Bildirim Kanıtı: Duyurunun Ulaştığını ve Görüldüğünü Kayıt Altına Alma

Bir duyuruyu veya belgeyi ilettiğinizde en sık karşılaşılan itiraz “bana ulaşmadı” olur. İmzala.org’da bunun için ayrı bir araç yoktur; kanıt, normal imza akışının içinde üretilir. Alıcı belgeyi ancak telefonuna gelen tek kullanımlık kodu girdikten sonra görür, görüntüleme zamanı ve cihaz bilgisi kaydedilir, belge üzerindeki yanıtı işaretler ve akış tamamlanınca belgeye TÜBİTAK Kamu SM zaman damgası eklenir. Bütün bu kayıtlar Tamamlanma Sertifikası’nda toplanır.

Bu kılavuz, bir site yönetiminin kat maliklerine toplantı duyurusu gönderip katılım yanıtı toplaması örneği üzerinden ilerler. Aynı adımlar personel bildirimi, üye duyurusu veya tek bir alıcıya gönderilen herhangi bir belge için de geçerlidir.

1. Belgeyi yükleyin

Sol menüden Sözleşmeler’e gidin ve Yeni Sözleşme ile duyuru PDF’inizi yükleyin. Duyurunun altında yanıt alanı için boş bir satır bırakmanız yerleşimi kolaylaştırır.

Aynı duyuruyu çok sayıda kişiye göndereceksiniz ve alıcı bilgileriniz bir Excel listesindeyse belgeyi önce şablon olarak kaydedip Toplu Belge Gönderimi akışını kullanın; alıcı başına ayrı bir belge oluşur.

2. Alıcıları taraf olarak ekleyin

Taraflar adımında her alıcı için ad, e-posta ve telefon girin. Telefon numarası bu akışta zorunludur: SMS OTP bu numaraya gider ve sertifikada bu numara yer alır. Numaranın gerçekten alıcıya ait olduğundan emin olmak size aittir; sistem numaranın kime ait olduğunu doğrulamaz, yalnızca belgeyi açan kişinin o numaraya o anda erişimi olduğunu kaydeder.

Kanıt paketinin en güçlü hâli için alıcıyı İmzacı olarak bırakın ve bir sonraki adımda belgeye imza alanı yerleştirin; imza zamanı sertifikanın zaman çizelgesinde görünür. Alıcıdan imza değil yalnızca “gördüm” onayı istiyorsanız taraf kartındaki Taraf türü seçiminden Onaylayan’ı seçebilirsiniz; onay zamanı kaydedilir ancak Tamamlanma Sertifikası’nda ayrı bir satır olarak henüz gösterilmez.

3. Telefon doğrulamasını zorunlu kılın

Düzenleme adımında sol paneldeki Kimlik Doğrulama bölümünü açın ve Telefon Doğrulama (SMS OTP) anahtarını etkinleştirin. Bu ayar sözleşmenin tamamı için geçerlidir: her alıcı belgeyi ancak telefonuna gelen 6 haneli kodu girdikten sonra görür. Kod 5 dakika geçerlidir; alıcı kodu 60 saniyede bir yeniden isteyebilir.

Şablondan sözleşme oluşturuyorsanız bu ayar şablondan kopyalanır; şablonda kapalıysa yeni sözleşmede de kapalı gelir. Göndermeden önce anahtarın açık olduğunu kontrol edin.

4. Evet / Hayır yanıt alanı ekleyin

Sağ paneldeki alan listesinde Gelişmiş bölümünden Tek Seçim alanını belgenin uygun yerine sürükleyin. Alanın ayarlarında Seçenekler listesini düzenleyin: iki seçenek bırakın ve adlarını Evet ve Hayır yapın. Alanı her alıcıya ayrı ayrı atayın; böylece her kat maliki kendi yanıtını işaretler.

Birden fazla seçenek gerekiyorsa (örneğin “Katılacağım / Vekil göndereceğim / Katılmayacağım”) seçenek sayısını artırabilir ya da Liste alanını kullanabilirsiniz. Tek bir onay kutusu için Onay alanı da yeterlidir.

Alıcının işaretlediği yanıt imzalı PDF’in üzerine basılır; belgeyi indirdiğinizde her alıcının yanıtını belge üzerinde görürsünüz.

5. Gönderin ve takip edin

Sözleşmeyi gönderdiğinizde alıcılara e-posta ve SMS ile bağlantı gider. Sözleşme detayı sayfasından her alıcı için durumu izlersiniz: bağlantı açıldı mı, telefon doğrulandı mı ve ne zaman, imzalandı mı, reddedildi mi. Reddeden alıcı bir gerekçe yazabilir; red zamanı ve gerekçe kayıtta kalır.

Bağlantıyı hiç açmayan alıcılar “bekliyor” görünür. Bu kişilere hatırlatma gönderebilirsiniz. Sistem, açılmayan bir belgeyi açılmış gibi göstermez; alıcı bağlantıyı açmadıysa görüntüleme kaydı da oluşmaz.

6. Kanıt paketini indirin

Tüm alıcılar tamamladığında sözleşme Tamamlandı durumuna geçer, belgeye zaman damgası eklenir ve Tamamlanma Sertifikası üretilir. Sertifikadaki zaman damgası satırından damganın eklendiğini kontrol edin; damga hizmeti geçici olarak ulaşılamazsa imza yine tamamlanır ve bu durum belge kaydında görünür. Sözleşme detayındaki İndir / Doğrula menüsünden imzalı PDF’i ve sertifikayı indirin.

Sertifikada her alıcı için şunlar yer alır: doğrulanan telefon numarası ve telefon doğrulamasının yapıldığı bilgisi (doğrulama zamanı sözleşme detayında görünür), belgenin görüntülendiği tarih ve saat, son bölümü maskelenmiş IP adresi, cihaz türü, e-posta teslim zamanı (alıcı posta sunucusunun kabulü; kişinin gördüğünü göstermez) ve bağlantı tıklama zamanı, SMS gönderim zamanı, imza veya red zamanı ve zaman çizelgesi. Yanıtlar sertifikada değil imzalı PDF’in üzerindedir; iki dosyayı birlikte arşivleyin. Sertifikanın nasıl okunacağı için Tamamlanma Sertifikası kılavuzuna bakın.

Belgeyi bir üçüncü tarafa sunarken imzalı PDF’in dijital imzasını ve zaman damgasını İmza Doğrulama aracıyla ücretsiz kontrol ettirebilirsiniz.

Dikkat edilecekler

• Resmî tebligat değildir. Bu akış, belgenin alıcı tarafından görüntülendiğine ve yanıtlandığına dair teknik bir kayıt üretir. 7201 sayılı Tebligat Kanunu’na göre tebligat (PTT, memur veya UETS), noter ihtarnamesi, tacirler arasında KEP üzerinden güvenli elektronik imzalı ihtar (TTK m.18/3) ve taahhütlü mektup ayrı usullerdir; kanunun bunlardan birini aradığı hâllerde o usulü ayrıca uygulayın.
• Kat malikleri kurulu çağrısı. Kat Mülkiyeti Kanunu m.29’daki çağrı şekli (imzalattırılacak çağrı veya taahhütlü mektup, en az on beş gün önce; olağan toplantıda yönetim planı) ayrı bir şekil şartıdır. Bu akış, duyurunun ulaştığını ve katılım yanıtını kayıt altına almak içindir; belge üzerindeki Evet / Hayır yanıtı kurul kararı veya oylama niteliği taşımaz. Çağrının şekli için yönetim planınıza ve hukuk danışmanınıza başvurun.
• Çalışan bildirimleri. Fesih bildirimi (İş Kanunu m.19) ve çalışma koşullarında esaslı değişiklik (İş Kanunu m.22, işçinin altı iş günü içinde yazılı kabulü) gibi yazılı şekil aranan bildirimlerde şekil şartını ayrıca değerlendirin; belge üzerindeki “okudum” işareti kabul beyanı değildir.
• Yalnızca işlemsel bildirimler. Akış, mevcut bir ilişkinin tarafına yapılan bildirimler içindir; pazarlama ve reklam iletileri için kullanılamaz (6563 sayılı Kanun).
• KVKK. Alıcıların ad, telefon ve e-posta bilgilerini siz girdiğiniz için bu veriler bakımından veri sorumlusu sizsiniz; İmzala.org sizin adınıza veri işleyendir (Veri İşleme Sözleşmesi). Alıcılarınızı kendi aydınlatma metninizle bilgilendirin; İmzala.org imza sayfasında ayrıca kendi süreç aydınlatmasını gösterir. Çok alıcılı tek bir belgede her alıcı, sertifika üzerinden diğer alıcıların ad, e-posta ve telefon bilgisini görebilir; bunu istemiyorsanız alıcı başına ayrı belge oluşturan toplu gönderimi kullanın.
• Hukuki değer. Kayıtlar HMK m.199 anlamında belge niteliğindedir ve delil olarak sunulabilir; güvenli elektronik imzaya tanınan senet hükmünü (HMK m.205/2) taşımaz, değerlendirme mahkemeye aittir. Bu akıştaki imza, nitelikli sertifika kanalı kullanılmadıkça güvenli (nitelikli) elektronik imza değildir. Bu kılavuz genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki tavsiye değildir.

Daha fazlası: Bildirim Kanıtı ürün sayfası · Tamamlanma Sertifikası · Toplu Belge Gönderimi