Sözleşme süresi, yenileme hatırlatmaları ve arşiv

imzala.org, sözleşmelerinizin başlangıç ve bitiş tarihini, yenileme tipini ve ihbar süresini takip edebilir; bitiş yaklaşırken sizi hatırlatır ve isterseniz biten veya reddedilen sözleşmeleri arşive alır. Bu takip yalnızca sizin girdiğiniz bilgilere göre kayıt tutan ve hatırlatan bir yardımcı araçtır; aşağıdaki sorumluluk bölümüne bakın.

Şablonda varsayılan süre

Bir şablon oluştururken veya düzenlerken, editörün sol panelindeki Sözleşme Ayarları bölümünü açtığınızda Süre ve yenileme alt bölümünü görürsünüz. Burada girdiğiniz Başlangıç, Bitiş, Süre sonunda ve Hatırlatma (kaç gün önce) ayarları, bu şablondan oluşturulan her yeni sözleşmeye varsayılan olarak taşınır. Şablonda sabit bir başlangıç tarihi girilemez: Belirli bir tarih (gönderimde girilir) seçeneği bunu belirtir; tarihi siz her gönderimde ayrıca girersiniz.

Gönderirken süreyi girme veya değiştirme

Şablonun varsayılanını her gönderimde değiştirebilirsiniz.

Sihirbazdan tekil gönderim

Sözleşmeyi oluştururken veya bir şablondan gönderirken açılan pencerede Süre ve yenileme bölümünü genişletin:

• Başlangıç: Belirli bir tarih, İlk imza atıldığında veya Tüm imzalar tamamlandığında.
• Bitiş: Süre (ay) ya da Bitiş tarihi; ikisi birlikte girilemez.
• Süre sonunda: Kendiliğinden uzar veya Sona erer.
• Kendiliğinden uzar seçiliyse Uzama süresi (ay) ve İhbar süresi (gün) alanları açılır.
• Hatırlatma (kaç gün önce): virgülle ayrılmış, en çok 5 tam sayı; her biri 0 ile 3650 gün arasında olmalıdır. Boş bırakırsanız varsayılan kullanılır.

Hiçbir alanı doldurmazsanız sözleşme Süre takibi yok durumunda kalır; sistem hiçbir tarih veya hatırlatma üretmez. Daha sonra Süre takibini kaldır ile eklediğiniz süre bilgisini de silebilirsiniz.

Toplu (Excel) gönderimde

Toplu gönderim şablonuna, taraf ve değişken sütunlarının yanına şu sabit sütunları ekleyebilirsiniz:

Sütun	Anlamı
sozlesme_baslangic	Başlangıç tarihi
sozlesme_bitis_tarihi	Bitiş tarihi
sozlesme_sure_ay	Süre (ay, tam sayı)
sozlesme_yenileme_tipi	Süre sonunda: otomatik veya uzar yazarsanız Kendiliğinden uzar; biter veya sona erer yazarsanız Sona erer olur (büyük/küçük harf önemli değildir)
sozlesme_ihbar_gun	İhbar süresi (gün, tam sayı)

sozlesme_bitis_tarihi ve sozlesme_sure_ay sütunlarını aynı satırda birlikte doldurmayın; ikisi birlikte girilirse o satır hata verir. Bir değişken veya taraf sütununun adı bu beş sabit adla çakışırsa çakışan sütun değişken olarak okunur; süre bilgisi o satırda dikkate alınmaz.

İmza anında başlayan sözleşmede tarih

Başlangıç İlk imza atıldığında veya Tüm imzalar tamamlandığında olarak seçiliyse: İmza anında başlayan sözleşmede tarih belgeye yazılmaz; süreyi sözleşme metninde belirtin. Sistem başlangıç ve bitiş tarihini yalnızca kendi takibi için günlük olarak hesaplar, belgeye otomatik tarih basmaz. Belgeye tarih basılmasını istiyorsanız başlangıcı Belirli bir tarih yapıp gönderim sırasında elle girmelisiniz.

Süre sonunda: kendiliğinden uzar mı, sona erer mi

• Kendiliğinden uzar: Belirlediğiniz uzama süresi geçtiğinde sistem takip ettiği bitiş tarihini kendiliğinden ileri alır ve sözleşmenin Geçmiş bölümüne Takip edilen bitiş ileri alındı kaydı düşer. Bu bir yenileme bildirimi değildir; yalnızca takip tarihinizi güncel tutar.
• Sona erer: Bitiş tarihi geçtiğinde sözleşme kendiliğinden yeniden imzaya açılmaz veya taslak oluşturulmaz; yalnızca durumu Takip edilen süre doldu olarak işaretlenir ve size bildirilir.

Sözleşme detayındaki Süre ve yenileme kartında Belgedeki bitiş (imzalanan belgeye basılan tarih, varsa) ile Takip edilen bitiş (sizin güncellediğiniz veya sistemin ilerlettiği tarih) ayrı ayrı gösterilir; ikisi farklıysa “Takip tarihi yalnızca hatırlatma amaçlıdır; imzalı belgedeki hükmü değiştirmez.” notu görünür.

Hatırlatmaları kimler alır

Bitiş yaklaştığında hatırlatma, sözleşmeyi gönderen kullanıcıya (organizasyondan ayrılmadıysa) ve organizasyon çalışma alanında sahip/yönetici rolündeki üyelere gönderilir; bu hatırlatma kapatılamaz. Bildirim, uygulama içi bildirim ve e-posta ile birlikte gelir.

Yenileme takibini durdurma

Kendiliğinden uzar olarak işaretli bir sözleşmede hatırlatma ve otomatik ileri almayı istediğiniz an durdurabilirsiniz: sözleşme detay sayfasındaki Süre ve yenileme kartında Yenileme takibini durdur’a basın. Onay penceresinde devam ederseniz sözleşmenin durumu Yenileme takibi durduruldu olur; artık ne hatırlatma gider ne de bitiş tarihi ilerletilir. İstediğiniz zaman aynı karttaki Takibi sürdür ile geri alabilirsiniz.

Arşive alma, iptal et ve arşive al

Tamamlanmış, iptal edilmiş veya süresi dolmuş bir sözleşmeyi listeden kaldırmak için Arşive al’ı kullanın. Sözleşmeler listesinde bir satırın işlem menüsünden, sözleşme detay sayfasının üst kısmından veya birden çok sözleşme seçtiğinizde üstte açılan toplu işlem çubuğundan bu düğmeye basabilirsiniz.

Arşiv, sözleşmeyi listeden kaldırır; saklama süresini ve silme hakkını değiştirmez.

Bir taraf sözleşmeyi reddettiyse sözleşme imza sürecinde (bekleyen) görünmeye devam ettiği için doğrudan arşivlenemez; bunun yerine İptal et ve arşive al seçeneğini kullanırsınız, bu tek işlemde sözleşmeyi önce iptal eder, sonra arşive alır. İmza süreci hâlâ devam eden bir sözleşme arşivlenemez.

Arşivdeki bir sözleşme salt okunurdur: düzenleme, hatırlatma, taraf veya sayfa değişikliği gibi işlemler kapalıdır; önce Arşivden çıkar ile arşivden çıkarmanız gerekir. Sözleşmeler listesinde varsayılan görünüm arşivdeki sözleşmeleri göstermez; üst araç çubuğundaki Sözleşme arşivi filtresini açtığınızda yalnızca arşivdeki sözleşmeler listelenir.

“Yaklaşan bitişler”

Ana sayfadaki Yaklaşan bitişler bloğu, bitiş tarihi yaklaşan (veya ihbar süresi sonu yaklaşan) sözleşmelerinizi listeler; Tümünü gör’e basarak Sözleşmeler listesindeki aynı süzgeci (30 gün içinde, 60 gün içinde, 90 gün içinde veya Hepsi) açabilirsiniz. Sözleşmeler listesindeki Sözleşme Bitişi sütunu, süre takibi olan her sözleşmede takip edilen bitiş tarihini gösterir; takip yoksa sütun boş görünür.

Kopyalayıp yeniden gönderme

Süresi biten ya da yenilemek istediğiniz bir sözleşmeyi baştan hazırlamanız gerekmez. Sözleşmeler listesinde satırın işlem düğmelerinden veya sözleşme detay sayfasının üst kısmından Kopyala’ya basın. Onay penceresinde Kopyala ile devam ettiğinizde yeni bir taslak oluşur ve düzenleme ekranında açılır; başlığın sonuna “(kopya)” eklenir.

• Kopyalanır: belge veya belgeler, alanların yerleşimi, sizin doldurduğunuz alan değerleri, taraflar (ad, e-posta, telefon, rol, sıra ve doğrulama ayarları) ve süre ayarları (başlangıç şekli, süre, yenileme tipi, ihbar süresi, hatırlatma günleri).
• Kopyalanmaz: imzalar, imzacıların doldurduğu değerler, tarafların T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, adres ve vergi numarası, sabit başlangıç ve bitiş tarihleri ile son imzalama tarihi.

Yeni taslakta tarihleri ve şartları güncelleyip her zamanki gibi gönderirsiniz. Eski sözleşme olduğu gibi kalır.

Sorumluluk

Süre takibi ve otomatik ileri alma, sözleşmenizdeki bilgilere göre hatırlatma yapmak için tutulan bir kayıttır. Sözleşmenin hukuken yenilenip yenilenmediğini, feshedilip edilmediğini veya geçerliliğini İmzala.org belirlemez. Bu değerlendirme imzalı belgeye ve taraflar arasındaki yazışmalara göre yapılır.