Online Sözleşme Hazırlama: Adım Adım Dijital Sözleşme Oluşturma Rehberi (2026)
Sözleşmelerinizi hâlâ kelime işlemcide hazırlayıp e-postayla mı gönderiyorsunuz? Karşı tarafın yazıcıdan çıkarıp imzalayıp taratıp geri göndermesini günlerce mi bekliyorsunuz? Online sözleşme hazırlama, bu döngüyü dakikalara indirir. Bu rehberde İmzala.org üzerinde adım adım dijital sözleşme oluşturmayı, dikkat edilecek yasal noktaları ve sık sorulanları bulacaksınız.
Hemen denemek için imzala.org üzerinden ücretsiz hesap açabilirsiniz.
Online Sözleşme Nedir?
Online sözleşme, kâğıt ve fiziksel teslimat gerektirmeden tamamen dijital ortamda hazırlanan, gönderilen ve imzalanan sözleşmedir. Geleneksel ıslak imzalı sözleşmeden farkı, her aşamasının dijital olarak izlenebilir ve doğrulanabilir olmasıdır.
İmzala.org’da hazırladığınız her dijital sözleşme:
- 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu çerçevesinde değerlendirilir
- HMK m.199 kapsamında belge niteliği taşır; ispat gücü zaman damgası ve işlem kaydıyla güçlenir
- TÜBİTAK KAMU SM zaman damgasıyla işaretlenir
- İmzalandıktan sonra bütünlüğü korunur; sonradan yapılan değişiklik doğrulamayı bozar
- E-posta ve SMS ile çok kanallı kimlik doğrulamayla korunur
Islak imza ile birebir eşdeğer (senet) statü gerektiren işlemler için güvenli elektronik imza (Nitelikli Elektronik İmza) kullanılır. Ayrıntı: SES, AES, QES farkları.
İmzala.org paneli üzerinden sözleşmelerinizin durumunu gerçek zamanlı takip edebilirsiniz.
E-İmza Zorunlu Olmayan Sözleşmelerde SES ve AES
Türkiye’de “e-imza” denince çoğu zaman USB token veya mobil imzayla atılan güvenli elektronik imza (Nitelikli Elektronik İmza, QES) anlaşılır. Oysa dijital imza tek bir düzeyden ibaret değildir. Uluslararası eIDAS çerçevesinde üç düzey vardır:
- Basit Elektronik İmza (SES): Kimliği e-posta ve SMS tek kullanımlık kod ile doğrulanan, en yaygın kullanılan düzey.
- Gelişmiş Elektronik İmza (AES): SES’e ek olarak T.C. kimlik (NVI/KPS) doğrulaması ve daha güçlü kimlik bağıyla güçlendirilen düzey.
- Güvenli Elektronik İmza (Nitelikli Elektronik İmza, QES): 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda tanımlı, nitelikli sertifikayla atılan ve ıslak imzayla aynı hukuki sonucu doğuran düzey.
İmzala.org’un varsayılan akışı SES düzeyindedir. T.C. kimlik (NVI/KPS) ve telefon doğrulaması adımları tamamlandığında imza otomatik olarak Gelişmiş Elektronik İmza (AES) kriterlerine uygun düzeye yükselir; bir imza seviyesini elle seçmezsiniz, düzey gerçekleşen doğrulama adımlarına göre sistem tarafından belirlenir. SES ve AES düzeyindeki dijital imzalar, kanunun güvenli elektronik imza veya resmî şekil zorunlu kılmadığı günlük ticari ve bireysel sözleşmelerin büyük çoğunluğunda kullanılabilir (6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu m.12 şekil serbestisi). Bu sözleşmeler HMK m.199 kapsamında belge niteliği taşır; zaman damgası ve işlem kaydıyla ispat gücü güçlenir.
SES ve AES düzeyindeki dijital imza, e-imza zorunluluğu bulunmayan sözleşmelerde hızlı ve pratik bir seçenek olarak kullanılmaktadır. Buna karşılık güvenli elektronik imzanın zorunlu tutulduğu işlemler, kanunun resmî şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu işlemler (örneğin taşınmaz devri tapuda, evlenme evlendirme memuru önünde) ve teminat sözleşmeleri (kefalet, garanti gibi) bu kapsamın dışındadır. Özellikle kefalette, kefilin azami sorumluluk tutarını, tarihi ve müteselsil kefil sıfatını kendi el yazısıyla belirtmesi arandığından (TBK m.583) dijital imza tek başına yeterli sayılmaz. Ayrıca bazı sözleşmeler geçerlilik için yazılı şekil arayabilir (örneğin süreli iş sözleşmeleri, tüketici kredisi); bu durumlarda hangi imza düzeyinin yeterli olduğu somut işleme göre değerlendirilmelidir. Ayrıntılı karşılaştırma: SES, AES, QES farkları.
Online Sözleşme Hazırlamanın 5 Adımı
1. Şablon Seçimi veya PDF Yükleme
Her sözleşme bir belgeyle başlar. İki seçeneğiniz var:
a) Hazır şablonlar: İş, kira, gizlilik, hizmet ve satış gibi sık kullanılan sözleşmeler için hazır şablonları kullanabilirsiniz. Bu şablonlar genel bilgilendirme amaçlı taslaklardır, hukuki danışmanlık niteliği taşımaz; somut durumunuza uygunluğunu kullanmadan önce kendiniz veya hukuk danışmanınız değerlendirmelidir. İmzala.org içeriğin hukuki yeterliliğini garanti etmez.
b) Kendi belgenizi yükleme: Mevcut Word belgenizi (DOCX), PDF’inizi veya taranmış belgenizi sürükleyip bırakın. Sistem otomatik olarak PDF’e dönüştürür.
PDF veya DOCX dosyanızı sürükleyip bırakın, sistem otomatik olarak PDF’e dönüştürür.
2. Dinamik Alanların Yerleştirilmesi
Bu adım, online sözleşme hazırlamayı geleneksel yöntemlerden ayıran en güçlü özelliktir. Sürükle-bırak editörle belgenin istediğiniz yerine şu alanları yerleştirebilirsiniz:
- İmza alanı (el yazısı veya çizim tipinde)
- Ad-soyad, e-posta, telefon, T.C. kimlik no
- Tarih, imzalama tarihi (otomatik doldurulur)
- Sözleşme numarası, sözleşme tarihi (otomatik üretilir)
- Serbest metin, açılır liste, onay kutusu alanları
- Kişiye özel değişkenler:
{kira_tutari},{sozlesme_baslangic},{sirket_unvani}gibi
Sistem değişkenleri (signer.full_name, signer.government_id, contract.date) otomatik olarak imzacının bilgileriyle doldurulur.
Sözleşme alanlarını sürükle-bırak ile belgenin üzerine yerleştirin.
3. İmzacı Yönetimi
Tek imzacılı sözleşmede ad-soyad, e-posta ve telefon yeterlidir. Çoklu imzacıda iki seçenek vardır:
- Sıralı imzalama: Önce A imzalar, sonra B’ye gider. Hiyerarşi gerektiren sözleşmelerde uygundur.
- Paralel imzalama: Tüm imzacılara aynı anda gider, imzalama sırası önemli değildir.
Her imzacı için ek doğrulama belirleyebilirsiniz:
| Doğrulama | Açıklama | Önerilen Kullanım |
|---|---|---|
| E-posta ve SMS kodu | Tek kullanımlık kod | Tüm sözleşmeler (varsayılan) |
| El yazısı imza | Parmak veya kalemle çizim | Görsel imza istenen sözleşmeler |
| Kimlik kartı doğrulaması | Kimlik kartı görseli | Daha yüksek güvence istenen sözleşmeler |
4. Önizleme ve Doğrulama
Sözleşmeyi göndermeden önce önizleyin. Her imzacının ne göreceğini ve hangi alanları dolduracağını görebilirsiniz. Bu adım, hatalı gönderimlerin önüne geçer.
5. Gönderim ve Takip
Sözleşmenizi e-posta veya SMS ile gönderin. WhatsApp üzerinden gönderim yol haritamızdadır. Panelden her sözleşmenin durumunu (gönderildi, açıldı, doğrulama tamamlandı, imzalandı) gerçek zamanlı takip edebilir, webhook ile kendi sisteminize bildirim alabilirsiniz.
Sözleşmeyi e-posta veya SMS üzerinden tek tıkla iletin.
Online Sözleşme Hazırlamanın Avantajları
Hız
Geleneksel kâğıt sözleşmelerde döngü yazdırma, gönderim ve bekleme ile günlere yayılabilir. Online sözleşmede aynı süreç genellikle dakikalar sürer. Kesin süre belge ve taraf sayınıza göre değişir.
Maliyet
Kâğıt, yazıcı, kargo ve fiziksel arşiv ihtiyacını azaltır. Somut tasarruf kendi hacminize bağlıdır; bu yüzden genel geçer rakamlar yerine kendi süreçlerinizi ölçmenizi öneririz.
Güvenlik
- Aktarımda TLS şifrelemesi ve güvenli depolama
- Almanya (AB) veri merkezi
- Uluslararası dijital imza standartları (PAdES) desteklenir
- TÜBİTAK KAMU SM zaman damgası
- İşlem kaydı (IP, cihaz, oturum, kod zamanı) belgeye eklenir
Arşiv
Tüm sözleşmeleriniz panel üzerinden tarih, imzacı veya tam metin arama ile saniyeler içinde bulunur.
Yalnızca Göndermek İçin Değil: Size Gelen Sözleşmeleri de İmzalayın
İmzala.org’u yalnızca başkalarından imza talep etmek için değil, size gelen sözleşmeleri imzalamak için de kullanabilirsiniz. Bir iş sözleşmesi, kira sözleşmesi, hizmet sözleşmesi veya gizlilik taahhüdü size dijital olarak ulaştığında; SMS ya da e-posta ile gelen bağlantıdan, uygulama indirmeden, tarayıcınızdan birkaç dakikada imzalayabilirsiniz.
Bu yüzden İmzala.org’u yalnızca kurumlar için değil, bireyler için de tasarladık. Serbest çalışan, kiracı, çalışan veya eserini koruyan bir üretici olarak; gönderdiğiniz sözleşmeleri hesabınızda yönetir, tarih ve tarafa göre arayarak hesabınız aktif olduğu sürece kolayca bulursunuz. Gönderdiğiniz ve size gelip imzaladığınız tüm sözleşmeleri tek bir bireysel hesapta bir araya getirme yönündeki vizyonumuzu ise yazının sonundaki yol haritası bölümünde paylaşıyoruz.
Hangi Sektörlerde Hangi Sözleşmeler?
Online sözleşme hazırlama hemen her sektörde kullanılır.
Online sözleşme; insan kaynakları, emlak, finans ve eğitim dahil birçok sektörde kullanılır.
- İnsan Kaynakları: İş sözleşmeleri, staj sözleşmeleri, gizlilik sözleşmeleri (bazı İK belgeleri yazılı şekil veya daha güçlü imza gerektirebilir, önceden değerlendirin)
- Emlak ve Kiralama: Konut ve işyeri kira sözleşmeleri (taşınmaz devri resmî şekle tabidir, tapuda yapılır)
- Ticari Faaliyetler: Hizmet, tedarik, distribütörlük ve bayilik sözleşmeleri
- Finans ve Sigorta: Müşteri onay formları, danışmanlık sözleşmeleri (sektörel düzenlemeleri gözetin)
- Eğitim: Öğrenci kayıt sözleşmeleri, veli izin formları
- Sağlık: Hasta onam ve aydınlatılmış rıza formları (özel nitelikli veri içerebilir)
İmzala.org’u Öne Çıkaran Özellikler
- Türkçe doğrulama akışı: T.C. kimlik ve ad-soyad doğrulama (NVI/KPS sorgusu), Türk telefon biçimleri, KVKK uyumlu akış
- TÜBİTAK KAMU SM zaman damgası: Yerli zaman damgası hizmeti
- Şeffaf fiyatlandırma: Aylık plan veya tek seferlik kredi
- Türkçe destek: Türkçe canlı destek ve belgeler
- KVKK ve GDPR uyumu: Almanya veri merkezi ve Güven Merkezi
- Mobil erişim: Tarayıcı ve mobil tarayıcıdan tam erişim; iOS ve Android uygulaması yol haritamızdadır
- API ve Webhook: Kendi yazılımınıza entegrasyon
Sık Sorulan Sorular
Hazırladığım online sözleşme yasal olarak geçerli mi?
Günlük ticari sözleşmelerin çoğu için evet. İmzala.org’un dijital imzası HMK m.199 kapsamında belge niteliği taşır; zaman damgası ve işlem kaydıyla ispat gücü güçlü olabilir. Islak imza ile birebir eşdeğer (senet) statü için güvenli elektronik imza (Nitelikli Elektronik İmza) gerekir. Kanunun resmî şekle tabi tuttuğu işlemler dijital imza kapsamı dışındadır.
Karşı tarafın üyeliği gerekiyor mu?
Hayır. Sadece gönderen tarafın hesabı yeterlidir. İmzacılar bağlantıya tıklayıp uygulama indirmeden ve kayıt olmadan imzalayabilir.
Sözleşme imzalandıktan sonra değiştirilebilir mi?
Hayır. Belgenin özeti imzaya bağlıdır; herhangi bir değişiklik doğrulamayı bozar ve bütünlüğü matematiksel olarak korur.
KVKK uyumlu mu?
Evet. Üretim verileriniz AB’de (Almanya) işlenir; SMS, T.C. kimlik doğrulama ve CDN gibi sınırlı bazı hizmetlerde Türkiye ve yurt dışındaki sağlayıcılar uygun güvencelerle (Standart Sözleşme Maddeleri) devreye girebilir. Aydınlatma metnimiz Güven Merkezi’nde yer alır.
Bana gelen bir sözleşmeyi imzala.org üzerinden nasıl imzalarım?
SMS veya e-posta ile gelen imza bağlantısına tıklayın. Uygulama indirmeden, tarayıcınızdan kimliğinizi doğrulayıp birkaç dakikada imzalayabilirsiniz. Hesabınız varsa imzaladığınız sözleşmeleri hesabınızdan görüntüleyebilir, tarih ve tarafa göre arayarak bulabilirsiniz.
E-imza zorunlu olmayan sözleşmelerde SES ve AES yeterli mi?
Kanunun güvenli elektronik imza veya resmî şekil zorunlu kılmadığı günlük ticari ve bireysel sözleşmelerin büyük çoğunluğunda SES ve AES düzeyindeki dijital imza kullanılabilir (6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu m.12 şekil serbestisi). Bu sözleşmeler HMK m.199 kapsamında belge niteliği taşır; zaman damgası ve işlem kaydıyla ispat gücü güçlenir. Güvenli elektronik imzanın zorunlu olduğu işlemler, kanunun resmî şekle tabi tuttuğu işlemler ve teminat sözleşmeleri (kefalet, garanti) bu kapsamın dışındadır. Süreli iş sözleşmesi veya tüketici kredisi gibi geçerlilik için yazılı şekil aranan sözleşmelerde hangi imza düzeyinin yeterli olduğu somut işleme göre değerlendirilmelidir.
Yol Haritamızda
İmzala.org sürekli gelişen bir platformdur. Vizyonumuz, attığınız tüm imzaların ve imzaladığınız tüm sözleşmelerin bir araya geldiği kişisel bir sözleşme havuzu sunmaktır: gönderdiğiniz ve size gelip imzaladığınız sözleşmelerin tamamını cebinizde taşıdığınız, ihtiyaç duyduğunuzda içinde arama yapıp hangi hak ve yükümlülüklere sahip olduğunuzu kolayca görebildiğiniz tek bir merkez.
Bu vizyonun parçası olarak Sözleşme Risk Analizi özelliğini geliştiriyoruz. Amacımız, imzalamadan önce bir sözleşmede dikkatinizi çekmek isteyebileceğiniz noktaları sade bir dille özetleyip işaret ederek bilinçli karar vermenize yardımcı olmaktır. Sözleşme Risk Analizi yapay zeka destekli bir bilgilendirme aracı olarak tasarlanmaktadır; bir sözleşmenin hukuki geçerliliğini değerlendirmez, hukuki danışmanlık ya da avukatlık hizmeti yerine geçmez ve nihai değerlendirme her zaman size (ve gerekiyorsa avukatınıza) aittir.
Planladığımız diğer özellikler arasında WhatsApp üzerinden imza daveti, yapay zeka destekli şablon önerisi ve kurumsal müşteriler için gelişmiş anahtar yönetimi yer alır. Sözleşme Risk Analizi ve kişisel sözleşme havuzu dahil bu özellikler geliştirme aşamasındadır ve henüz aktif değildir; yayına alındığında Yenilikler sayfamızdan duyurulacaktır.
Sonuç
Online sözleşme hazırlama, kâğıt sözleşmenin yasal işlevini korurken yavaşlık, maliyet ve kayıp riski gibi dezavantajlarını azaltır. Günlük ticari sözleşmelerin çoğunda pratik bir tercihtir; resmî şekle tabi işlemler için ise ilgili resmî makama başvurulur.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık niteliği taşımaz. Bir işlem için hangi imza seviyesinin gerektiği veya işlemin resmî şekle tabi olup olmadığı ilgili mevzuata ve somut duruma göre değişir.
İlgili rehberler: