Kimlik Fotoğrafı Doğrulamasında Kimlik Belgesini Kurum Kaydı Olarak Saklama
Kurum çalışma alanında, sözleşme veya şablon sihirbazında Kimlik Fotoğrafı Doğrulama açıkken "Kimlik belgesini depola" seçeneğini açabilirsiniz. Doğrulama başarıyla tamamlanınca imzacının kimlik kartının ön ve arka yüzü, kurumunuzun kaydı olarak tarafın belgeleri arasına eklenir; imzacıdan ayrıca belge yüklemesi istenmez. Saklama amacını seçmek zorunludur ve imzacı çekimden önce bilgilendirilir. Belge Toplama eklentisinin etkin olması gerekir.
Kimlik Fotoğrafı Doğrulama kullanan kurumlar, doğrulama sırasında çekilen kimlik kartı görüntülerini kendi kayıtları için ayrıca istemek zorunda kalıyordu. Artık bu görüntüleri, kurumun seçimiyle doğrudan kurumun belge alanına kaydedebilirsiniz.
Nerede açılır?
Kurum çalışma alanında, sözleşme veya şablon sihirbazının “İmza türü ve doğrulama” adımında Kimlik Fotoğrafı Doğrulama açıkken hemen altında “Kimlik belgesini depola” anahtarı görünür. Anahtarın görünmesi için kurumunuzda Belge Toplama eklentisinin etkin olması gerekir. Kişisel çalışma alanında bu seçenek yoktur.
Anahtarı açtığınızda “Saklama amacı” seçmeniz zorunludur:
- Sözleşmenin kurulması ve yürütülmesi
- Yasal yükümlülüğün yerine getirilmesi
- Müşteri veya çalışan dosyasının tutulması
- Diğer (amacı en çok 120 karakterle yazarsınız)
İsteğe bağlı olarak “Kurum aydınlatma metni bağlantısı” alanına kendi aydınlatma metninizin https:// ile başlayan adresini ekleyebilirsiniz. Bağlantı eklemezseniz imzacıya İmzala.org’un genel Belge Toplama Aydınlatma Metni gösterilir; veri sorumlusu olarak kendi metninizin bağlantısını eklemeniz önerilir.
İmzacı ne görür?
İmzacı, kimlik çekimine başlamadan önce kısa bir bilgilendirme görür: kurumunuzun kimlik kartının ön ve arka yüzünü seçtiğiniz amaçla kendi kaydı olarak saklayacağı, bu kayıt için veri sorumlusunun kurumunuz olduğu ve İmzala.org’un yalnız veri işleyen olarak kurum adına sakladığı belirtilir. Hukuki sebep, saklama süresi ve haklar için kurumunuzun aydınlatma metnine (bağlantı eklemediyseniz Belge Toplama Aydınlatma Metni’ne) yönlendirilir.
Ne saklanır, nerede görünür?
- Yalnız başarıyla tamamlanan doğrulamada, kimlik kartının ön ve arka yüzü kurumunuzun belge alanına, ilgili tarafın belgeleri arasına kaydedilir. Kartın arka yüzünde MRZ alanı ile anne ve baba adı bulunur.
- Kayıt, sözleşme detayındaki “Toplanan Belgeler” bölümünde “Kimlik doğrulamasında toplandı” etiketiyle görünür. İmzacıdan ayrıca belge yüklemesi istenmez.
- Başarısız denemelerin görüntüleri bu amaçla saklanmaz.
- Saklama süresi Belge Toplama kurallarına tabidir: kurumunuz bir belge saklama süresi belirlediyse imza süreci tamamlandığında o süre uygulanır; o zamana kadar ve süre belirlenmemişse kaydın oluştuğu andan itibaren 365 gün geçerlidir. Sözleşme iptal edilir, süresi dolar veya reddedilirse kalan süre 90 güne iner.
Şablon ve gönderilmiş sözleşme
Ayarı bir şablona kaydederseniz, o şablondan oluşturulan sözleşmelere de taşınır. Gönderilmiş bir sözleşmede bu ayar değiştirilemez; yalnız görüntülenir.
Sorumluluk kurumunuzdadır
Bu kayıt için veri sorumlusu kurumunuzdur. Seçeneği yalnız hukuki bir sebebiniz varsa açmanız, amacı doğru seçmeniz ve imzacıyı aydınlatmanız sizin yükümlülüğünüzdür; varsa VERBİS kaydı gibi yükümlülükler de kurumunuza aittir. Kartın arka yüzünde anne ve baba adı bulunur; bu bilgiyi yalnız seçtiğiniz amaçla kullanın. Kart görüntülerini yüz tanıma veya yüz eşleştirme için kullanmayın; bu, görüntüyü özel nitelikli (biyometrik) veriye dönüştürür.
İlgili metinler: KVKK Aydınlatma Metni (sürüm 3.55), İmza Süreci Aydınlatma Metni (sürüm 1.24) ve Belge Toplama Aydınlatma Metni (sürüm 1.6).
Adım adım kurulum için Kimlik Belgesini Depolama rehberine bakabilirsiniz.
Konuyla İlgili