Sözleşme Süresi, Yenileme Hatırlatması, Kopyalama ve Arşiv
Sözleşmelere başlangıç, bitiş, yenileme tipi ve ihbar süresi eklenebiliyor. Bitiş ve ihbar tarihi yaklaşınca sözleşme sahibine ve şirket yöneticilerine e-posta hatırlatması gidiyor. Yaklaşan bitişleri listede ve ana sayfada görebilir, bir sözleşmeyi kopyalayıp yeni tarihlerle yeniden gönderebilir, tamamlanan sözleşmeleri arşive taşıyabilirsiniz.
Çok sayıda sözleşmeyi yöneten ekipler için bitiş ve yenileme tarihlerini kaçırmamak artık daha kolay. Süre bilgisini sözleşmeyle birlikte kaydediyorsunuz, hatırlatmaları sistem gönderiyor.
Süre ve yenileme bilgisi
Sözleşme oluştururken ya da şablonda “Süre ve yenileme” bölümünden şunları belirleyebilirsiniz:
- Başlangıç: belirli bir tarih (geçmiş tarih de olabilir), “İlk imza atıldığında” veya “Tüm imzalar tamamlandığında”.
- Bitiş: ay cinsinden süre ya da doğrudan bitiş tarihi.
- Süre sonunda: “Kendiliğinden uzar” ya da “Sona erer”. Kendiliğinden uzayan sözleşmede uzama süresini de girersiniz.
- İhbar süresi (gün) ve hatırlatmanın kaç gün önce gideceği.
Şablona eklediğiniz süre bilgisi o şablondan gönderilen her sözleşmeye varsayılan olarak gelir. İsterseniz gönderim sırasında değiştirebilirsiniz. Toplu gönderimde her satıra ayrı değer verebilirsiniz. Gönderdiğiniz sözleşmelerde de sözleşme sayfasındaki süre kartından bu bilgileri sonradan düzenleyebilirsiniz.
İmzala.org belgenizdeki tarihlere dokunmaz. Takip tarihi yalnızca hatırlatma içindir, imzalı belgedeki hükmü değiştirmez.
Hatırlatmalar
Bitiş ya da ihbar son günü yaklaştığında sözleşmeyi gönderen kişiye e-posta gider. Şirket çalışma alanındaki sözleşmelerde şirket sahibi ve yöneticiler de hatırlatma alır. Kendiliğinden uzayan sözleşmelerde süre dolunca takip edilen bitiş tarihi bir sonraki döneme ileri alınır. Hatırlatmaların sözleşmenin hukuken yenilenip yenilenmediğini, feshedilip edilmediğini veya geçerliliğini belirlemediğini unutmayın; bu değerlendirme imzalı belgeye göre yapılır.
Bir sözleşme için takibi istediğiniz an “Yenileme takibini durdur” ile kapatabilirsiniz.
Yaklaşan bitişler
Sözleşme listesindeki “Yaklaşan bitişler” süzgeci ile önümüzdeki 30, 60 veya 90 gün içinde bitecek sözleşmeleri görebilirsiniz. Listeye “Sözleşme Bitişi” sütunu eklendi. Ana sayfadaki “Yaklaşan bitişler” bloğu en yakın tarihleri tek bakışta gösterir.
Kopyalayıp yeniden gönderin
Süresi biten ya da yenilemek istediğiniz bir sözleşmeyi baştan hazırlamanız gerekmiyor. Sözleşme listesindeki satır menüsünden veya sözleşme sayfasından “Kopyala” ile belge, alanlar, taraflar ve süre ayarları yeni bir taslağa aktarılır. Taslakta tarihleri ve şartları güncelleyip yeniden gönderebilirsiniz. İmzalar ve imzacıların doldurduğu değerler kopyalanmaz, eski sözleşme olduğu gibi kalır.
Arşiv
İmza süreci biten sözleşmeleri “Arşive al” ile listeden kaldırabilirsiniz; tek tek ya da toplu seçerek. Arşivdeki sözleşme salt okunurdur ve “Arşivden çıkar” ile her zaman geri gelir. Arşiv yalnızca görünümü düzenler, saklama süresini ve silme hakkınızı değiştirmez. Reddedilmiş bir sözleşmeyi “İptal et ve arşive al” ile tek adımda kapatabilirsiniz.
API ve webhook
API v1 ile sözleşme oluştururken süre bilgisini gönderebilir, arşiv işlemlerini yapabilirsiniz. Yeni contract.expiring, contract.ended ve contract.advanced webhook olaylarıyla kendi sistemlerinizi de haberdar edebilirsiniz. Mevcut entegrasyonlarınızda değişiklik yapmanız gerekmez.
Ayrıntılı kullanım için Sözleşme süresi ve yenileme takibi rehberine göz atın.
Konuyla İlgili