Etkinlik Feragatnamesi Nasıl Toplanır? Dijital İmzayla Katılım Formu Rehberi
Bir koşu yarışının start alanını düşünün. Kapılar açılmış, yüzlerce katılımcı kayıt masasının önünde sıra olmuş, her biri üç sayfalık bir formu ayakta okumaya çalışıyor. Çoğu okumadan imzalar. Etkinlikten birkaç hafta sonra bir katılımcı sakatlandığını söyleyip organizatöre başvurduğunda ise aynı soru sorulur: “Feragatnameyi imzalamıştı, değil mi?”
Bu yazı, etkinlik ve organizasyon şirketleri için feragatnamenin Türk hukukunda gerçekte ne işe yaradığını, nerede işe yaramadığını ve dijital imzayla nasıl daha düzenli toplanabileceğini anlatıyor.
Etkinlik şirketlerine özel akışımızı görmek isterseniz: Etkinlik ve organizasyon şirketleri için dijital feragatname
Feragatname nedir, neyi içerir?
Günlük dilde “feragatname” denilen belge, hukuken çoğu zaman birkaç farklı beyanın birleşimidir:
- Katılım sözleşmesi: etkinliğin kuralları, iptal ve iade koşulları.
- Risk bilgilendirmesi ve risk kabulü: parkurun, suyun, ekipmanın taşıdığı risklerin katılımcıya anlatılması.
- Sorumluluk sınırlaması: organizatörün belirli zararlardan sorumlu olmayacağına dair kayıt.
- Olgusal beyanlar: katılıma engel bir sağlık durumunun olmadığı, kurallara uyulacağı, acil durumda aranacak kişi.
Bu ayrım önemlidir, çünkü her parçanın hukuki gücü farklıdır. En çok yanlış anlaşılan kısım da üçüncüsüdür: sorumluluk sınırlaması.
Feragatname organizatörü korur mu? TBK m.115’in sınırı
Kısa cevap: her zaman değil, çoğu zaman sanıldığından çok daha az.
Türk Borçlar Kanunu m.115, önceden yapılan sorumsuzluk anlaşmalarına üç sınır koyar:
- Ağır kusur: Borçlunun ağır kusurundan sorumlu olmayacağına ilişkin önceden yapılan anlaşma kesin olarak hükümsüzdür (m.115/1). Kast bu kuralın öncelikle kapsamındadır. Yani organizatörün ciddi ihmalinden doğan zarar feragatnameyle önceden kaldırılamaz.
- Hizmet sözleşmesi: İşçi ile işveren arasındaki hizmet sözleşmesinden doğan borçlar için önceden yapılan her türlü sorumsuzluk anlaşması kesin hükümsüzdür (m.115/2). Bu kural katılımcıyı değil, etkinliğin kendi ekibini ilgilendirir.
- İzne bağlı faaliyet: Uzmanlık gerektiren ve kanun ya da yetkili makamın izniyle yürütülebilen bir hizmette hafif kusur için de sorumsuzluk anlaşması kesin hükümsüzdür (m.115/3). İzinli bir spor organizasyonunun bu kapsama girip girmediği somut olaya göre değerlendirilir.
Buna iki ek sınır daha eklenir:
- Genel işlem koşulları: Katılımcıların tek tek pazarlık etmediği, önceden hazırlanmış feragatname metni genel işlem koşuludur (TBK m.20). Genel işlem koşulları, ancak varlıkları hakkında açıkça bilgi verilip içeriği öğrenme imkânı sağlanmış ve kabul edilmişse sözleşmeye girer (m.21); belirsiz hükümler düzenleyenin aleyhine yorumlanır (m.23).
- Tüketici işlemi: Bilet alan katılımcı tüketici ise, müzakere edilmemiş ve tüketici aleyhine dengesizlik yaratan şartlar haksız şart sayılır ve kesin hükümsüzdür (6502 sayılı Kanun m.5).
Bedensel zararlarda önceden sorumsuzluk kaydının geçerliliği ayrıca tartışmalıdır; kişilik haklarına aykırı sözleşmeler kesin hükümsüzdür (TBK m.27, TMK m.23). Sonuç olarak feragatnamenin sorumluluğu fiilen sınırlayabildiği alan dardır.
Peki feragatname neden hâlâ alınıyor?
Çünkü feragatnamenin asıl gücü sorumluluğu kaldırmak değil, bilgilendirmeyi ispat etmektir.
İncelediğimiz iki Yargıtay 3. Hukuk Dairesi kararında şu ilke öne çıkıyor: eğlence ve spor hizmeti sunan işletmenin öngörülebilir risklere karşı tedbir alma, katılımcıyı uyarma ve bilgilendirme yükümlülüğü vardır; bu yükümlülüğün ihlali hizmetin ayıplı sayılmasına yol açabilir; katılımcının kendi kusuru ise tazminatın belirlenmesinde ayrıca dikkate alınır (E.2023/3019, K.2024/1519; E.2024/4379, K.2025/3439).
Bu çerçevede iyi kurulmuş bir feragatname şunları sağlar:
- Bilgilendirmenin ispatı: Katılımcıya hangi risklerin, hangi kuralların ve hangi metnin gösterildiği.
- Zarar görenin kusuru: Zarar gören zarar doğuran fiile razı olmuş ya da zararın doğmasına katkıda bulunmuşsa hâkim tazminatı indirebilir veya tamamen kaldırabilir (TBK m.52). Tarihli bir risk kabulü kaydı bu değerlendirmede işe yarar.
- Olgusal beyanlar: Sağlık durumu, kurallara uyma taahhüdü, acil durum kişisi.
Bir etkinlikte imzalanmış feragatnamenin geçerliliğini doğrudan TBK m.115 çerçevesinde tartışan bir Yargıtay kararına yaptığımız taramada rastlamadık. Bu yüzden “Yargıtay feragatnameyi geçerli saydı” gibi bir iddiaya dayanmamak gerekir.
Katılım belgelerinizi dijital imzayla toplamayı denemek için ücretsiz hesap açabilirsiniz; ilk 3 kredi tek seferlik ücretsizdir.
KVKK tarafı: aydınlatma, açık rıza ve sağlık beyanı
Feragatname formu, katılımcının ad, telefon, kimlik ve acil durum kişisi gibi kişisel verilerini de içerir. Burada üç sık hata vardır.
1. Aydınlatmayı onaya bağlamak. Aydınlatma yükümlülüğü herhangi bir onaya bağlı değildir (KVK Kurulu, 2018/90 sayılı Karar). Aydınlatma metninin katılımcıya gösterildiği kayda geçirilmelidir; ancak açık rızayla aynı metinde veya aynı onay kutusunda alınmamalıdır. Katılım için gereken veriler zaten sözleşmenin ifası dayanağıyla işlenebilir (KVKK m.5/2-c); bunlar için açık rıza istemek, rızayı katılımın şartına dönüştürür.
2. Fotoğraf ve video iznini feragatnameye gömmek. Görüntü kullanımı KVKK yanında kişilik hakkını (TMK m.24) ve portre üzerindeki hakkı (FSEK m.86) da ilgilendirir. Katılımın şartı yapılan rıza özgür iradeye dayalı sayılmaz. Açık rıza ayrı ve isteğe bağlı alınmalı, vermeyen katılımcı etkinliğe yine katılabilmelidir. Rıza her zaman geri alınabilir; kalabalık çekimlerinde rızası olmayan kişilerin görüntüsü ayrıca değerlendirilir.
3. Sağlık verisini gereğinden fazla toplamak. Sağlık bilgisi özel nitelikli kişisel veridir (KVKK m.6). Tanı listesi istemek yerine “katılıma engel bir sağlık durumum yoktur” gibi asgari bir beyan tercih edilir. Bu beyan da sağlık verisidir; asgari tutmak yükümlülüğü ortadan kaldırmaz, yalnızca kapsamını daraltır. Sağlık beyanı katılımın şartıysa açık rıza uygun hukuki sebep olmayabilir; hangi hukuki sebeple işleneceği (KVKK m.6/3) ve saklama süresi hukuk danışmanıyla belirlenmelidir.
Acil durum kişisi: Bu bilgiyi katılımcı verir, yani üçüncü bir kişinin verisi dolaylı olarak toplanır. Ad ve telefonla sınırlı tutulmalı, bu kişinin bilgilendirilmesi aydınlatma metninde düzenlenmelidir.
Çocuk katılımcılar: Çocuğu üçüncü kişilere karşı ana ve baba temsil eder (TMK m.342). İzin veli veya yasal temsilciden alınır; izni verenin gerçekten yetkili olduğunun teyidi organizatördedir. Ayırt etme gücü olan çocuğun görüntüsü söz konusu olduğunda kendi görüşünün de alınıp alınmayacağı ayrıca değerlendirilmelidir.
Feragatname dijital imzayla toplanabilir mi?
Evet. Katılım sözleşmesi ve feragatname kanunen belirli bir şekle bağlı değildir (TBK m.12). Kağıt yerine dijital ortamda toplanması geçerliliğini etkilemez.
İspat tarafında bilinmesi gereken:
- Elektronik ortamdaki veriler belgedir ve delil olarak sunulur (HMK m.199).
- Senet hükmü yalnızca güvenli elektronik imzalı veriye tanınır (HMK m.205/2, 5070 sayılı Kanun m.5). SMS doğrulamalı dijital imza senet hükmünde değildir.
- Kanunda senetle ispat zorunluluğu öngörülen hâllerde (HMK m.200) senet hükmünde olmayan kayıt tek başına yeterli olmayabilir; bu durumda delil başlangıcı olarak değerlendirilebilir.
- Bu fark, şekle bağlı olmayan feragatnamede belgenin geçerliliğini değil, ispat gücünü ilgilendirir. Kayıt ne kadar ayrıntılıysa (hangi metin, hangi numara, hangi zaman) ispat o kadar güçlenir.
Dijital imzayla toplanabilecekler: katılım ve sorumluluk beyanı, risk bilgilendirmesi, kurallara uyma beyanı, aydınlatmanın gösterildiği kaydı, foto/video açık rızası, veli izni, davetli gizlilik taahhüdü, sponsor, mekân ve tedarikçi sözleşmeleri.
Bu akışın dışında kalanlar: şahsi kefalet ve teminat sözleşmeleri (TBK m.583 ve 5070 m.5/2), bono gibi kambiyo senetleri, resmî şekle bağlı işlemler. Hak devri içeren sanatçı sözleşmeleri ve bir yıl ya da daha uzun süreli iş sözleşmeleri gibi yazılı şekil tartışması olan belgelerde imza seviyesi hukuk danışmanıyla belirlenmelidir.
Dijital akış adım adım
İyi kurulmuş bir dijital feragatname akışı kabaca şöyle işler:
- Şablonu bir kez kurun. Katılım sözleşmesi ve feragatname, KVKK aydınlatma metni ve foto/video açık rıza belgesi ayrı ayrı hazırlanır; hangisinin zorunlu, hangisinin isteğe bağlı olduğu belirlenir.
- Katılımcı listesini yükleyin. Bilet platformundan alınan liste CSV veya Excel ile yüklenir; ücretli planlarda bilet satın alındığında API ile gönderim otomatik başlatılabilir.
- Kişiye özel bağlantı gönderin. Her katılımcıya SMS ve e-posta ile kendi bağlantısı gider; uygulama indirmesi gerekmez.
- Katılımcı telefonundan tamamlar. Telefonuna gelen kodla telefonunu teyit eder, aydınlatma metnini ayrı bir belge olarak görür, feragatnameyi imzalar. Foto/video rıza belgesi isteğe bağlı işaretlendiyse “Onaylıyorum” veya “Onaylamıyorum” seçer; iki karar da tarih ve saatiyle kayda geçer.
- Hatırlatma ve kapıda liste. İmzalamayana otomatik hatırlatma gider; etkinlik günü kayıt masası kimin belgelerinin tamam olduğunu panelden görür.
- Kanıt ve arşiv. İmza anındaki olay kaydı TÜBİTAK Kamu SM zaman damgasıyla işaretlenir; tamamlanan belgeler aranabilir arşivde durur.
Bu kurgunun ayrıntılarını ve etkinlik türlerine göre hangi belgenin gerektiğini etkinlik şirketleri sayfamızda bulabilirsiniz. Aydınlatma ve rızanın ayrı kaydı için açık rıza ve aydınlatma toplama çözümüne de göz atabilirsiniz.
Feragatname metninde kaçınılması gereken ifadeler
Organizatörlerin sık kullandığı ama hukuken zayıf ya da yanıltıcı olan kalıplar:
- “Katılımcı, organizatörden hiçbir talepte bulunamaz.”
- “Her türlü zarardan organizatör sorumlu değildir.”
- “Tüm sorumluluk katılımcıya aittir.”
- “Fotoğraf ve video çekimine izin vermeyen katılımcı etkinliğe alınmaz.”
Bu ifadeler ağır kusur ve bedensel zarar karşısında sonuç doğurmayabilir; tüketiciye karşı haksız şart sayılabilir; görüntü izni bakımından özgür rızayı ortadan kaldırır. Metnin, riskleri açık ve anlaşılır biçimde anlatan, kuralları ve katılımcının beyanlarını kayda geçiren bir bilgilendirme belgesi olarak kurulması daha sağlıklıdır.
Özet
- Feragatname organizatörü her durumda korumaz; ağır kusur, izne bağlı faaliyet, bedensel zarar ve tüketici işlemi önemli sınırlardır.
- Asıl değeri, bilgilendirmenin ve risk kabulünün ispatıdır.
- Aydınlatma onaya bağlanmaz; foto/video açık rızası ayrı ve isteğe bağlı alınır; sağlık verisi asgari tutulur.
- Feragatname dijital imzayla toplanabilir; kayıt belgedir ve delil değerini hâkim takdir eder.
Bir sonraki etkinliğinizde belgeleri kapıda değil, bilet anında toplamak için imzala.org’da ücretsiz hesap açın ya da bizimle iletişime geçin.
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Feragatname, aydınlatma ve rıza metinlerinizi hukuk danışmanınızla hazırlayın. Kayıtların uyuşmazlıktaki delil değeri mahkemenin takdirindedir. Yazıdaki fotoğraflar Unsplash lisansıyla kullanılmıştır.