şartı belirlemez ve denetlemez. Kuruluş isterse belge e-Devlet Kapısı belge doğrulama servisinden kaynağına karşı ve belge tarihine göre 180 günlük güncellik kuralıyla kontrol edilir; İmzala.org kayıtların içeriğini ayrı bir bilgi olarak okumaz, değerlendirmez ve kaydetmez.

Toplanan bayi belgeleri ne kadar saklanır?

Belge Toplama eklentisinde yüklenen belge kural olarak yükleme anından itibaren 365 gün saklanır. Sözleşmeye bağlı belgede sözleşme iptal edilir, süresi dolar veya reddedilirse kalan süre 90 güne iner; sözleşme tamamlandığında kuruluş kendi saklama süresini (1 gün ile 10 yıl arasında) belirlemişse o süre uygulanır. Eklenti yenilenmezse belgeler yaklaşık 90 gün sonra toplu silinir. Silinen belgelerin şifreli kopyaları, yalnız geri yükleme amacıyla tutulan yedeklerde kalmaya devam edebilir.