Kişilerden Toplu Sözleşme Gönderme

Aynı şablonu düzenli olarak bir listeye gönderiyorsanız (bayiler, üyeler gibi) listeyi Excel’e doldurmak yerine doğrudan Kişiler’den seçebilirsiniz. Seçtiğiniz her kişi için ayrı bir sözleşme hazırlanır ve sözleşmedeki alanlar kişinin kaydından doldurulur. Gönderilen davetler imza bekleyen sözleşmeye ilişkin işlemsel bildirimlerdir; tanıtım veya pazarlama amacıyla kullanılamaz.

Bu yol belgeli şablonlarda çalışır. Belgesi her seferinde değişen Alan Şablonu ile kullanılamaz.

Önce: listeniz Kişiler’de olsun

Kişileriniz henüz kayıtlı değilse Kişiler sayfasındaki İçeri Aktar ile CSV veya Excel dosyanızı yükleyin. İçe aktarım şirket, adres ve özel alan sütunlarını da tanır; ayrıntılar Kişiler ve Firmalar rehberinde.

Şablonunuzda kişiden gelmesini istediğiniz bilgiler için alan adlarını kayıttaki bilgilerle uyumlu seçin (örneğin “Unvan”, “Vergi Dairesi”, “Adres” ya da özel alanınızın adı olan “Bayi No”). Eşleşme alan adı üzerinden yapılır.

1. Kişileri seçin

İki yerden başlayabilirsiniz:

• Kişiler sayfasından: kişileri işaretleyin ve toplu işlem çubuğundaki “Şablonla gönder” düğmesine basın. Açılan pencereden belgeli şablonu seçin. Listede bir filtre uyguladıysanız filtreye uyan tüm kişileri seçerek de gönderebilirsiniz.
• Şablondan: şablonun detay sayfasında Toplu Sözleşme sekmesini açıp “Kişilerden seç” deyin. Kişiler adımında arama ve etiket filtresiyle kişileri seçin.

Tek seferde en çok 1000 kişi seçilebilir. Daha büyük listeleri etiket ya da filtreyle bölerek gönderin.

2. Alıcı taraf

Şablonda birden çok taraf varsa, kişilerin hangi tarafta yer alacağını seçin (örneğin Bayi). Şablonda tek taraf varsa bu adım atlanır.

3. Diğer taraflar

Tüm sözleşmelerde aynı kalan tarafların (örneğin sizin şirketinizden imzalayacak kişi) bilgilerini bir kez girin.

4. Ortak değerler

Seçtiğiniz kişilerin hiçbirinde bulunamayan alanlar burada listelenir. Tüm sözleşmelerde aynı olacak bir değer girebilir (örneğin sözleşme dönemi) ya da boş bırakıp önizlemede satır satır doldurabilirsiniz. Tüm alanlar kişi kayıtlarından dolduysa bu adımda yapılacak bir şey yoktur.

5. Önizleme

Her satır bir sözleşmedir. Değerler şu sırayla aranır:

1. Önizlemede bir satıra özel girdiğiniz değer ve Ortak değerler adımında girdiğiniz değer (sizin girdiğiniz her zaman önce gelir)
2. Kişinin ve bağlı olduğu firmanın özel alanları (alan adı eşleşirse)
3. Kişinin ve firmanın kayıtlı bilgileri: unvan, vergi numarası, vergi dairesi, adres, il, ilçe, ad soyad

Her değerin yanında nereden geldiği yazar: Kişi, Firma, Özel alan, Ortak, Satıra özel. İki farklı özel alan aynı alana uyuyorsa sistem tahmin yürütmez; hücre Belirsiz olarak boş kalır ve sizin doldurmanız gerekir.

• Bir satırı düzeltmek için Düzenle deyin. Girdiğiniz değer yalnızca o sözleşme için geçerlidir, kişi kaydını değiştirmez.
• Düzenlemelerden sonra Yeniden doğrula ile satırları kontrol ettirin. Bekleyen düzenleme varken gönderim yapılamaz.
• Yalnız sorunlu satırları göster ile eksik ya da hatalı satırlara odaklanın.
• Alıcının ad, soyad, e-posta, telefon ve T.C. kimlik numarası kişi kaydından gelir ve önizlemede değiştirilemez. Yanlışsa Kişi kaydında düzenle bağlantısıyla kaydı düzeltin. Önizlemede alıcının T.C. kimlik numarasının yalnızca son iki hanesi görünür. Şahıs işletmelerinde vergi numarası olarak kayıtlı T.C. kimlik numarası ve özel alanlardaki değerler maskelenmeden gösterilir.

Göndermeden önce kişi kayıtları ya da şablon değiştiyse önizleme yenilenir ve sizden yeniden kontrol etmeniz istenir.

6. Gönderin

Gönderim etiketini ve gönderim aralığını girin, harcanacak krediyi kontrol edip “Sözleşmeleri gönder” deyin. Bundan sonrası Excel ile toplu gönderimle aynıdır: sözleşmeler oluşturulur, gönderim sayfasından hemen gönderir ya da ileri bir tarihe zamanlarsınız, her satırı ayrı takip edersiniz. Şablonun Toplu Sözleşme listesinde bu gönderimler Kaynak: Kişiler olarak görünür.

Oluşan her sözleşme, seçtiğiniz kişinin kaydına bağlanır; kişinin detay sayfasındaki Sözleşmeler sekmesinde görünür.

Şirket bilgisi kullanan şablonlar

Şablonunuzda İmzacının şirketi değişkenleri (unvan, vergi numarası gibi) kullanılıyorsa şirket bilgisi kişinin bağlı olduğu firmadan alınır. Firması olmayan ya da firmasında unvan veya vergi numarası eksik olan kişiler hatalı satır olarak işaretlenir; firma kaydını tamamlayıp önizlemeyi yenileyin. Kişinin bir firmaya bağlı olması o firmayı temsile yetkili olduğunu göstermez; İmzala.org temsil yetkisini doğrulamaz. Ayrıntılar: Kurumsal Taraf.

Kişisel veriler hakkında

Kişi kaydındaki bilgiler (T.C. kimlik numarası, adres, özel alanlar dahil), şablonda karşılık gelen bir alan varsa sözleşmeye basılır ve karşı tarafa görünür. Kayıt defterinize eklediğiniz kişilerin bilgilerinde veri sorumlusu sizsiniz (kurum adına çalışıyorsanız kurumunuz) ve bu kişilerin aydınlatılması size aittir. İmzala.org bu bilgileri sizin adınıza veri işleyen sıfatıyla işler. Özel alanlara sağlık, din, sendika üyeliği gibi özel nitelikli kişisel veriler eklemeyin; bu bilgiler sözleşmeye basılırsa karşı tarafa da ulaşır. Önizlemede kaynağı Özel alan görünen değerleri özellikle kontrol edin, belgeye yalnızca sözleşme için gereken bilgilerin girdiğinden emin olun.

Sık sorulanlar

Excel ile toplu gönderim kalktı mı? Hayır. Toplu Sözleşme sekmesindeki Excel yükleme yolu aynen duruyor. Listeniz Kişiler’de değilse ya da her satırda farklı değerler girmek istiyorsanız onu kullanabilirsiniz.

Bir kişiyi arşivlersem ne olur? Arşivlenmiş kişiler seçilemez. Gönderimden önce arşivlenen kişinin satırı “Kişi bulunamadı ya da erişiminiz yok” hatası alır.

Ekip üyem tüm kişileri görebilir mi? Kişi listesinde yalnızca görme yetkiniz olan kişiler çıkar. Yetkiniz yalnızca kendi oluşturduğunuz kişilerle sınırlıysa toplu gönderimde de yalnız onları seçebilirsiniz.