Tamamlanma Sertifikası: Sözleşmenin Denetim Kaydını Okuma

Bir sözleşme tamamlandığında, imzalı PDF’in yanında ayrı bir Sözleşme Tamamlanma Sertifikası üretilir. Bu sertifika, süreçte kimin ne zaman ne yaptığını, hangi doğrulama yöntemlerinin kullanıldığını ve belgenin bütünlük bilgisini tek bir PDF’te toplar. İmzalı belgeyi bir üçüncü tarafa (banka, kurum, karşı taraf) sunarken genellikle bu iki dosya birlikte verilir.

1. Sertifikayı indirin

Sol menüden Sözleşmeler’e gidin, durumu Tamamlandı olan sözleşmeyi açın ve “İndir / Doğrula” düğmesine tıklayın. Menüde üç seçenek vardır: mühürlü (imzalı) PDF, yalnızca sertifika ve zaman damgası doğrulama. Sertifikayı seçtiğinizde PDF olarak iner.

Sertifika ayrıca imzalı PDF’in içine de eklenir, yani belgeyi indiren kişi sertifikayı da görür.

2. Sertifikayı okuyun

Sertifika Türkçe arayüzde Türkçe ve İngilizce olarak birlikte üretilir (dili İngilizce seçtiğinizde yalnızca İngilizce üretilir). Bölümler şunlardır:

Sözleşme Özeti. Sözleşme başlığı ve numarası, durumu, oluşturulma ve tamamlanma tarihleri, son geçerlilik tarihi ve İmza Akışı (Sıralı ya da Paralel).

Belge Bütünlüğü. Belgenin SHA-256 özeti (belgenin parmak izi sayılabilecek benzersiz karakter dizisi), zaman damgası serisi, zaman damgasını veren otorite ve zaman damgası tarihi. Elinizdeki PDF’in özeti bu değerle aynıysa, belge imzalandıktan sonra teknik (kriptografik) olarak değişmemiştir.

İmzacılar. Özet tablo: sıra, ad soyad, e-posta, durum (imzaladı / reddetti / bekliyor) ve imza tarihi.

İmzacı Detayları. Her imzacı için ayrı bir blok: kimlik satırı (ad soyad, e-posta, telefon ve taraf kaydında varsa maskelenmiş TC Kimlik Numarası, örneğin 123******01), gönderim kayıtları (SMS ve e-posta ne zaman gönderildi, ne zaman görüntülendi), belge görüntüleme ve imzalama olayının zamanı, maskelenmiş IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgisi, konum bilgisi ve varsa canlılık kontrolü skoru.

Bu blokta ayrıca Doğrulama Yöntemleri yer alır: sözleşme için Zorunlu tutulan ve fiilen Sağlanan yöntemler yan yana listelenir (TC Kimlik doğrulama, OTP / telefon doğrulama, kimlik fotoğrafı, canlılık kontrolü, NFC çip okuma, Nitelikli Elektronik İmza). Böylece “istenen doğrulama gerçekten yapılmış mı” sorusu tek bakışta yanıtlanır.

Zaman Çizelgesi. Süreçteki olaylar gerçekleşme sırasıyla: Oluşturuldu, Gönderildi, Görüntülendi, Alanlar Dolduruldu, Açıklama Eklendi, İmzalandı, Reddedildi, Zaman Damgalandı, Tamamlandı. Bu kayıtlar imza anında, yalnızca ekleme yapılan (append-only) ayrı bir denetim kaydına yazılır; kayıtlar sonradan düzenlenmez.

Alt bilgi. Sertifika numarası, üretim zamanı, yasal not ve doğrulama karekodu.

3. Doğrulama karekodunu kullanın

Sertifikanın altındaki karekod o belgeye özeldir. Telefonla okuttuğunuzda (ya da PDF içinde üzerine tıkladığınızda) belgenin doğrulama sayfası açılır. Sertifikayı karşı tarafa gönderdiğinizde, karşı taraf hiçbir adres yazmadan doğrulamayı açabilir. Karekod canlı bir erişim bağlantısıdır: onu bilen kişi belgenin doğrulama sayfasını görebilir.

İmzalı PDF’in dijital imzalarını ayrıca kontrol etmek isterseniz İmza Doğrulama aracını kullanın.

Yasal not nasıl seçilir

Sertifikanın alt kısmındaki yasal not, sözleşmedeki imzaların fiilen hangi seviyede atıldığına bakılarak yazılır. Belgede nitelikli sertifikaya dayanan bir imza yoksa sertifika bunu iddia etmez. Yasal notun Nitelikli Elektronik İmza’yı (5070 sayılı Kanun’daki adıyla güvenli elektronik imza) belirtmesi için, belgeyi imzalayan tüm tarafların USB token ile bu seviyede imza atmış olması gerekir; imzalardan biri bile bu seviyede değilse not, nitelik iddiası içermeyen genel metin olarak yazılır. İmza seviyenizin nasıl belirlendiği için İmza Seviyeleri Rehberi sayfasına bakın.

Dikkat edilecekler

• Sertifika kişisel veri içerir: imzacı adları, e-posta adresleri ve telefon numaraları, maskelenmiş TC Kimlik Numarası, maskelenmiş IP, cihaz ve tarayıcı bilgisi, konum bilgisi, uygulanan doğrulama yöntemleri ve varsa canlılık kontrolü skoru. Zaman çizelgesinde tarafların ad ve e-posta bilgileri de görünür. (Kimlik fotoğrafı ve yüz doğrulama görüntüleri sertifikaya basılmaz; yalnızca doğrulamanın yapılıp yapılmadığı ve skoru yer alır.)
• TC Kimlik Numarası ve IP adresi maskelenir: TC’nin yalnızca ilk üç ve son iki hanesi, IP’nin yalnızca ilk bölümü yazılır. Tam değerler sertifikaya basılmaz.
• Sertifika imzalı PDF’in içine de eklenir. İmzalı PDF, sözleşmenin sonuç bağlantısına sahip herkes tarafından açılabilir; bu bağlantı bir erişim anahtarı gibi davranır. Sonuç bağlantısını ve sertifikayı yalnızca gerçekten ihtiyacı olan taraflarla paylaşın, herkese açık ortamlarda yayımlamayın.
• Sertifikadaki kayıtlar teknik denetim verisidir. Bir uyuşmazlıktaki ispat değeri her zaman ilgili hukuki çerçeveye göre değerlendirilir.
• İmzalı PDF ve sertifika birbirini tamamlar: imzalı PDF belgenin kendisidir, sertifika ise sürecin denetim kaydıdır.

Daha fazlası: Sözleşme Yönetimi · İmza Doğrulama · Zaman Damgası ve Eser Tasdikleme