Kişilerden Toplu Sözleşme Gönderimi ve Yeni Kişi İçe Aktarımı

Bayileriniz ya da üyeleriniz gibi düzenli sözleşme gönderdiğiniz bir listeniz varsa, bu listeyi artık bir kez Kişiler’e aktarmanız yeterli. Sonrasında aynı şablonla toplu sözleşme göndermek için her seferinde Excel doldurmanız gerekmiyor.

İki yerden başlayabilirsiniz

• Kişiler sayfasından: listede kişileri işaretleyin, toplu işlem çubuğundaki “Şablonla gönder” düğmesine basın ve kullanacağınız şablonu seçin. Filtreye uyan tüm kişileri seçerek de gönderebilirsiniz.
• Şablondan: belgeli bir şablonun Toplu Sözleşme sekmesinde “Kişilerden seç” deyin.

Her iki yol da aynı adımları açar: Alıcı taraf, Kişiler, Diğer taraflar, Ortak değerler ve Önizleme. Seçtiğiniz her kişi için ayrı bir sözleşme hazırlanır. Gönderilen davetler imza bekleyen sözleşmeye ilişkin işlemsel bildirimlerdir; tanıtım veya pazarlama amacıyla kullanılamaz.

Alanlar kişi kaydından dolar

Şablondaki alanlar mümkün olduğunca kişinin kaydından doldurulur: kişinin kendi bilgileri, bağlı olduğu şirketin unvanı, vergi numarası ve vergi dairesi, adresi ve kendi tanımladığınız özel alanlar (örneğin “Bayi No”). Kişinin bir firmaya bağlı olması o firmayı temsile yetkili olduğunu göstermez; İmzala.org temsil yetkisini doğrulamaz. Hiçbir kişide bulunamayan alanlar Ortak değerler adımında sorulur; tüm sözleşmelerde aynı olacak bir değer girebilir ya da boş bırakıp önizlemede satır satır doldurabilirsiniz.

Önizlemede her değerin nereden geldiği yazılıdır (Kişi, Firma, Özel alan, Ortak). Eşleşmeden emin olunamayan alan tahminle doldurulmaz, Belirsiz olarak boş bırakılır ve sizin doldurmanız beklenir. Bir satırı Düzenle ile açıp yalnızca o sözleşmeye özel değer girebilir, Yeniden doğrula ile kontrol ettirebilirsiniz. Alıcının ad, iletişim ve kimlik bilgileri kişi kaydından gelir; bunları değiştirmek için kişi kaydını düzenlersiniz.

Gönderim etiketini girip “Sözleşmeleri gönder” dediğinizde sonrası Excel ile toplu gönderimle aynıdır: kredi önizlemesi, hemen gönderme ya da zamanlama, satır satır takip. Oluşan her sözleşme seçtiğiniz kişinin kaydına bağlanır ve kişinin Sözleşmeler sekmesinde görünür. Tek seferde en çok 1000 kişiye gönderebilirsiniz.

Kişi içe aktarımı listenizi olduğu gibi alıyor

Kişi/Şirket İçeri Aktar artık daha çok sütun tanıyor:

• Türkçe başlıklar: “Ad Soyad”, “Unvan”, “Vergi Dairesi”, “Vergi Sicil No”, “Adres”, “İl”, “İlçe” gibi başlıklar tanınır. Dosyanızın üstünde bir grup başlığı satırı varsa sütun başlıkları ikinci satırda aranır.
• Şirket: unvan ya da vergi numarası olan satırda kişi ilgili şirkete bağlanır; şirket kayıtlı değilse oluşturulur.
• Adres: adres, il ve ilçe kişinin kaydına yazılır.
• Özel alanlar: tanınmayan sütunlar, aynı adlı özel alan varsa ona yazılır. Yoksa önizlemede “özel alan olarak eklenebilecek sütunlar” listesinde görünür; bunlar varsayılan olarak işaretsizdir ve yalnız işaretlediğiniz sütunlar kaydedilir. Özel alanı yalnızca çalışma alanı yöneticileri ekleyebilir.
• Kayıtlı kişiler: T.C. kimlik numarası ya da e-postası eşleşen kişi atlanmaz; yalnızca boş alanları (adres, şirket bağı, özel alanlar) doldurulur, dolu bilgi değiştirilmez. Önizlemede satırda neyin güncelleneceği yazar, isterseniz satırı atlarsınız.

Kişi kaydındaki bilgiler, şablonda karşılık gelen bir alan varsa sözleşmeye basılır ve karşı tarafa görünür. Kayıt defterinize eklediğiniz kişilerin bilgilerinde veri sorumlusu sizsiniz (kurum adına çalışıyorsanız kurumunuz) ve bu kişilerin aydınlatılması size aittir. İmzala.org bu bilgileri sizin adınıza veri işleyen sıfatıyla işler. Özel alanlara sağlık, din, sendika üyeliği gibi özel nitelikli kişisel veriler eklemeyin; bu bilgiler sözleşmeye basılırsa karşı tarafa da ulaşır. Yalnızca sözleşme için gereken sütunları içe aktarmanızı öneririz.

Adım adım anlatım için Kişilerden Toplu Gönderim Rehberi’ne göz atabilir ya da Kişiler bölümünü açabilirsiniz.