Sözleşme Listesinden Toplu PDF İndirme ve Excel Dosya Listesi
Sözleşmeler sayfasında seçtiğiniz ya da filtrenize uyan tamamlanmış sözleşmelerin imzalı PDF'lerini tek ZIP dosyasında indirebilirsiniz. ZIP'in içine eklenen Excel listesi her PDF dosyasının hangi sözleşmeye, hangi belgeye ve hangi taraflara ait olduğunu gösterir. Çok belgeli zarflarda her belge ayrı PDF olarak iner.
Arşiv, muhasebe ve denetim işlerinde sözleşmeleri tek tek indirmek zaman alıyordu. Artık sözleşme listenizden toplu indirme yapabilir, indirdiğiniz dosyaların hangi sözleşmeye ait olduğunu ZIP’in içindeki Excel listesinden görebilirsiniz.
İki yerden toplu indirme
Seçerek indirme: Listede istediğiniz sözleşmeleri işaretleyin, üstte beliren çubuktan “PDF’leri İndir (ZIP)” deyin. Farklı sayfalarda işaretlediğiniz sözleşmeler de indirmeye dahil edilir.
Filtreye göre indirme: Dışa Aktar menüsünden “İmzalı PDF’ler ve liste (ZIP)” seçeneğiyle, o an uyguladığınız filtreye (arama, durum, tarih, klasör, etiket) uyan tüm sözleşmeleri indirin.
ZIP’in içindeki Excel listesi
ZIP dosyasının içine sozlesme-listesi.xlsx adında bir liste eklenir. Bu listede her satır için şunlar yer alır: PDF dosya adı, sözleşme adı, belge adı, durum, oluşturma ve tamamlanma tarihi, taraflar (ad soyad ve e-posta adresi), sözleşme numarası ve açıklama notu. Böylece hangi dosyanın hangi sözleşmeye ait olduğunu tek bakışta görür, listeyi kendi arşiv veya muhasebe kaydınıza aktarabilirsiniz.
İmzası tamamlanmamış ya da PDF’i o an hazırlanmakta olan sözleşmeler de listeye nedeni yazılarak eklenir. Böylece indirmenin neyi kapsayıp neyi kapsamadığı kayıt altında kalır.
İndirdiğiniz dosyalar sözleşme taraflarının ad ve e-posta bilgilerini içerir; bu dosyaların saklanması ve paylaşılması sizin sorumluluğunuzdadır.
Çok belgeli zarflarda her belge ayrı iner
Bir sözleşmede birden fazla belge varsa (örneğin hizmet sözleşmesi, ek protokol ve fiyat listesi birlikte gönderildiyse) belgelerin hepsi ayrı PDF olarak ZIP’e girer ve Excel listesinde ayrı satırda görünür.
Sınırlar
Dosyalar tarayıcınızda birleştirildiği için tek seferde en fazla 500 sözleşme indirilebilir. Daha büyük arşivlerde filtrenizi daraltıp (örneğin tarih aralığı veya yalnızca tamamlanmış sözleşmeler) birkaç parça halinde indirin. Toplam dosya boyutu 750 MB’ı aşarsa indirme kalan dosyaları eklemez ve bunları listede belirtir.
Toplu indirme yalnızca kendi çalışma alanınızda görme yetkiniz olan sözleşmeleri kapsar; yetkileriniz her dosya için ayrı ayrı kontrol edilir.
Konuyla İlgili