Online Sözleşme Hazırlama: Adım Adım Dijital Sözleşme Oluşturma Rehberi (2026)
Dijital çağda sözleşmelerinizi hâlâ Word’de mi hazırlayıp e-postayla mı gönderiyorsunuz? Karşı tarafın yazıcıdan çıkarıp, imzalayıp, taratıp, tekrar göndermesini günlerce mi bekliyorsunuz? Online sözleşme hazırlama, bu döngüyü dakikalara indiren ve dijital sözleşme sürecinizi baştan sona yasal güvence altına alan modern yaklaşımdır.
Bu rehberde İmzala.org üzerinde online sözleşme oluşturma adımlarını, dikkat etmeniz gereken yasal noktaları, sık karşılaşılan soruları ve ürünümüzün ayırt edici özelliklerini bulacaksınız.
Profesyonel iş kadını laptop üzerinden online sözleşmeyi hazırlıyor — modern ofis ortamı
Online Sözleşme Nedir?
Online sözleşme, kâğıt, mürekkep ve fiziksel teslimat gerektirmeden tamamen dijital ortamda hazırlanan, gönderilen ve Gelişmiş Dijital İmza (AES) ile imzalanan sözleşmedir. Geleneksel ıslak imzalı sözleşmelerden farkı; her aşamasının dijital olarak izlenebilir, denetlenebilir ve mahkemede delil olarak sunulabilir olmasıdır.
İmzala.org’da hazırladığınız her dijital sözleşme:
- 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında geçerlidir
- HMK madde 199-202 uyarınca mahkemede senet niteliğinde delil sayılır
- TÜBİTAK KAMUnet zaman damgası ile zaman bütünlüğü mühürlenir
- CMS/PAdES standardında mühürlenir — tek bir baytlık değişiklik bile imzayı geçersiz kılar
- E-posta + SMS OTP çok kanallı kimlik doğrulamasıyla korunur
İmzala.org dashboard üzerinden tüm sözleşmelerinizin durumunu gerçek zamanlı takip edin
Online Sözleşme Hazırlamanın 5 Adımı
1. Şablon Seçimi veya PDF Yükleme
Her sözleşme oluşturma süreci bir belgeyle başlar. İmzala.org’da iki seçeneğiniz var:
a) Hazır şablonlar: İş sözleşmesi, kira sözleşmesi, gizlilik sözleşmesi (NDA), hizmet sözleşmesi, satış sözleşmesi gibi sık kullanılan sözleşmeler için hukukçu denetiminden geçmiş şablonlarımızı kullanabilirsiniz.
b) Kendi belgenizi yükleme: Mevcut Word dökümanınızı (DOCX), PDF’inizi veya hatta JPG/PNG taranmış belgenizi sürükle-bırak ile yükleyin. Sistem otomatik olarak PDF’e dönüştürür ve düzenlenebilir hale getirir.
PDF veya DOCX dosyanızı sürükleyip bırakın — sistem otomatik olarak PDF’e dönüştürür
2. Dinamik Alanların Yerleştirilmesi
Bu adım, online sözleşme hazırlamayı geleneksel yöntemlerden ayıran en güçlü özelliktir. Sürükle-bırak editörle belgenin istediğiniz yerine şu alanları yerleştirebilirsiniz:
- İmza alanı — biyometrik veya çizim tipinde
- Ad-soyad, e-posta, telefon, TC kimlik no
- Tarih, doğum tarihi, imzalama tarihi (otomatik doldurulur)
- Sözleşme numarası, sözleşme tarihi (otomatik üretilir)
- Serbest metin, dropdown, checkbox alanları
- Kişiye özel değişkenler:
{kira_tutari},{sozlesme_baslangic},{sirket_unvani}gibi
Sistem değişkenleri (signer.full_name, signer.government_id, contract.date) otomatik olarak imzacının bilgileriyle doldurulur. Bu sayede her yeni sözleşmede aynı alanları sıfırdan girmenize gerek kalmaz.
Stylus veya parmakla dokunmatik ekranda sözleşme alanlarını sürükle-bırak yerleştirin
3. İmzacı Yönetimi
Tek imzacılı sözleşme için imzacı bilgilerini girin: ad-soyad, e-posta ve telefon yeterli.
Çoklu imzacılı sözleşme için iki seçenek:
- Sıralı imzalama: Önce A imzalar, sonra B’ye gider, sonra C’ye. Hiyerarşi gerektiren sözleşmelerde idealdir.
- Paralel imzalama: Tüm imzacılara aynı anda gider, hangi sırayla imzaladıkları önemli değildir.
Her imzacı için ek doğrulama gereksinimlerini belirleyebilirsiniz:
| Doğrulama | Açıklama | Önerilen Kullanım |
|---|---|---|
| E-posta + SMS OTP | 6 haneli kod, 5 dakika geçerli | Tüm sözleşmeler (varsayılan) |
| Biyometrik imza | Parmak ucu/stylus ile çizim | Yüksek riskli sözleşmeler |
| Kimlik fotoğrafı | Selfie + kimlik kartı | Finansal sözleşmeler |
| KEP üzerinden gönderim | Kayıtlı e-posta yoluyla | Resmi/kamusal sözleşmeler |
4. Önizleme ve Doğrulama
Sözleşmeyi göndermeden önce mutlaka önizleyin. Her imzacının ne göreceğini, hangi alanları dolduracağını, hangi sırayla göreceklerini görüntüleyebilirsiniz. Bu adım, hatalı gönderilen sözleşmelerin önüne geçer.
5. Gönderim ve Takip
Sözleşmenizi üç kanaldan birinden gönderin:
- E-posta: Şirket alan adınızdan profesyonel görünümlü e-posta
- SMS: İmzacının telefonuna kısa link
- WhatsApp: WhatsApp Business API üzerinden mesaj (roadmap)
Dashboard’unuzdan her sözleşmenin durumunu gerçek zamanlı takip edebilirsiniz:
- Gönderildi
- Açıldı (ilk görüntüleme zamanı)
- Doğrulama tamamlandı
- İmzalandı
- Tüm taraflar imzaladı → PDF mühürlendi
Webhook entegrasyonu ile kendi sisteminize otomatik bildirim alabilirsiniz.
Tek tıkla SMS, e-posta veya WhatsApp üzerinden sözleşmeyi anlık olarak iletin
Online Sözleşme Hazırlamanın Avantajları
Hız: %90 Daha Hızlı Sözleşme Döngüsü
Geleneksel kâğıt sözleşmelerde bir sözleşmenin tamamlanması ortalama 5-15 gün sürer (yazdır, postala, beklet, geri al). Online sözleşme ile aynı süreç ortalama 15 dakikadır.
Maliyet: Kâğıt, Kargo ve Arşiv Sıfır
Bir orta ölçekli işletme yılda ortalama 2.500 sözleşme imzalar. Kâğıt + yazıcı + kargo + arşiv dolabı + zaman maliyeti çoğunlukla yıllık 50-100 bin TL’dir. Dijital sözleşme ile bu maliyet sıfıra iner.
Güvenlik: Mühendislik ve Hukuki Çift Katman
İmzala.org’da hazırlanan her sözleşmenin güvenlik katmanları:
- Şifreleme: TLS 1.3 (taşıma) + AES-256-GCM (depolama)
- Veri merkezi: Almanya Hetzner — KVKK ve GDPR uyumlu, EU/EEA dışına çıkmaz
- İmza standardı: CMS/PAdES (uluslararası kabul gören dijital imza formatı)
- Zaman damgası: TÜBİTAK KAMUnet (5070 sayılı kanun kapsamında nitelikli zaman damgası)
- Audit trail: IP, cihaz, oturum, tarayıcı, OTP zamanı tüm kayıtlar PDF’e gömülür
Arşiv: Aranabilir, Erişilebilir, Otomatik
Tüm sözleşmeleriniz dashboard üzerinden tarih, imzacı, etiket veya tam metin arama ile saniyeler içinde bulunur. Manuel arşiv dolabı gezmek tarih oldu.
Hangi Sektörlerde Hangi Sözleşmeler?
Online sözleşme hazırlama hemen hemen her sektörde kullanılır. En yaygın kullanım alanları:
Online sözleşme; insan kaynakları, emlak, finans, eğitim, sağlık dahil tüm sektörlerde kullanılır
İnsan Kaynakları
- İş sözleşmeleri (tam zamanlı, yarı zamanlı, freelance)
- Staj sözleşmeleri
- İşten ayrılış protokolleri
- Gizlilik ve rekabet etmeme sözleşmeleri (NDA)
- Performans değerlendirme formları
Emlak ve Kiralama
- Konut kira sözleşmeleri
- İşyeri kira sözleşmeleri
- Tahliye taahhütnameleri
- Komisyon sözleşmeleri
- Tapu vekâletnameleri (ek noter şartı ile)
Ticari Faaliyetler
- Hizmet sözleşmeleri
- Tedarik sözleşmeleri
- Distribütörlük anlaşmaları
- Bayilik sözleşmeleri
- Acente sözleşmeleri
Finans ve Sigorta
- Müşteri onay formları
- Yatırım danışmanlığı sözleşmeleri
- Sigorta poliçeleri (broker’lar için)
- Kredi başvuru ön onayları
Eğitim
- Öğrenci kayıt sözleşmeleri
- Veli izin formları
- Kurs taahhütnameleri
- Burs sözleşmeleri
Sağlık
- Hasta onam formları
- Aydınlatılmış rıza formları
- Tedavi planı onayları
İmzala.org’u Diğer Çözümlerden Ayıran 7 Özellik
- Türkçe doğrulanmış akış: TC kimlik no kontrolü (NVI/KPS entegrasyonu), Türk telefon numarası formatları, Türk hukukuna uyumlu KVKK akışı
- TÜBİTAK KAMUnet zaman damgası: Yerli ve nitelikli zaman damgası otoritesi — DocuSign gibi ABD merkezli çözümlerde olmayan özellik
- Şeffaf fiyatlandırma: Aylık plan veya tek seferlik kredi — kullandıkça öde, gizli ücret yok
- Türkçe destek: Türkçe canlı destek, Türkçe dökümantasyon, hafta sonu desteği
- KVKK + GDPR çifte uyum: Almanya veri merkezi (Hetzner) + DPO + Trust Center
- Mobil app: iOS ve Android native uygulamalar (App Store + Google Play)
- API + Webhook: Kendi yazılımınıza entegrasyon — ücretsiz planda dahi mevcut
Sık Sorulan Sorular
Hazır şablon kullandığınızda ortalama 3-5 dakika. Sıfırdan kendi PDF’inizi yüklediğinizde alanları yerleştirmek dahil 7-10 dakika. Şablonu bir kez hazırladığınızda sonraki sözleşmeleri tek tıkla üretebilirsiniz.
Evet. İmzala.org Gelişmiş Dijital İmza (AES) çözümü; 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu ve 6100 sayılı HMK 199-202 kapsamında geçerlidir. E-posta + SMS OTP doğrulaması, IP/cihaz kayıtları, TÜBİTAK KAMUnet zaman damgası ve CMS/PAdES standardında belge mühürleme ile her sözleşme mahkemede delil niteliği taşır.
Hayır. Sadece sözleşmeyi gönderen tarafın hesabı olması yeterli. İmzacılar e-posta veya SMS’te gelen linke tıklayıp herhangi bir uygulama indirmeden, kayıt olmadan imzalayabilir. Tüm akış tarayıcıdan çalışır; mobilde de aynı şekilde.
Tek bir sözleşmeye birden fazla imzacı ekleyebilirsiniz (sıralı veya paralel). Aynı şablonu farklı kişilere toplu olarak göndermek istiyorsanız CSV/Excel’den toplu sözleşme üretme özelliğimizi kullanabilirsiniz — yüzlerce sözleşme dakikalar içinde gönderilir.
Dinamik alanlar, şablondaki değişken bilgilerin (ad, tarih, tutar, adres vb.) her sözleşme için otomatik doldurulmasını sağlar. Örneğin bir kira sözleşmesi şablonunda kiracı_adi alanını bir kez tanımlayın; her yeni sözleşmede sadece kiracı bilgisini girin, geri kalan tüm metin otomatik güncellenir.
Yükleme için: PDF, DOCX, DOC, JPG, PNG, TIFF, HEIC, WEBP, ODT, RTF, TXT. Sistem hepsini otomatik olarak PDF’e dönüştürür. İmzalanmış belgeniz her zaman PDF/A uyumlu olarak üretilir — uzun süreli arşivleme standardı.
Hayır. Tüm taraflar imzaladığında belge CMS/PAdES standardında mühürlenir ve TÜBİTAK KAMUnet zaman damgası eklenir. Belgede yapılacak herhangi bir değişiklik imzanın geçersizliğine yol açar (tamper-evident). Bu özellik sözleşmenin bütünlüğünü matematiksel olarak garanti eder.
Ücretsiz planda ayda 3 sözleşme. Aylık planlarda 50-500 arası sözleşme kredisi. Kredi paketleri ile tek seferlik alımlar da mümkün. Detaylı fiyatlandırma için imzala.org/fiyatlar sayfasını ziyaret edebilirsiniz.
Evet. Tüm veriler Almanya Hetzner veri merkezinde (GDPR alanı) işlenir, EU/EEA dışına çıkmaz. Veri silme, taşıma, erişim taleplerinizi /account/privacy üzerinden anlık olarak yönetebilirsiniz. KVKK aydınlatma metnimiz ve veri sahipleri hakları bildirimimiz imzala.org/guven-merkezi adresinde.
Evet. RESTful API ile şablondan sözleşme oluşturma, durum sorgulama, imzalanan PDF’i indirme, webhook bildirimleri (sözleşme açıldı/imzalandı/iptal edildi) gibi tüm operasyonları kendi sisteminize entegre edebilirsiniz. API anahtarınızı dashboard’dan üretip kullanmaya başlayabilirsiniz.
Yol Haritamızda
İmzala.org sürekli gelişen bir platformdur. Yakın gelecekte planlanan özellikler:
- WhatsApp Business API üzerinden imza daveti — SMS’e ek kanal
- Yapay zeka destekli şablon önerisi — yüklediğiniz belgeye göre uygun şablon önerme
- OpenBao tabanlı KMS — kurumsal müşteriler için kendi anahtar yönetimi
- Blockchain notarization (araştırma aşamasında) — kamuya açık zincirde hash kaydı, opsiyonel ek katman
Bu özellikler henüz aktif değildir; mevcut hizmetimiz 5070 sayılı kanun kapsamında zaten yasal geçerli ve mahkemede delil niteliğindedir.
Sonuç: Bugün Başlayın
Online sözleşme hazırlama, kâğıt sözleşmenin tüm avantajlarını korur (yasal geçerlilik, taraf iradesi, ispat) ama dezavantajlarının (yavaşlık, maliyet, kayıp riski) hiçbirini taşımaz. Türkiye’de 5070 sayılı kanun 21 yıldır yürürlükte; mahkemelerimiz dijital imzayı senet niteliğinde delil olarak kabul ediyor. Geriye sadece doğru aracı seçmek kalıyor.
İlgili rehberler: