Kişi ve Firma Yönetimi Yenilendi: Detay Sayfası, Özel Alanlar ve Aktivite Akışı

Kişiler bölümü bugüne kadar bir liste ve üzerine açılan küçük bir düzenleme penceresinden ibaretti. Kaydettiğiniz kişinin hangi sözleşmelerde taraf olduğunu, ne zaman güncellendiğini veya daha önce kimlik doğrulamasından geçip geçmediğini görmek için farklı ekranlar arasında gezinmek gerekiyordu. Bu sürüm ile her kişi ve her firma kendi sayfasına kavuştu.

Kişiler bölümü artık sol menüde, Doğrulamalar’ın hemen altında duruyor.

Kişi detay sayfası

Listeden bir kişiye tıkladığınızda app.imzala.org/kisiler/{kayıt-no} adresinde açılan sayfada şunlar var:

• Genel: ad, iletişim bilgileri, kimlik bilgileri, görev, bağlı olduğu firma ve adres. Düzenleme yetkiniz varsa aynı sekmeden değiştirebilirsiniz.
• Sözleşmeler: kişinin taraf olduğu sözleşmeler. Satıra tıklayınca doğrudan sözleşme detayına gidersiniz.
• Doğrulamalar: kayıttaki T.C. kimlik numarası veya telefon ile eşleşen kimlik doğrulamaları. Bu bir kimlik teyidi değil, eşleşen kayıtların listesidir.
• Özel Alanlar: kendi tanımladığınız alanlar (aşağıda).
• Aktivite: kaydın son olaylarını tek bir zaman çizelgesinde birleştiren akış. Gördükleriniz yetkinize göre değişir.
• Geçmiş: hangi alanın ne zaman, kim tarafından, hangi değere çevrildiği.

Yeni kişi eklerken de artık pencere yerine tam sayfa bir form açılıyor ve kaydettiğinizde doğrudan o kişinin sayfasına gidiyorsunuz.

Adres alanları düzenlenebilir oldu

Kişi kayıtlarında ülke, il, ilçe ve açık adres alanları zaten tutuluyordu ve detayda görünüyordu, ancak arayüzde bunları girebileceğiniz bir yer yoktu. Artık düzenleme formunda adres bölümü var. Sözleşmelerinizde adres alanı kullanıyorsanız kişi kartından gelen bilgi otomatik dolar.

Firma bilgileri ilk kez düzenlenebiliyor

Firma oluşturduktan sonra unvanı, vergi numarasını veya iletişim bilgilerini değiştirmenin yolu yoktu. Firma detayındaki Genel sekmesine düzenleme eklendi. Firmaların da kendi aktivite ve geçmiş sekmeleri var.

Kendi alanlarınızı tanımlayın

Her işin kayıt defteri farklıdır. Kişi ve firma detayındaki Özel Alanlar sekmesinden kendi alanlarınızı tanımlayabilirsiniz: metin, sayı, tarih ve seçim listesi. Böylece müşteri temsilcisi, sözleşme türü, yenileme tarihi, müşteri segmenti gibi bilgileri kaydın üzerinde tutabilirsiniz.

İki yetki ayrı tutuldu: alan tanımlamayı yalnızca çalışma alanı yöneticisi yapar, tanımlı bir alanın değerini kaydı düzenleyebilen herkes girer. Bir alanın değerini boşaltmak yalnız o kayıttaki değeri siler, alan tanımı yerinde kalır.

Bu alanlara sağlık, din, ceza mahkûmiyeti veya sendika üyeliği gibi özel nitelikli kişisel veriler yazmayın: bu veriler KVKK m.6 kapsamında ayrı koşullara tabidir ve kayıt defterinize girdiğiniz bilgilerde veri sorumlusu sizsiniz.

Etiketler

Kişi ve firma kartlarının başlığından etiket ekleyip kaldırabilirsiniz. Etiketler listede filtre olarak çalışır, yani kendi çalışma biçiminize göre gruplar oluşturabilirsiniz: müşteri, tedarikçi, personel, aday gibi.

Aktivite zaman çizelgesi ve erişim kaydı

Aktivite sekmesi üç kaynağı tek akışta birleştirir: kayıtta yapılan değişiklikler, kişinin taraf olduğu sözleşmeler ve kaydın kim tarafından görüntülendiği. Akış son olaylarla sınırlıdır ve sınıra takıldığında bunu belirtir.

Görüntüleme kaydı, verinin kopyalanmasını veya dışarı çıkarılmasını engellemez; bir kayda kimlerin baktığını sonradan inceleyebilmeniz içindir. Bu kayıtlar yalnızca çalışma alanı sahibi ve yöneticilerine gösterilir; sıradan üyeler kimin hangi kayda baktığını göremez. Kayıtta kullanıcının kim olduğu, hangi ekranı açtığı, zamanı, tarayıcı bilgisi ve son bölümü maskelenmiş IP adresi tutulur. Kaydın içeriği bu kayda yazılmaz. Bu kayıtlar 5 yıl saklanır, süre sonunda otomatik olarak silinir; ayrıntısı KVKK Aydınlatma Metni §9 saklama tablosundadır. Süre, yalnızca sizin sonradan inceleme yapabilmeniz için değil, kişisel veriye kimin ne zaman eriştiğinin bir inceleme veya yasal talep hâlinde ortaya konabilmesi için belirlenmiştir; imzala.org’un diğer denetim kayıtları için uyguladığı süreyle aynıdır. Bir ekip üyesinin hesabı kalıcı olarak silindiğinde, o üyeye ait erişim kayıtları da silinir.

8 Eylül 2026 güncellemesi: Bu bölümde görüntüleme kaydının saklama süresi ilk yayında 365 gün olarak duyurulmuştu; süre 5 yıla çıkarıldı ve metin buna göre güncellendi. Değişikliğin gerekçesi KVKK Aydınlatma Metni’nin 3.19 sürüm kaydındadır.

Organizasyon çalışma alanında bu kayıtlar aynı zamanda ekip üyelerinizin kişisel verisidir. Kaydın kapsamını, kimlere gösterileceğini ve saklama süresini imzala.org belirler ve KVKK Aydınlatma Metni’nde yayımlar; ekibinizi bu kayıtların tutulduğu ve çalışma alanı yöneticilerince görülebildiği konusunda bilgilendirmek ise işveren sıfatıyla size aittir.

Yetki ayarlarıyla uyum

Kişi ve firma kayıtlarında görüntüleme, düzenleme, arşivleme ve dışa aktarma yetkileri organizasyon ayarlarınızdaki role göre çalışır. Bir üyenin yetkisi yalnızca kendi oluşturduğu kayıtlarla sınırlandırıldıysa, bu sınır artık listede, detayda, düzenlemede ve dışa aktarmada aynı şekilde geçerlidir.